10 Selbstmanagement Methoden für das mentale, analoge und digitale Arbeiten

28. Februar 2020

Es gibt keinen härteren Gegner als das eigene Ich. Wenn die Arbeit schleppend vorangeht und die Produktivität stockt, bringt der „innere Schweinehund“ gerne Einwände wie Müdigkeit, Überarbeitung und Stress vor. In Wahrheit heißen die Gründe Bequemlichkeit, Trödelei, Desorganisation. Die Folge: Papiere und Unterlagen stapeln sich auf Ihrem Schreibtisch, Emails bleiben über Tage unbeantwortet, Ihre Terminplanung bekommt einen chaotischen Anstrich.
Die richtigen Selbstmanagement-Methoden jedoch helfen, das träge Ich zu bändigen. Nur, wie funktioniert das?

Aus meiner Sicht braucht es einige einfache, aber effektive Maßnahmen für die drei großen Felder, die unsere Arbeitswelt ausmachen:

  • Das erste ist Ihr Denken
  • Das zweite ist das analoge Umfeld, also Ihr Büro
  • Das dritte ist der digitale Raum: Computer, Smartphone & Co.

Selbstmanagement Methoden: Finden Sie Ihr eigenes Tempo, um gut voranzukommen

Ein erfolgreiches Selbstmanagement besteht darin, dass Sie für sich selber klare Regeln aufstellen und diese diszipliniert verfolgen– am besten abgestimmt auf alle drei Felder. Das kann ganz entspannt geschehen und in Ihrem eigenen Tempo. Im Folgenden zeige ich Ihnen ein paar hilfreiche Techniken auf, wie das Management des eigenen Ichs funktioniert.

Zunächst für Ihr Denken:

Tipp 1: EINE Priorität setzen. Fragen Sie sich schon am Vorabend eines neuen Arbeitstages: Wenn ich nur eine Sache erledigen könnte, was wäre das? Legen Sie sich mit dieser Überlegung schlafen und lassen Sie Ihr Unterbewusstsein über Nacht arbeiten. Am nächsten Morgen gehen Sie mit klarem Kopf an die Arbeit und widmen sich nur dieser EINEN Aufgabe. Erfolg entsteht durch Konzentration, setzen Sie sich also eine A-Priorität pro Tag.

Tipp 2: Streben Sie nicht nach Perfektion. Und machen Sie kleine (Denk-) Schritte. Jede Lösung ist besser als keine Lösung. Gemäß dem Pareto-Prinzip – auch 80/20 Regel genannt – nutzen fünf Ideen zu 80 Prozent umgesetzt mehr, als eine zu 100 Prozent umgesetzte Idee.

Tipp 3: Arbeiten Sie mit Zielen und Kennzahlen. Was im Großen für das Unternehmen gilt, zählt im Besonderen auch für Sie selbst: Setzen Sie sich Ziele. Denn Ziele stellen sicher, dass die Kräfte auf den wirksamsten Punkt ausgerichtet werden. Schaffen Sie sich in Ihrem Kopf Freiräume, wo Sie sich über Ihre Ziele Klarheit verschaffen. Und machen Sie diese messbar in Gestalt von Kennzahlen. Unsere Mitarbeiter tun dies beispielsweise in Form von persönlichen Ziel-Charts.

Tipp 4: Zeitaufwand schätzen. Mein Anliegen ist, dass Menschen mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben. Mit dem richtige Zeitmanagement können sie ihr Arbeitspensum gelassen meistern. Dabei gilt: Selbst eine ungenaue Schätzung ist besser als gar keine. Grundsätzlich wird der Aufwand für Arbeits-Aufgaben und -prozesse unterschätzt, daher sollten Sie von vorneherein den veranschlagten Zeitaufwand mit 1,5 multiplizieren.
Eine Möglichkeit, Ihren Zeitaufwand zu optimieren, ist eine To-Do-Liste aufzustellen. Dieser Blog-Beitrag sagt Ihnen, wie das am besten geht.

