Selbstregulation: Das Ende des Chaos’ beginnt in Ihnen selbst!



Die meisten von uns arbeiten alles andere als effizient und wollen diesem Umstand mit möglichst großem Geschütz entgegentreten. Dabei müssen Sie meist gar nicht so viel ändern, um eine deutliche Effizienzsteigerung zu erhalten. Kleine Schritte und vor allem eine optimierte Selbstregulation sind das ganze Geheimnis. Am Ende ist meist keine riesige Umstellung nötig, wenn Sie die zentralen Steps im Kleinen machen. Das haben Sie bereits erfolglos versucht? Ich würde mit jedem von Ihnen wetten, dass in Sachen Selbstregulation noch mächtig Luft nach oben ist. Vielleicht kennen Sie nur noch nicht die richtigen Kniffe – nach diesem Text sieht das gewiss ganz anders aus. Worauf waren Sie also? Legen wir los!

Die kleinen Dinge machen den Unterschied. Gute Selbstregulation steht immer am Anfang dieses Prozesses. Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem

Was eigentlich das größte Problem ist, habe ich mich selbst vor vielen Jahren gefragt und gemeinsam mit der AKAD Hochschule Leipzig herausgefunden. Eine riesengroße Baustelle, die vielen Büroarbeitern so gar nicht bewusst ist, ist die fehlerhafte Priorisierung. Fast 10 % unserer Arbeitszeit werden verschwendet, weil wir die Prioritäten nicht richtig legen, das ergab unsere offizielle Studie zur Arbeitseffizienz. Machen Sie sich das einmal bewusst: 10 Prozent! Das sind bei einer ganz normalen 40-Stunden-Woche satte vier Stunden verschwendete Zeit. Mehr als Grund genug, hier einmal genauer hinzusehen.

Selbstregulation macht Schluss Zeitverschwendung
Selbstregulation macht Schluss mit der Zeitverschwendung.

So funktioniert es

Veränderungen müssen nicht immer riesengroß sein. Das Beispiel der fehlerhaften Priorisierung macht dies wunderbar deutlich. Denn Prioritäten werden meist von jedem Mitarbeiter separat festgelegt, da jeder anders arbeitet, ist dies auch in Ordnung. Kleine Tipps, quasi die kleinsten gemeinsamen Nenner für die individuellen Arbeitsvorlieben zu finden, ist dennoch möglich und eine gute Hilfe für eine verbesserte Selbstregulation. Denn nur diese funktioniert wirklich langfristig. Sperrige Unternehmensvorgaben, mit denen die Mitarbeiter einfach nicht klarkommen, werden ergebnislos im Sand verlaufen. Kleine Anstöße in Richtung Selbstregulation, die alle mittragen können, sind da wesentlich erfolgversprechender, weil für jeden nachvollziehbar und in die tägliche Praxis übertragbar. Einige solcher vermeintlichen Kleinigkeiten mit großer Wirkung habe ich für Sie im Folgenden zusammengestellt.

Video Thumbnail

Tipp 1: Selbstregulation durch To-do-Listen

Es braucht keine feste Vorlage, sondern zunächst einmal ein Grundverständnis für die Sinnhaftigkeit dieses Instruments. To-do-Listen sind ein hervorragendes Mittel zur besseren Selbstregulation, denn sie lassen sich wunderbar individualisieren. So kann jeder seinen persönlichen Arbeitsstil beibehalten, in der Gesamtheit handeln aber trotzdem alle Mitarbeiter für die Kollegen nachvollziehbar. To-do-Listen helfen dabei, den Arbeitstag zu strukturieren und die Prioritäten richtig zu legen. Vor allem dann, wenn sie nicht nur als einzelne Aufgabenliste, sondern in Kombination mit einem Tages- und Wochenplan angelegt werden. Dabei spielt es gar keine Rolle, ob ein solcher Plan elektronisch oder konventionell auf Papier angelegt wird. Wichtig ist nur, dass er existiert – dann leistet jeder Einzelne einen großen Beitrag zur besseren Selbstregulation. Einige Tipps zum perfekten Wochenplan können Sie auch hier nachlesen.

