Zuerst kommt die Selbstanalyse, dann der Erfolg




Am Anfang war das Chaos – das ist bei meinen Beratungen normal, schließlich bräuchte es die Beratung sonst gar nicht. Aber dem Chaos können Sie mit einfachen Mitteln ein Ende bereiten. Warum gerade die Selbstanalyse zu Beginn so wichtig ist und wie Sie selbst in Ihrem Unternehmen durch nur einen einzigen Test Schluss mit dem Chaos machen, lesen Sie hier.

Was ist das Problem

Wenn ich in die Büros meiner Kunden komme, treten diese fast immer mit demselben Anliegen an mich heran: „Wo sollen wir bloß anfangen, Herr Kurz?” Tatsächlich ist der Beginn die größte Schwierigkeit und bedarf eines geordneten Systems. Denn wenn alle Schreibtische anders organisiert sind, Kollege Mayer eine andere Ordnung der Aktenordner bevorzugt als Kollegin Schulz und mittendrin noch ein Verständigungschaos wegen einer Krankheitswelle im Kollegenkreis hereinschwappt, ist nichts schwerer, als den Überblick zu behalten.

So funktioniert es

Herrscht das Chaos, wirke ich diesem immer zunächst mit einer einfachen Methode entgegen: der Selbstanalyse. Hier geht es darum, den aktuellen Zustand zu ergreifen und sich selbst und seine Arbeitsumgebung zu hinterfragen. Denn nur, wenn die ganze Tragweite des Problems erfasst wird, kann eine Veränderung stattfinden und schon bald mehr Ordnung, mehr Klarheit und mehr Freude an der Arbeit aufkommen. Zur ersten Selbstanalyse gibt es einige hilfreiche Tricks, die ich Ihnen gerne zeigen möchte.

Durch die Selbstanalyse und Dokumentation des Ist-Zustandes werden Sie erfolgreicher und effizienter! Klick um zu Tweeten

Tipp 1: Das Kofferspiel öffnet die Augen

Fast schon eine Berühmtheit ist dieses Instrument geworden, denn das Kofferspiel benutze ich als Instrument der Selbstanalyse gerne zu Beginn meiner Beratungen. Das Prinzip ist dabei ganz einfach und jeder kann mitmachen, bei Interesse können Sie die Details in der Checkliste Kofferspiel nachlesen. Um es anschaulich zu gestalten, bitte ich bei diesem Spiel zwei Freiwillige um ihre Mithilfe. Der eine erhält einen Koffer, der komplett ungeordnet ist, der überflüssigen Ballast beinhaltet und kein klares System erkennen lässt. Der zweite Koffer hingegen ist nach einem festen System sortiert und wesentlich übersichtlicher. Dass der Proband mit dem zweiten Exemplar die von mir im Anschluss gestellte Aufgabe wesentlich schneller lösen kann, versteht sich nun von selbst. Genauso ist es im übertragenen Sinne auch mit dem Büro. Nur wenn dieses nachvollziehbar organisiert und geordnet ist, findet sich jeder Mitarbeiter schnell darin zurecht. Ein absoluter Augenöffner und Hinführung zur so wichtigen Selbstanalyse des gesamten Teams.

Augenöffner bei Selbstanalyse Kofferspiel
Ein echter Augenöffner bei der Selbstanalyse: das Kofferspiel!

Tipp 2: Individuelle Abteilungs-Checkliste

Das Bewusstsein, dass eine Veränderung stattfinden muss, ist nun vorhanden. Doch was genau liegt in Ihrem Unternehmen im Argen? Um das herauszufinden, können Sie unsere kostenlose Abteilungs-Checkliste runterladen, die verschiedene Arbeitsbereiche unmissverständlich klar hinterfragt. Wie sieht die Beschriftung der Dokumente aus, sind die Zuständigkeiten klar geregelt und gibt es einen guten Zusammenhalt im Team? Zur Selbstanalyse und Auswertung der vorherrschenden Umstände ist dieses Dokument Gold wert.

Tipp 3: Selbstanalyse bildlich festhalten

Was das einleitende Spiel mit den Koffern eröffnet, nämlich die Selbstanalyse und Erkenntnis, wo Handlungsbedarf besteht, festigt ein weiteres Instrument der Selbstanalyse anschließend. Sobald die Erkenntnis durchbricht, wie schlecht die aktuelle Organisation eigentlich ist, wollen viele meiner Kunden gleich anfangen und dem Chaos ein Ende bereiten. Ein wichtiger Schritt sollte hier aber zwischengeschaltet werden, um einen wirklich langfristigen Erfolg zu erreichen. Die Selbsterkenntnis alleine ist wunderbar – wenn sie im Bild festgehalten wird, aber umso effektiver. Fotografieren Sie daher alle Winkel des Büros im „Vorher-Zustand”: die überfüllten Regale, den chaotischen Schreibtisch, die Aktenberge auf dem Fußboden und bitte auch den Flur und das Archiv. Glauben Sie mir, im Nachhinein geraten diese Dinge schnell in Vergessenheit. Mit einem Foto zur Selbstanalyse halten Sie sich immer wieder vor Augen, dass Sie das so nicht mehr möchten. Die einmal geschaffene Ordnung zu halten, fällt Ihnen dann wesentlich leichter.

Für Selbstanalyse Chaos dokumentieren
Dokumentieren Sie das Chaos im Büro für die Selbstanalyse.

Tipp 4: Gemeinsamen Standard definieren

Ist die Selbstanalyse abgeschlossen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, gemeinsame Standards festzulegen. Erfahrungsgemäß arbeitet jeder ein bisschen anders und hat eigene Vorlieben für seine Büroordnung. Trotzdem ist es wichtig, gemeinsame Lösungen zu finden, weil der Horizont nicht an der eigenen Schreibtischgrenze endet, sondern das ganze Arbeitsumfeld umfasst. Die zentralen Punkte sollten einmal gemeinsam abgestimmt und festgelegt werden. Sinnvoll sind Instrumente wie eine klar definierte Posteingangsschale auf dem Schreibtisch und nach oben hin begrenzte Regale.

Chaos Limit Begrenzungen Selbstanalyse
Klare Begrenzungen setzen dem Chaos ein Limit und helfen bei der Selbstanalyse.

Darauf kommt es an

Jede Selbstanalyse braucht die Mitarbeit aller Beteiligten, wenn sie zu einer erfolgreichen Veränderung führen soll. Gerade deshalb ist es wichtig, interne Strukturen im Team festzulegen. Wunderbar funktioniert das in gemeinsamen Teamsitzungen oder natürlich im Rahmen einer gemeinsamen Beratung.

Gemeinsam besser bei Selbstanalyse
Auch das Team kann bei der Selbstanalyse eine große Hilfe sein.

Was der Tipp bewirkt

Das Chaos vom Beginn der Selbstanalyse ist verschwunden. Klar definierte Regeln und Arbeitsabläufe wurden gemeinsam erarbeitet und dokumentiert, zum Beispiel in Form einer Checkliste. Jeder im Büro hat nun eine Art Kompass, der ihm die Richtung anzeigt, und findet sich, egal ob Krankheitswelle, Vertretungsfall oder eilige Kundenanfrage, schnell und sicher im Büro zurecht.

Und Sie?

Haben Sie Lust auf eine Selbstanalyse und das Herausarbeiten Ihres Ist-Zustandes? Dann erzählen Sie doch Ihren Kollegen von meinen Tipps und fangen Sie einfach an. Oder kontaktieren Sie mich, wenn Sie dies unter meiner Anleitung tun wollen.



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