Schluss mit Zeitdruck und Stress! So erlangen Sie mehr Zeitsouveränität!


Wer ein Unternehmen führt, kann sich die Zeit frei einteilen. Das glauben jedenfalls alle, die kein Unternehmen führen. Denn der Arbeitstag ist oft streng durchgetaktet, der Zeitdruck ist groß und viele Führungskräfte stehen kurz vor dem Burnout. Was sie brauchen, ist mehr Zeitsouveränität. Ich zeige Ihnen, wie Sie sie erlangen können.

Warum Zeitsouveränität Ihnen wirklich helfen kann

Unsere Arbeitstage sind von Zeitfresserchen durchsetzt. So viele Dinge kosten wertvolle Zeit, und die meisten davon bräuchten eigentlich nur einen Bruchteil dieser Zeit. Doch haben wir so manch blinden Fleck, darunter meistens auch die Zeitfresser. Oder wir sehen sie, wissen aber keine Lösung, um etwas effizienter abzuarbeiten.
Machen Sie deshalb zuerst Ihre Zeitfresser ausfindig.

Besprechungen sind immer zu lang – sie benötigen mehr Zeitsouveränität.

Mehr Zeitsouveränität in Besprechungen

Besprechungen sind fast immer zu lang, was sie bei allen Beteiligten zu einem sehr unbeliebten Teil der Arbeit macht. Um mehr Zeitsouveränität zu erlangen, sollten Sie Besprechungen ganz neu planen:

  • Laden Sie nur diejenigen zur Besprechung ein, die die Themen auf der Tagesordnung betreffen.
  • Stellen Sie frühzeitig eine Tagesordnung auf und halten Sie sich während der Besprechung auch daran.
  • Setzen Sie das Thema zuoberst auf die Tagesordnung, das alle betrifft. So können die, die der Rest nicht mehr betrifft, früher gehen.
  • Moderieren Sie die Besprechung. Die Moderation sollte dafür sorgen, dass Redebeiträge sich auf das Wesentliche konzentrieren und bestimmte Längen nicht überschreiten.
  • Führen Sie ein Sofortprotokoll. Ist es für alle Teilnehmenden sichtbar, können Fehler sofort korrigiert werden. Laden Sie sich gerne unsere Vorlage für ein Sofortprotokoll herunter.
  • Versenden Sie das fertige Protokoll sofort nach der Sitzung an alle Teilnehmenden.

Mehr Zeitsouveränität in der Kommunikation

Wie häufig reden wir aneinander vorbei. Meist, weil wir, während wir noch sprechen oder schreiben, bereits an etwas anderes denken oder weil wir unter Zeitdruck sind und nur ein kurzes Gespräch, eine kurze E-Mail schaffen. Dabei wäre die Zeit eigentlich da. Eliminieren Sie deshalb auch die Zeitfresserchen in Ihrer Kommunikation, hier am Beispiel Ihrer E-Mail-Korrespondenz:

  • Bearbeiten Sie Ihren Posteingang nicht mehr zwischendurch, sondern nur noch zu festen Zeiten, z. B. morgens und vor dem Feierabend.
  • Bearbeiten Sie alle Mails, die Sie innerhalb von 5 Minuten erledigen können, sofort.
  • E-Mails, für die Sie länger benötigen, schreiben Sie sich als Termin in Ihren Tagesplaner. Formulieren Sie dafür die anstehende Aufgabe ganz konkret.
  • Alle anderen E-Mails löschen Sie, leiten Sie weiter, archivieren Sie sofort.

Möchten Sie wissen, wie Sie noch mehr Zeitsouveränität bei Ihrer E-Mail-Korrespondenz erlangen, laden Sie sich gerne mein kostenloses E-Book „E-Mail-Stress ade” mit weiteren nützlichen Tipps herunter.

Zeitsouveränität bei der Bearbeitung von E-Mails: Mit 5 Schritten ist alles erledigt.

Mehr Zeitsouveränität in der Wochenplanung

Vielleicht erscheinen Ihnen Ihre anstehenden Aufgaben für die kommende Woche manchmal etwas diffus – es sind viele, und Sie haben nicht immer im Kopf, was davon wann dran ist. Es geht vielen Unternehmerinnen und Unternehmern so, denn ihre bisherigen Tages- und Wochenpläne sind nicht sehr eingängig und übersichtlich. So kommt es häufig zu Terminverschiebungen und Verzögerungen, Sie empfinden Ihr Arbeiten als immer frustrierender und der Druck auf Sie wächst.
Deshalb habe ich das Personal-Kanban entwickelt, das Ihnen zu wesentlich mehr Zeitsouveränität verhelfen wird. Denn ist ein visuelles, leicht verständliches und eingängiges System zum Aufbau und zum Verfolgen Ihres wöchentlichen Workflows.
Hier eine kurze Anleitung:
Material:

  • Whiteboard oder eine stabile Pappe, mindestens im Format A4 als Unterlage,
  • Haftnotizen in so vielen verschiedenen Farben wie Sie Aufgabenbereiche oder Projekte in der kommenden Woche haben,
  • Filzstift mit etwas breiterer Mine.

Vorgehen:

  • Teilen Sie die Unterlage in 3 Spalten ein:
    – Aufgaben (breite Spalte),
    – Heute (schmale Spalte),
    – Erledigt (breite Spalte).
  • Bestimmen Sie Ihre Arbeitsbereiche für die kommende Woche. Teilen Sie große Aufgaben in mehrere kleine auf.
  • Notieren Sie jede Teil-Aufgabe auf einer Haftnotiz.
  • Platzieren Sie alle Haftnotizen mit Aufgaben in der gleichnamigen Spalte.
  • Legen Sie jeden Morgen fest, welche Aufgaben Sie im Laufe des Tages erledigen werden. Hängen Sie die jeweiligen Zettel in die Spalte „Heute”.
  • Haben Sie eine Aufgabe erledigt, hängen Sie den betreffenden Zettel in die Spalte „Erledigt”. Dort bleiben die Zettel bis zum Ende der Woche hängen.
  • Aufgaben, die Sie heute nicht geschafft haben, kleben Sie abends wieder in die Spalte „Aufgaben”. Am nächsten Tag entscheiden Sie neu über die Aufgaben, die Sie an diesem Tag erledigen werden.

Mit dieser Methode haben Sie nicht nur eine sehr klare Übersicht über alle anstehenden Aufgaben. Sie gewinnen mit ihr auch mehr Zeitsouveränität, denn Sie wissen immer sehr genau, was noch vor Ihnen liegt.

Zeitsouveränität bei Ihrer Wochenplanung: Personal-Kanban zeigt den Fortschritt an

Dieser Personal-Kanban lässt sich übrigens auch gut privat nutzen. Laden Sie sich hier eine Anleitung für den Personal-Kanban herunter.

Zeitsouveränität nimmt Ihnen den Druck von den Schultern

Wenn Sie Ihr gesamtes Arbeitsfeld auf diese Weise in kleinen Schritten von Zeitfressern befreien, ist Zeitsouveränität tatsächlich ganz real für Sie erreichbar. Sie gewinnen mit solchen Maßnahmen deutlich Zeit. Wenn Sie noch mehr Zeit gewinnen wollen, dann empfehle ich Ihnen meinen kostenlosen E-Mail-Kurs „Endlich frei!“ und mein E-Book „5 Fakten über Ihren inneren Schweinehund“.

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