Machen Sie es sich leicht: Ihr Seminar papierloses Büro



„Papier ist geduldig“ – es lässt sich überall stapeln, abheften und archivieren. Doch es braucht auch jede Menge Platz; von den Material- und Druckkosten ganz zu schweigen. Und wer am Homeoffice-Tag feststellt, dass er den einen wichtigen Ordner nicht zur Hand hat, wünscht sich, es möge ein Arbeitsleben mit weniger Papier und Akten geben.

Dies sind nur einige Gründe, die mich schon vor längerer Zeit vom Konzept des papierlosen Büros überzeugt haben. Dabei bin ich jedoch realistisch: Ganz ohne Papier und Ordner wird es nicht gehen. Verträge und andere wichtige Dokumente werden wir nach wie vor „schwarz auf weiß nach Hause tragen“. Viele andere Dokumente können wir jedoch digital verwalten – und sogar gemeinschaftlich darauf zugreifen.

Meine Erfahrung ist, dass es um eine gute Verbindung geht: Das papierlose Büro erhält seinen Platz innerhalb der Papierablage. So lassen sich die Vorteile beider Systeme nutzen und wir arbeiten flexibler und um 20 Prozent effizienter.

Dabei sind uns Outlook und OneNote kraftvolle Helfer, deren Potenzial noch von vielen unterschätzt wird. Deshalb habe ich das Seminar papierloses Büro entwickelt. Heute zeige ich Ihnen, worauf es mir dabei ankommt.

INHALTSVERZEICHNIS

1. Outlook – Der Klassiker mit Potenzial

Outlook gehört zu den beliebtesten E-Mail-Clients weltweit. Doch viele Anwender nutzen nur einen Teil der gut durchdachten Funktionen, zum Beispiel:

  • das übersichtliche Adressbuch
  • die gut strukturiert Aufgabenverwaltung
  • die praxistaugliche Terminorganisation.

Weniger bekannt sind Funktionen wie zum Beispiel

  • die Umwandlung von E-Mails in Aufgaben
  • die Verwaltung von Aufgaben
  • die Schnittstellen zu Word, Excel, Power-Point, OneNote.

Hier beschreibe ich Ihnen einige Beispiele für selten genutzte Outlook-Funktionen:

1.1 QuickSteps: Lassen Sie erledigen

QuickSteps: lassen Sie erledigen
QuickSteps: lassen Sie erledigen

1.2 Leichtes Terminieren

Die Abstimmung von Terminen ist manchmal recht umständlich, selbst wenn jedes Teammitglied seinen Outlook-Kalender freigegeben hat. Um wieviel effizienter wäre die Terminabstimmung, einen gemeinsamen Kalender für das Team oder ein bestimmtes Projekt zu erstellen – dachten sich die Macher von Outlook und führten die Funktionen Teamkalender, Gruppenkalender und Projektkalender ein.

Mit dieser Funktion kann jedes Gruppenmitglied die geteilten Termindaten der anderen Teilnehmer einsehen und gemeinsame Termine erstellen. Alle Funktionen und ihre Anwendung habe ich in einem

Download-Tipp für Ihre Kalendereffizienz zusammengestellt. In diesem kostenlosen E-Book zeige ich Ihnen, wie Sie die Kalenderfunktionen von Outlook optimal nutzen können. Damit Sie direkt dort ansetzen können, wo es für Ihre Situation passt, empfehle ich Ihnen, zuerst den im E-Book enthaltenen Schnelltest zu machen.

Im Seminar papierloses Büro Outlook Business gehe ich auf diese und andere Anwendungsmöglichkeiten von Outlook ausführlich ein.
Im Seminar papierloses Büro Outlook Business gehe ich auf diese und andere Anwendungsmöglichkeiten von Outlook ausführlich ein.

