Ob Sitzung oder Meeting: so holen Sie aus Ihrem gemeinsamen Treffen das Optimum heraus



Manchmal ist alles gesagt, nur noch nicht von jedem. Das ermüdet nicht nur, sondern kostet auch unnötig Zeit. Denn laut der Studie „Arbeitswelten im Wandel“ aus 2013 verbringen Männer mehr als 7 Stunden die Woche und Frauen mehr als 6 Stunden die Woche in Besprechungen – bei einer durchschnittlichen Arbeitszeit von 38 Stunden in eben dieser Woche. In mittleren und großen Unternehmen verbringen Mitarbeiter mehr als 22 % der Arbeitenden in Besprechungen. Da leuchtet sofort ein – hier liegt großes Effizienz-Potential.

Sitzung optimal vorbereiten
Umfrageergebnis zum Thema: Sitzung optimal vorbereiten und Termine einhalten.

Nutzen Sie deshalb die folgenden Strategien – wann immer Sie eine Sitzung abhalten:

1. Gut vorbereitet ist halb ge-meeted:

Vereinbaren Sie als Spielregel, dass wenigstens jede interne Sitzung eine Tagesordnung besitzt, auf der die zu besprechenden Punkte stehen. Jeder einzelne Punkt sollte dazu vorbereitet werden – und inhaltlich wie folgt strukturiert sein: Was ist das Problem? Welche möglichen Lösungen gibt es? Und was wird warum empfohlen? Eine sofort einsetzbare Variante dieser als Reagan-Formular in die Geschichte eingegangenen strukturierten Problemlösung laden Sie bequem hier herunter.

2. Protokolle nutzen:

Alle Ergebnisse, die Ihre Sitzung gezeitigt hat, sollten Sie auf jeden Fall schriftlich dokumentieren. Inklusive Zuständigkeiten. Denn ansonsten werden mehr als die Hälfte der besprochenen Vorhaben zum Beispiel aus mangelnder Klärung von Zuständigkeiten einfach liegengelassen. Und das wollen Sie nicht. Downloadbare Vorlagen für ein Sofort-Protokoll laden Sie sich hier komfortabel herunter.

3. Nutzen Sie Visualisierungen für die Sitzungszeit, z. B. eine Sanduhr:

das hilft, allen Teilnehmern zu verdeutlichen, dass Ihre Zusammenkunft Kosten verursacht. Und hält sie dazu an, diese sinnvoll zu nutzen. Natürlich gibt es dafür auch leicht auffindbare App-Software.

4. Standings statt Sitzungen:

Warum einfache Meetings nicht einmal an einem Stehtisch abhalten? Das führt dazu, dass bestimmte Formalitäten und Rituale der Begrüßung kürzer und weniger ermüdend ausfallen. Andererseits hält das gesunde Stehen das Bewusstsein dafür aufrecht, dass Sie alle hier gemeinsam eine Anstrengung unternehmen, die sich lohnt. Wenn nichts Sinnvolles mehr folgt, ist ein Standing auch schneller und müheloser beendet.

5. Doodle nutzen – gemeinsam Termine finden:

Nicht alle Teilnehmer sitzen täglich an ihrem E-Mail-Programm, haben jedoch Internet-Zugriff? Nutzen Sie das Doodle-Tool von Google. Mit Doodle erstellen Sie eine schnelle und einfach zu bedienende Umfrage zur Terminabsprache, in der alle eingeladenen Teilnehmer für sie die passenden Zeiten anklicken können. Und Sie schnell zu Ihrem Termin kommen.

Den Reset-Knopf gibt es auch für Meetings und Sitzungen – drücken Sie ihn! Klick um zu Tweeten

Was Ihnen diese Tipps nutzen

Meetings, Sitzungen, Zusammenkünfte – sie alle kosten Zeit und Geld. Kosten, die Sie als Investition betrachten sollten – und damit unter dem Gesichtspunkt von Effizienz. Diese Tipps helfen Ihnen, Zeit zu sparen, sinnvolle Punkte zu besprechen und zu Lösungen zu kommen sowie wirklich Arbeit zu erledigen – statt jedes zweite Mal nur so zu tun.

Welche Strategien funktionieren bei Ihnen am besten? Hinterlassen Sie einen Kommentar – oder schreiben Sie mir an: blog@büro-kaizen.de.





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