Gastbeitrag ebuero AG – Mehr Zeit für Ihre Arbeit und trotzdem immer erreichbar – so holen Sie das Maximum aus Ihrer Arbeitszeit raus



Die meisten Unternehmer müssen „ständig“ erreichbar sein – für Kunden, Geschäftspartner, Zulieferer und andere dringende Kontakte. Das ist gut fürs Geschäft, glauben Sie? Natürlich haben Sie Recht: Jeder angenommene Anruf von einem Kunden bedeutet die Chance auf einen neuen Auftrag. Ein Anruf von einem Geschäftspartner kann Möglichkeiten eröffnen. Und Zulieferer melden sich oft mit dringenden Anfragen zu Entscheidungen, die Geld kosten können.

Die Schattenseiten der Erreichbarkeit

Aber diese Anrufe kosten Sie auch etwas, vor allem während der Arbeitszeit. Zum Beispiel wenn ein Interessent anruft, nur um eine Information zu erfragen, die er auch auf der Webseite finden könnte. Oder wenn ein Zulieferer sich telefonisch meldet, um Ihnen ein Angebot zu unterbreiten. Jedes Mal müssen Sie nicht nur die Minuten von Ihrer Arbeitszeit abziehen, in denen Sie mit dem Anrufer sprechen. Sie müssen danach auch wieder Zeit investieren, sich in die Aufgabe neu einzufinden.

Dazu kommen Situationen, in denen Sie einen Anruf einfach nicht annehmen können. Mitten im Kundengespräch mit jemand anderem zu telefonieren, ist nicht nur unhöflich sondern auch unprofessionell und damit im schlimmsten Fall geschäftsschädigend. Ein Meeting für die Annahme von Anrufen zu pausieren, verursacht erhebliche Verspätungen. Und auch wichtige Telefongespräche können dank „Anklopfen“-Funktion ggf. von anderen Anrufern unterbrochen werden. All das kostet Zeit, verursacht organisatorisches Chaos und senkt Ihre Produktivität. Am Ende bezahlen Sie die ständige Erreichbarkeit also mit viel Geld.

Menschenverstand statt Anrufbeantworter

Die plumpe Lösung für dieses Problem ist ein Anrufbeantworter oder eine Mailbox. Kaum jemand bespricht diese Geräte gern und sie bieten vor allem keine schnelle Antwort auf einfache Fragen. Keine Anrufbeantworter kann bisher eine intelligente Unterscheidung zwischen dringenden Anrufen, später zu beantwortenden Anfragen und Zeitverschwendung so gut treffen, wie ein Mensch. Also gibt es eine offensichtliche Lösung: Jemand muss die Anrufe entgegennehmen, der sie mit gesundem Menschenverstand beantwortet.

Dafür gibt es in vielen Unternehmen Sekretärinnen und Sekretäre – dafür und für viele andere wichtige Aufgaben, die die organisatorischen Prozesse einer Firma im Hintergrund am Laufen halten. In vielen Unternehmen vergessen Chefs trotzdem immer wieder, diese wichtigen Mitarbeiter in Sekretariats- oder Assistenzpositionen auch beim Wachsen mitzunehmen. Mit mehr Kunden, Aufträgen und Arbeitsgebieten steigen auch die Anforderungen an die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Büro.

Geschulte Sekretärinnen als goldwerte Investition

Gesunder Menschenverstand und eine solide Ausbildung sollten sich mit Wissen über das konkrete Geschäft verbinden. Eine Sekretärin, die über das Unternehmen informiert ist, kann die einfacheren Anfragen direkt beantworten und andere Anfragen nach Priorität sortiert an den richten Ansprechpartner weiterleiten. So erreicht jeder Kunde immer einen Ansprechpartner und wichtige Entscheidungen bleiben nicht liegen.

Sie haben in Ihrem Unternehmen schon einige Angestellte, die mit genau diesen Aufgaben betreut sind? Dann sollten Sie überprüfen, ob an diesem zentralen Knotenpunkt die Aufgaben wirklich sinnvoll verteilt sind. Sind die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die Anrufe entgegennehmen, über alle wichtigen Punkte informiert? Reichen ihre Kapazitäten, um allen Aufgaben gerecht zu werden?
Wenn nicht, sollten Sie an zwei Stellschrauben drehen: Investieren Sie in Fortbildungen und Weiterbildungen für Ihre Angestellten. Und entlasten Sie sie wenn irgendwie möglich.

Externe Experten auch fürs Sekretariat

Diese Entlastung muss übrigens nicht teuer sein. Auch wenn Sie nur ein kleines Unternehmen leiten, gibt es eine günstige Lösung für Sie: Eine geschulte Sekretärin, die für Ihre eingehenden Anrufe zuständig ist. Finden können Sie so jemanden auf www.ebuero.de. Ebuero bietet Sekretärinnen, die für unterschiedliche Aufgaben ausgebildet sind und insbesondere kompetent und freundlich alle Anrufe entgegennehmen können.

Was passiert also in Zukunft, während Sie im Gespräch mit einem Kunden sind und ein Interessent anruft? Weder Ihre Mitarbeiter noch Sie müssen die Arbeit unterbrechen. Ein Experte für genau diesen Job nimmt den Anruf an, beantwortet erste Fragen und macht mit dem Anrufer ggf. einen Termin für ein Gespräch aus. Später antworten Sie, wenn Sie tatsächlich frei haben. Und wenn es mal einen Notfall gibt? Erkennen Sie das an einem Anruf, den Ihre persönliche Sekretärin nach den von Ihnen festgelegten Kriterien trotzdem zu Ihnen durchstellt.



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