Selbstmanagement Methoden: Äußere Ordnung spiegelt Ihre mentale Verfassung

Eine ebensolche klare Struktur, wie sie in Ihrem Kopf ist, sollte auch an Ihrem Büroplatz erkennbar sein. Denn die äußere Ordnung ist wie ein Spiegel Ihrer inneren Verfassung. Mit dem Kaizen-Ansatz in ihrem analogen Umfeld erreichen Sie in Kürze beste Ergebnisse für mehr Produktivität:

Weniger Suchen, mehr Denken: Richtig angewandte Selbstmanagement Methoden führen zu einem aufgeräumten Büroplatz (rechts)

Um Ihren Schreibtisch in Topform zu bringen, beachten Sie folgende Tipps:

Tipp 5: Schaffen Sie Ordnung und Sauberkeit. „Keep it simple!“ können Sie auch für den Tisch anwenden, an dem Sie sitzen. Bevor Sie abends das Büro verlassen, ist es wichtig, dass Sie Ordnung schaffen, damit Sie am nächsten Tag wieder bei Null beginnen können. Dazu gehört, dass am Abend keine Papierstapel mehr auf Ihrem Schreibtisch liegen, die Ablageschale für den internen und externen Posteingang sollte beim Heimgehen leer sein.

Tipp 6: Geben Sie den Dingen eine Heimat. Was schnell zur Hand sein soll, hat seinen festen Platz. So verkürzen sich Ablage-, Aufräum- und Suchzeiten oder fallen gänzlich weg. All jene Dokumente, die sie abschließend bearbeitet haben, wandern ins Archiv. Einfach gesagt: Aus den Augen, aus dem Sinn.

Tipp 7: Prozesse optimieren. Kleine Veränderungen haben oft eine große Wirkung. Um etwa zu lange Telefonate zu vermeiden, platzieren Sie einfach eine Sand- oder Stoppuhr neben Ihrem Telefon. Eine effektive Methode, um den eigenen Redefluss und den des Gesprächspartners zu kontrollieren.
Machen Sie es sich zudem zur Gewohnheit, an einer leicht schräg angebrachten Schreibplatte zu arbeiten. Auf dieser kann nichts abgelegt werden.

Gerade im digitalen Bereich bewirken die Selbstmanagement Methoden eine immense Effizienzsteigerung

Für den digitalen Bereich gelten ähnliche Regeln wie für Ihren Schreibtisch:

Tipp 8: eine klare Struktur spart immens Zeit und bewirkt ein effektiveres Arbeiten. Beispiel: Geben Sie, genauso wie Ihren Dokumenten in Papierform, auch Ihren Emails eine Heimat, indem Sie eine Ordnerstruktur schaffen.

Tipp 9: Was das Speichern von Daten betrifft, findet das Kaizen-Prinzip Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz Anwendung. Für offene Vorgänge ist OneNote das geeignete Instrument, während Outlook für E-Mails, Termine und Aufgaben am besten genutzt werden kann.

Tipp 10: Dank der Funktion QuickSteps können in Outlook mehrere Arbeitsschritte zu einem einzigen zusammengefasst werden – was wiederum Ihrem Arbeitspensum zugute kommt. Dieser Link zeigt Ihnen wie.

Selbstmanagement Methoden – wie viel Spaß darf sein?

Wir können nur wirklich gut sein, wenn wir etwas gerne tun. Dafür haben wir in Büro-Kaizen Spielregeln aufgestellt, an die sich alle halten. Denn Spielregeln sorgen für Freiräume, um entspannt zu arbeiten und sich aufs Wesentliche zu konzentrieren. Für das Management des eigenen Ichs können Sie selber Spielregeln entwickeln. Schreiben Sie diese auf und hängen Sie das Blatt an eine Stelle zu Hause oder im Büro, wo sie am Tag wiederholt hinschauen. Halten Sie sich diszipliniert an Ihre eigene Regeln, aber setzen Sie sich nicht selber damit unter Druck. Ein bisschen Spaß darf sein, um schlechte Gewohnheiten auszumerzen.



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