In meinem Artikel „Selbstbestimmt arbeiten – Traum oder Alptraum für Angestellte und Unternehmen?“ habe ich Ihnen bereits einige Tipps gegeben, wie es funktionieren kann, Ihre Angestellten selbstbestimmt arbeiten zu lassen. Jetzt möchte ich Ihnen zeigen, wie das selbstbestimmte Arbeiten tatsächlich effizient sein kann.
Was Büro-Kaizen® und Effizienz mit selbstbestimmtem Arbeiten zu tun haben
In vielen Unternehmen herrscht noch die alte Hierarchie: Anweisungen von oben müssen unten ausgeführt werden. Autoritäten haben nicht angezweifelt zu werden, was dazu führt, dass Verbesserungsvorschläge schnell als Kritik an den Vorgesetzten gewertet werden. Angestellte sollen dort aber zum Arbeiten da sein, nicht zum Mitdenken.
Diese Unternehmen haben allerdings noch nicht mitbekommen, dass dieses Modell nicht nur veraltet ist, sondern auch kontraproduktiv, da es sehr ineffizient ist. Angestellte von heute verfügen über eine so gute Bildung, über so viel Wissen, dass sie sich mit einem solchen Modell nicht mehr zufrieden geben. Und Sie sollten jede Möglichkeit suchen, diese Bildung, dieses Wissen auch zu nutzen.
Büro-Kaizen® ist ein lebendiger Prozess unter Einbindung aller Angestellten
Im Büro-Kaizen® sind nicht starre Regeln gefragt. Es ist ein lebendiger, andauernder Prozess, in den alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einbezogen werden. Von der Ablage über das Besprechungsmanagement bis zum Vorschlagswesen geht es immer darum, Abläufe gemeinsam effizienter zu gestalten und stressfrei zu arbeiten. Selbstbestimmung kann das fördern und die Angestellten enorm motivieren. Hier ein paar Beispiele.
Selbstbestimmt vom ersten Tag an
Fremdbestimmt arbeiten zu müssen ist ein echter Motivationskiller. Nicht nur das: Dem Unternehmen geht dadurch auch viel Potential verloren. Denn wer fremdbestimmt arbeiten muss, bietet nicht freiwillig einen Verbesserungsvorschlag an, sondern wartet, bis sie oder er dazu aufgefordert wird. Bis dahin können so viele Fehler geschehen, dass die dem Unternehmen und seiner Reputation bereits ernsthaften Schaden zufügen.
Involvieren Sie Ihre Angestellten deshalb vom ersten Tag an. Geben Sie ihnen Raum zum selbstbestimmten Arbeiten. Zeigen Sie ihnen schon bei der Einarbeitung, dass Mitdenken erwünscht und Vorschläge willkommen sind.
Selbstbestimmte Ordnung hält länger
Wer sich z. B. über eine chaotische Teeküche ärgert, sich im Materialraum nicht zurechtfindet und das Besprechungszimmer vor der Nutzung aufräumen muss, fühlt sich frustriert und verliert wertvolle Zeit. Deshalb sind neue Spielregeln für die gemeinsam genutzten Räume wichtig. Diese sollten gemeinsam und selbstbestimmt erarbeitet werden, damit sie länger halten. Klare Zuständigkeiten stützen nicht nur den Ablauf der Arbeitsorganisation, sondern stärken auch die Eigenverantwortlichkeit der einzelnen Mitarbeiter.
Selbstbestimmung macht Besprechungen effizienter
Besprechungen sind meist fremdbestimmt. Vorgesetzte erstellen die Tagesordnung und führen die Besprechung an. Hätten die Angestellten aber ein Mitbestimmungsrecht, würden Besprechungen kurz und knackig sein, Klaus würde keine Chance auf lange Monologe bekommen, es würden nur die teilnehmen, die die Themen betreffen, und es gäbe ein sinnvolles Protokoll. Denn wer selbstbestimmt arbeitet, möchte keine Zeit mit Unnötigem verschwenden, das auch noch viel Energie saugt.
Erarbeiten Sie deshalb gemeinsam neue Besprechungsregeln, die dann viel leichter einzuhalten sind, da der angenehme Effekt alle überzeugen wird, auch Klaus.
Selbstbestimmt arbeiten kann ein Gewinn für das Unternehmen sein
Selbstbestimmt arbeiten bedeutet nicht, dass Schlendrian einsetzt, dass alle nur noch arbeiten, wenn sie Lust haben oder Ihre Kundschaft vergeblich anruft, weil die Angestellten gerade ganz selbstbestimmt im Freibad sind. Selbstbestimmtes Arbeiten ist die Anerkennung, dass jede Mitarbeiterin, jeder Mitarbeiter, interne wie externe, etwas Wertvolles zum Unternehmen beitragen können. Motivieren Sie Ihre Angestellten, sich einzubringen und mitzudenken und geben Sie ihnen den Raum, den sie dafür benötigen, indem Sie ihnen ein selbstbestimmtes Arbeiten ermöglichen. Sie werden sehen, dass die Effizienz im Unternehmen davon profitieren wird.
