Smarter arbeiten: Selbstorganisation und Zeitmanagement – Ihre Verbündeten



Ein Mann beobachtet einen Holzfäller, wie er Holz hackt. Der Haufen, den der Holzfäller hat, ist beeindruckend groß. Und die Axt, mit der er zuhaut, ziemlich stumpf. Also dauert es – bis Klotz für Klotz gespalten ist.
„Warum schärfen Sie nicht Ihre Axt?” fragt der Mann.
„Das sehen Sie doch”, murrt der Holzfäller. „Zu viel Arbeit. Dafür hab‘ ich keine Zeit.”

Selbstorganisation und Zeitmanagement – so geht es besser

Sie schmunzeln? Weil es natürlich mit einer scharfen Axt anschließend viel schneller ginge? Richtig. Und die Moral von der Geschicht? Manchmal muss man eben ein bisschen Zeit investieren, um erfolgreicher zu arbeiten – und Zeit zu sparen. Gehören Sie auch zu denjenigen Menschen, die keine Zeit haben, gute Tipps und Ratschläge über so abstrakte Themen wie Selbstorganisation und Zeitmanagement zu lesen? Dann lesen Sie jetzt weiter…

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Selbstorganisation und Zeitmanagement kann jeder
Selbstorganisation und Zeitmanagement kann sich jeder selbst aneignen.

Tipp Nr. 1: Prioritäten setzen – noch am Vorabend

Bevor Sie abends zu Bett gehen, denken Sie über den nächsten Tag nach – und fragen Sie sich: Wenn ich nur eine einzige Sache am folgenden Tag erledigen könnte, welche wäre das? Über Nacht arbeitet Ihr Unterbewusstes daraufhin schon einmal vor. Und Sie gewinnen klare Vorstellungen für den folgenden Tag. Darüber hinaus haben Sie das Feld bereits klug abgesteckt: die Aufgabe mit der höchsten Priorität steht ganz oben auf Ihrer Agenda.

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Zusatz-Tipp: Beginnen Sie am folgenden Morgen mit dieser Priorität-Nr. 1-Aufgabe unverzüglich – und lassen Sie sich durch Störungen nicht von ihrer Erledigung abhalten. Störungen wird es immer geben. Entscheiden Sie nach einer Störung auf jeden Fall immer: Kann ich die aus der Störung entstandene neue Aufgabe in unter 5 Minuten direkt erledigen? Wenn nicht: delegieren Sie sie – oder erfassen Sie sie direkt mit Termin in Ihrem MS Outlook oder Ihrem Zeitplansystem.

Selbstorganisation und Zeitmanagement mit der 25.000 Dollar-Methode

Diese Methode ist auch als die 25.000-Dollar-Methode von Charles Schwab bekannt – dem Präsidenten von Bethlehem Steel. Die Produkte seiner Firma waren maßgeblich beteiligt am Beginn des Wolkenkratzer-Zeitalters. Und er bezeichnet diese Art der Aufgaben-Priorisierung, die ihm sein Coach Ivy Lee beigebracht hat, als die gewinnbringendste Lektion seiner Karriere. Und beglich sie mit einem Scheck über eben jene 25.000 Dollar. Wenn Sie mehr wissen möchten über die 25.000-Dollar-Methode und wie man sie in ihren Feinheiten anwendet, lesen Sie meinen Blog-Eintrag Prioritäten setzen: die 25.000-Dollar-Methode.

Tipp Nr. 2 Zeitplanbuch benutzen – oder digitales Planungssystem

Nutzen Sie ein Zeitplanbuch oder ein digitales Pendant – so behalten Sie stets den Überblick. So können Sie Ihre Aufgaben z. B. mit MS Outlook super planen, nachhalten oder delegieren. Wenn Sie mit MS OneNote arbeiten, können Sie Ihre gemeinsamen Notizen sogar in Ihre Aufgaben direkt übernehmen. Wie, erfahren Sie unter: Kleine OneNote-Serie – OneNote im Team.
Wie Sie Aufgaben mit MS Outlook delegieren, lesen Sie unter: Kleine Outlook-Serie – Aufgaben delegieren mit Outlook.

Tipp Nr. 3 Tage außer Haus im Kalender deutlich markieren

Sie sind im Außendienst tätig? Sie verbringen komplette Tage außer Haus – wegen einer Konferenz oder einer Dienstreise? Sie haben Ihre Urlaubszeiten bereits fest geplant? Kennzeichnen Sie diese Zeiten in Ihrem Kalender deutlich. Zeichnen Sie z. B. – in einem Papier-Kalender – einen Kasten um Tage außer Haus und verwenden Sie ein Kreuz für Kundenbesuche usw. Wenn Sie neue Terminvereinbarungen treffen, sind Sie viel schneller. Und haben die noch verfügbaren Termine direkt im Blick.

Tipp Nr. 4 Tages- oder Wochenplan benutzen

Arbeiten Sie für Selbstorganisation und Zeitmanagement mit einer Tages- oder Wochenplanung. So stellen Sie sicher, dass Sie nicht bloß Termine ihn Ihrem Kalender anzuhäufen. Sondern Sie vergeben auch zusätzliche Prioritäten und Zeitbudgets für die unterschiedlichen Aufgaben. Schätzen Sie immer, wie lange etwas dauert. Und multiplizieren Sie Ihre Schätzzeit mit dem Faktor 1,5 – denn meistens dauert alles länger als geplant.

Extra-Tipp 1: Vergessen Sie nicht, bei Ihrer Zeitplanung stets die Arbeit an Ihren ganz persönlichen Zielen einzuplanen. Denn diese bringen Sie langfristig nach vorne – und dienen Stück für Stück Ihrer Karriere.

Selbstorganisation und Zeitmanagement mit Wochenplanung
Selbstorganisation und Zeitmanagement ist ganz leicht mit einer guten Tages- oder Wochenplanung.

Extra-Tipp 2 Wie Sie Ihre Arbeitswoche mit einem Personal-Kanban-System noch produktiver machen, zeige ich Ihnen unter: Zeigt her Eure Aufgaben – Personal-Kanban: Mehr Gas geben bei eigenen Projekten.

Tipp Nr. 5 Konzentration nur auf 1 Aufgabe

Beginnen Sie eine neue Sache erst, wenn Sie die alte Aufgabe erledigt haben. Und räumen sie anschließend alle benötigen Unterlagen wieder zurück an ihren Platz. Schieben Sie auf keinen Fall die Materialien Ihrer gegenwärtigen Aufgabe einfach zur Seite – das führt nur dazu, dass anfällt, was Sie auf jeden Fall vermeiden sollten: ein Stapel Unordnung auf Ihrem Schreibtisch entsteht. So funktioniert Selbstorganisation und Zeitmanagement.

Tipp Nr. 6 Lesen – immer mit einem Stift in der Hand

Lesen Sie nie einfach nur – nehmen Sie immer einen Stift zu Hand und unterstreichen und markieren Sie Wichtiges & Bemerkenswertes. Machen Sie Notizen an den Rand. So haben Sie im Falle eines späteren Nachlesens gleich Zeit gespart – denn das Wichtigste „leuchtet” Ihnen schon entgegen.

Last but not least habe ich noch einmal ganz heiße Tipps zum Thema „Büroalltag meistern” für Sie zusammengefasst. Die finden Sie hier zum kostenlosen Download.

Was halten Sie für „smart” in Sachen Selbstorganisation und Zeitmanagement? Wie konnten Sie bereits – vielleicht auf ungewöhnliche Weise – Zeit im Büro sparen? Ich freue mich auf Ihre Erfahrungen per Kommentar!



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