Sie haben (zuviel) Post? Vier erprobte Tipps gegen die E-Mail-Flut



Im Jahr 2013 führte ich mit der AKAD Hochschule in Leipzig die größte deutsche Online-Befragung zur Arbeitseffizienz im Büro durch. Hierbei gaben mehr als 40 Prozent der Teilnehmenden an, E-Mails als eine Belastung zu empfinden, da sie durch die ständige Erreichbarkeit von der eigentlichen Arbeit abgelenkt würden. Gehören Sie auch zu denen, die beim Öffnen ihres Postfaches einfach nur gestresst sind?

Unter E-Mail-Flut leiden
Leiden Sie auch unter E-Mail-Fluten? Ich werde Ihnen nun ein Paar Tipps geben, wie Sie ganz einfach damit zurecht kommen.

Das ist das Problem

Tatsächlich können E-Mails jede Menge Stress verursachen:

  • E-Mails unterbrechen den Arbeitsfluss und halten von wichtigeren Aufgaben ab.
  • Ein volles E-Mail-Postfach erzeugt enormen Druck.
  • E-Mails werden zu Zeitfressern, weil sie Informationen enthalten, die eigentlich andere erreichen sollten.

Wenn Ihre E-Mails nicht länger stressige Zeit- und Motivationsräuber sein sollen, achten Sie auf diese vier Tipps für ein gutes E-Mail-Management:

Tipp 1 gegen die E-Mail-Flut: Profitieren Sie von der 5-Minuten-Regel

Anstatt E-Mails erst zu sichten, sollten Sie diese direkt verarbeiten. Dabei gilt die Regel: wenn Sie E-Mails abrufen und die Beantwortung einer E-Mail weniger als 5 Minuten beansprucht, dann antworten Sie sofort. Ansonsten planen Sie die Erledigung der Aufgabe und tragen Sie den Termin in Ihr Zeitplanbuch bzw. Ihr elektronisches Planungssystem ein. Folgende Grafik wird Sie unterstützen:

Bearbeitung von E-Mail-Fluten
Bearbeiten Sie von Ihrer E-Mail-Flut nur das, was in max. 5 Minuten zu machen ist.

Tipp 2 gegen die E-Mail-Flut: Eindeutige Betreffzeilen – eindeutiges Thema

Verwenden Sie eine Betreffzeile, die dem Empfänger einen klaren Hinweis auf den Inhalt gibt (z. B. „Bitte um Entscheidung“; „Bitte Hotelbuchung vornehmen“; …). Sie werden dadurch schneller eine Antwort bekommen.

Tipp 3 gegen die E-Mail-Flut: Kurz und knackig

Vermeiden Sie es außerdem, zu viele verschiedene Themen in einer E-Mail zusammenzufassen. Lange E-Mails bleiben oft deswegen lange liegen, weil sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter scheuen, eine Antwort zu senden, wenn noch nicht alle Punkte bearbeitet wurden.

Tipp 4 gegen die E-Mail-Flut: Feste Zeiten!

Lesen und beantworten Sie Ihre E-Mails innerhalb fester Blöcke in Ihrem Tagesablauf, (also zum Beispiel immer von 11-12 Uhr.) Damit Sie zu den anderen Zeiten nicht unterbrochen werden, schalten Sie die Empfangssignale Ihres E-Mail-Programmes ab! Wie Sie Empfangssignale ausschalten, erfahren Sie hier.

Gehören auch Sie zu den über 40 Prozent, die E-Mails als eine Be- statt Entlastung empfinden? Klick um zu Tweeten

Extra-Tipp

Nicht in allen Situationen ist die E-Mail das richtige Medium. Bei kritischen Fragen und Meinungsverschiedenheiten sollten Sie lieber darauf verzichten. Ein persönliches Gespräch ist manchmal besser als ein Telefonat und ein Telefonat ist manchmal besser als eine E-Mail.

Und Sie?

Welche Tipps nutzen Sie in Ihrem Alltag, um nicht in der E-Mail-Flut zu ertrinken? Ich freue mich auf Ihre Ideen in den Kommentaren!





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