2. OneNote: Zeitersparnis leicht gemacht

OneNote, das kostenlose elektronische Notizbuch von Microsoft, ist inzwischen kein „Geheimwerkzeug“ mehr – allerdings gehört es auch noch nicht unbedingt zum Standard in Büros. Kunden und Teilnehmer meiner Seminare zum papierlosen Büro sind immer wieder überrascht, wenn sie das Potenzial von OneNote entdecken. Hier eine kleine Auswahl von Funktionen:

  • Vorträge verfassen, editieren, speichern
  • Mitschriften und andere Notizen anfertigen, kategorisieren und speichern
  • Für Recherchen im Internet: Websites mit Zeitstempel abspeichern
  • PDF-Dateien speichern und in Textdateien umwandeln
  • Vorlagen für wiederkehrende Abläufe selbst erstellen oder vorhandene nutzen

Diese und viele andere Inhalte von OneNote stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung, egal ob Sie von Laptop, Tablet oder Smartphone aus darauf zugreifen wollen.

In diesem Video sehen Sie eine kleine Einführung in OneNote:

Übrigens können Sie OneNote auch mit Outlook kombinieren. Wie das geht, zeige ich Ihnen in meinen Seminaren für papierloses Büro.
Übrigens können Sie OneNote auch mit Outlook kombinieren. Wie das geht, zeige ich Ihnen in meinen Seminaren für papierloses Büro.

#Outlook und #OneNote haben viel Potenzial in sich, das sich aufzuspüren lohnt. Man kann das an nur einem Tag im #Seminar erlernen. Klick um zu Tweeten

3. Seminar papierloses Büro

Sie möchten strukturiert und praxisorientiert den Umgang mit Outlook und OneNote erlernen? Sie haben genau einen Tag dafür Zeit? Dann sind die Seminare meiner Geschäftspartner Felix Brodbeck und Marcel Miller passgerecht für Sie:

3.1 Outlook für Business

Strategien im Umgang mit Outlook kennenlernen und anwenden:

  • E-Mails bearbeiten, ablegen, wiederfinden.
  • Effizienz-Tipps kennenlernen: QuickSteps, Regeln, Textbausteine
  • Aufgabenliste als Wiedervorlagesystem nutzen
  • Zusatz: Mit den wichtigsten Zeitmanagementprinzipien eine effektive Wochen- und Tagesplanung erstellen.

Termine und weitere Informationen zum Seminar papierloses Büro Outlook Business finden Sie auf unserer Informationsseite.

3.2 OneNote für Business

OneNote im Büroalltag optimal einsetzen:

  • Die Grundlagen: Relevante Funktionen mit Anwendungsbeispielen.
  • Mobiles Arbeiten live: Mobilgeräte mit OneNote verbinden direkt im Seminar.
  • Teamarbeit live: Notizbücher teilen und die Zusammenarbeit mit Kollegen vereinfachen, direkt im Seminar.
  • Expertenstatus: Die wichtigsten Apps, Erweiterungen und Profitipps kennenlernen.

Termine und weitere Informationen zum Seminar papierloses Büro OneNote für Business finden Sie auf unserer Informationsseite.

4. Und Sie?

Haben Sie Fragen zum Seminar papierloses Büro? Dann schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!

5. Zum Weiterlesen

Sie möchten Ihr papierloses Büro aufräumen, wissen jedoch nicht, wo Sie anfangen sollen? Dann empfehle ich Ihnen diesen

Download für digitale Ordnung: Mit der Checkliste Digitale Welt ermitteln Sie in wenigen Minuten das Potenzial von E-Mails und digitaler Ablage.

Kostenloser Download: Checkliste Digitale Welt
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Was für das Papier Schreibtisch und Aktenschränke, ist für die Daten die digitale Festplatte. Und für beide gilt: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz. Wie Sie das für Ihre Festplatte einfach und nachhaltig umsetzen, beschreibe ich in meinem Artikel Und Ihr Computer atmet auf.

In meinem Artikel Alles digital oder was? zeige ich Ihnen, wie die Verbindung von papierlosem Büro und Papierablage passgenau gelingt.





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