Tipp 2: Selbstregulation durch Visualisierung

Und dann gibt es da noch die Tipps, die in der Regel jedem Mitarbeiter helfen. Visualisierung ist hier ein Stichwort, das Sie sich unbedingt vor Ort einmal anschauen sollten. Wie sieht Ihre Ordnung im Archiv aus; ist alles auf einen Blick ersichtlich? Gibt es eine klare Ablage im Büro? Und sind technische Geräte für jeden Mitarbeiter sofort klar und verständlich beschriftet? Visualisierung hilft uns enorm im Alltag, weil wir sie immens schnell erfassen. Ein einfaches Beispiel aus der Praxis: Einer meiner Kunden hat in seinen Großraumbüros eine lange Reihe von Lichtschaltern an jeder Bürotür. Jeden Tag ärgerten sich nun die Kollegen im Büro, wenn über Ihrem Tisch wieder einmal das Licht ausging, weil der Herr oder die Dame am Schalter schlichtweg nicht wusste, welcher Schalter der richtige ist. Das kann natürlich passieren, passiert im Alltag aber letztlich viel zu oft und bringt uns immer wieder aus der Konzentration. Tun Sie sich und allen Mitarbeitern einen Gefallen und beschriften Sie alle Lichtschalter einmal von oben nach unten durch – so ist die entsprechende Lampe gleich gefunden und nervige Ablenkungen durch fehlerhaftes Geknipse gehört der Vergangenheit an. Weitere Tipps zur Visualisierung als Instrument der besseren Selbstregulation finden Sie in diesem Beitrag.

Selbstregulation durch Visualisierungen
Selbstregulation braucht Visualisierungen.

Darauf kommt es an

Selbstregulation funktioniert nur da, wo ihre Notwendigkeit klar wird. Am Anfang sollten alle Beteiligten sich selbst und die Struktur der kompletten Abteilung hinterfragen und einen gemeinsamen Nenner finden, dem alle folgen können. Ein guter Leitsatz für die Selbstregulation ist die Grundregel meines Büro-Kaizen®: “Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz!” Wenn jeder einzelne im Team diesen Leitgedanken verinnerlicht, ist bereits viel geschafft. Dann versauert der Tacker, den der Kollege gerade sucht, nicht auf dem eigenen Schreibtisch, sondern kommt zurück an seinen Platz. Und dann sucht die neue Kollegin nicht ewig nach der Zuständigkeitsliste, weil einfach klar ist, wo diese liegt.

Selbstregulation Leitgedanke alles hat Platz
Selbstregulation folgt dem Leitgedanken: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz!

Was der Tipp bewirkt

Der Effekt dieser auf den ersten Blick kleinen Veränderungen ist enorm. Zum einen entsteht eine sofort sichtbare Ordnung, vor allem aber, trägt jeder Beteiligte zur Entstehung dieser Ordnung bei, weil jeder seine eigene Selbstregulation angepasst und optimiert hat. Von mehr Ordnung und Struktur profitieren dann alle im Büro – und von dem daraus resultierenden Teamgefühl natürlich auch.

Selbstregulation verbessert miteinander
Gute Selbstregulation verbessert auch das Miteinander im Team.

Und Sie?

Sind Sie bereit für die Veränderung? Dann gehe Sie doch Teammitglied für Teammitglied meine Checkliste zum Status quo Ihrer Abteilung durch und finden Sie Ihr individuelles Verbesserungspotenzial heraus. Und falls Sie dabei Unterstützung benötigen, schreiben Sie mir gerne eine Mail an blog@büro-kaizen.de. Ich berate Sie gerne!



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Teamarbeit? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zur effektiven Teamarbeit aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.


Schlagwörter: