Endlich das Chaos beenden: So bringen Sie für immer Ordnung in Ihre Mail-Ablage!




Ähnlich wie die Papierablage ist die Mail-Ablage oft ein Bermuda-Dreieck: Alle E-Mails müssen da durch, und viele verschwinden spurlos. Das ist kein Wunder, denn zum einen hat sich die Anzahl der in Deutschland versendeten Mails in nur fünf Jahren von 32,3 Milliarden (2000) auf satte 537,1 Milliarden (2015) erhöht. Und heute werden es noch wesentlich mehr sein.
Zum anderen aber kommen täglich so viele von diesen Mails bei uns an, dass wir bald den Überblick verlieren. Schon nach wenigen Wochen haben wir ein großes Chaos in der Inbox.

So kriegen Sie Ihre Mail-Ablage für immer in den Griff

Viele betrachten ihre Mail-Ablage schon als den richtigen Ablageort für alles, was hereinkommt. Doch da tummelt sich alles was hereinkommt, ob dringend oder nicht, ob Werbung oder wichtiger Newsletter, und vieles geht unter und wird vergessen. Wie Sie das beenden und Ihre Inbox für immer in den Griff bekommen, zeige ich Ihnen jetzt.

So entspannt kann man lächeln, wenn die Mail-Ablage kein Bermuda-Dreieck (mehr) ist.

Legen Sie sich täglich ein, zwei Termine für Ihre E-Mails fest

Schauen Sie auch oft einfach mal zwischendurch in Ihre E-Mails? Das ist im Grunde schon der Anfang des Übels, denn wir schauen mal kurz hinein und gehen dann doch wieder zu etwas anderem über. So sammelt sich in Windeseile ein unüberschaubares Chaos von E-Mails an, mit dem Sie sich schnell überfordert fühlen. Legen Sie sich deshalb täglich ein, zwei Termine für die Bearbeitung Ihres E-Mail-Eingangs fest. Wenn Sie sich konzentriert Zeit für die Mails nehmen, wird Ihnen das Abarbeiten schon viel leichter fallen.

Wenn Sie im Urlaub die Mails prüfen wollen, profitieren Sie von einer klaren Ablage-Struktur.

Legen Sie sich verschiedene Mail-Ablage-Ordner an

Um ein wenig Übersicht in das Chaos zu bekommen, sollten Sie sich verschiedene Mail-Ablage-Ordner anlegen. Je nachdem, ob Sie projekt- oder kundenbasiert arbeiten, legen Sie außerdem Projekt- oder Kundenordner an. Legen Sie außerdem einen Wiedervorlage-Ordner an sowie, wenn Sie mögen, einen für dringend zu bearbeitende E-Mails.
Achten Sie aber darauf, die Ordner nicht zu sehr zu verschachteln oder eine unüberschaubare Anzahl von Ordnern anzulegen. Es soll ja übersichtlich bleiben. Machen Sie sich am besten eine Mindmap, um die perfekte Ablagestruktur für sich zu erarbeiten. Wie das geht, können Sie in meinem Artikel „Nie wieder suchen? Mit der Mindmap in nur 6 Schritten zur perfekten Datei-Ablagestruktur!“ nachlesen.
Verschieben Sie dann Ihre bereits vorhandenen E-Mails in die betreffenden Ordner. So haben Sie ganz schnell einen wesentlich besseren Überblick. Finden Sie eine E-Mail nicht, kann Ihnen immer noch die Suchfunktion helfen.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Posteingang immer leer ist

Wenn Sie nun den Posteingang einmal aufgeräumt haben, sorgen Sie ab sofort dafür, dass er immer leer ist. Das heißt: Schieben Sie an den ein, zwei täglichen Terminen die eingehenden E-Mails sofort in die betreffenden Ordner, die Sie dann nach und nach bearbeiten.

Löschen Sie E-Mails auf Probe

Legen Sie sich außerdem einen „voraussichtlichen Papierkorb“-Ordner an. In diesen verschieben Sie alle Mails, bei denen Sie noch nicht ganz sicher sind, ob Sie sie wirklich löschen wollen. Dazu gehören z. B. Bestellbestätigungen, die Sie mindestens bis zum Eintreffen der Ware behalten sollten.

Auch bei der Mail-Ablage müssen Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachten. Laden Sie sie hier herunter.

Beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Manche E-Mails sollten Sie aber nicht leichtfertig löschen, denn das Gesetz schreibt für einige ganz bestimmte Aufbewahrungsfristen vor. Markieren Sie diese E-Mails sofort. Legen Sie sich z. B. Farben oder Schlagworte für das jeweilige Jahr an, in dem Sie die Mail löschen dürfen, und dann markieren Sie die Mails entsprechend. Anhand dieser Markierung werden Sie später, wenn Sie Ihre Ordner auf löschbare E-Mails durchgehen, auf einen Blick sehen, welche Mails Sie auf keinen Fall vor Ablauf der Frist löschen dürfen.

Bleiben Sie dran – so ist Ihre Mail-Ablage ab sofort kein Problem mehr!

Die innere Unruhe, die Sie bislang vielleicht beim Gedanken an Ihren E-Mail-Eingang gespürt haben, wird mit diesem System vorbei sein. Denn wenn Sie nun dranbleiben, wenn Sie wirklich täglich feste Mail-Termine einrichten und die Mails nach diesem System verschieben und bearbeiten, dann werden Sie kein Chaos mehr haben. Das Bermuda-Dreieck wird sich in nullkommanichts in Wohlgefallen auflösen, und Sie werden nie wieder eine E-Mail-Antwort vergessen oder etwas Wichtiges aus Versehen löschen.



4 Kommentare
    • Hallo Lisa, vielen Dank! Das freut uns sehr! Wenn du Fragen hast, melde dich gerne direkt bei uns oder hinterlasse einfach einen Kommentar! Viele Grüße aus Giengen, Mareike aus dem Büro-Kaizen Team

  • Ein radikaler Minimalismusansatz hat für mich funktioniert:
    Obwohl kundenorientiert gearbeitet wird, hat sich dieses Schema für mich nicht durchgesetzt. Bei über 80 Kunden die unsere Dienstleistungen regelmäßig in Anspruch nehmen, wurde die Ordnerliste irgendwann viel zu lang und es wurde, wie beschrieben, unüberschaubar.

    Stattdessen gibt es jetzt Kategorien der Dienstleistungsart. Diese wird der Mail zugeordnet und die Mail dann in den von Outlook erstellten Archivordner verschoben. Alles andere erledigt die Suchfunktion. Vorteil: Die wichtigsten Kategorien lassen sich per Tastenkombination zuordnen.
    Es gibt also nur den Posteingang (der auch als Wiedervorlage bzw. “unerledigt” Ordner fungiert) und den Archivordner. Funktioniert Prima.

    Weiterer Tipp bei Outlook: In der Postfachbereinigung kann man auswählen wie alt die Mails sein sollen, die entfernt werden sollen. Dies erspart die Kategorisierung nach Jahren.

    • Hallo Herr Lehmann,
      super – das freut uns zu hören! Vielen Dank auch für Ihren weiteren tollen Tipp.

      Viele Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
      Timo Kienzle


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