Seitenvorlagen in OneNote anlegen und clever nutzen



Ich freue mich immer besonders, wenn ein paar praktische Tipps anderen das Leben erheblich erleichtern. Bei einem Workshop mit Führungskräften aus dem Bereich Produktentwicklung war das so ein Fall: sie und ihre Mitarbeiter entwickelten Bauteile im Kundenauftrag und nahmen für diese Sonderanfertigungen Kundenwünsche und Spezifikationen entgegen – im ersten Schritt meistens telefonisch. Hierfür hatten sie in Papierform Checklisten erstellt und füllten diese während des Telefonats handschriftlich aus, um diese später an Projektbeteiligte weiterzugeben.

Was ist das Problem

Kamen nun im Laufe des Projekts Ergänzungen hinzu, war es mit hohem Verwaltungsaufwand verbunden, diese noch hinzuzufügen und als Projektleiter den Überblick zu behalten. Für alle Nicht-Beteiligten Kollegen war es zudem fast nicht möglich, zu diesen Projekten schnell Auskunft geben zu können. Mit OneNote und ein paar Kniffen konnten wir all diese Probleme in den Griff bekommen: Seitenvorlagen im OneNote-Teamnotizbuch waren in diesem Fall die Lösung.

So funktioniert es

Wir haben die bestehenden Word-Vorlagen als Seitenvorlagen in OneNote übertragen und das digitale OneNote-Notizbuch dem Team zur Verfügung gestellt. So können die Checklisten wie bisher genutzt werden, aber mit dem entscheidenden Vorteil, dass alle im Team darauf Zugriff haben und Ergänzungen vornehmen können. Sobald nun ein Kunde anruft und ein Angebot zu einer Sonderanfertigung haben möchte, erstellt der Mitarbeiter in OneNote eine neue Seite im Abschnitt Kundenanfragen und füllt die standardisierte Checkliste aus. Alle im Team können nun Ergänzungen vornehmen und der Projektleiter kann immer den aktuellen Status des Projekts im Auge behalten. Im Vertretungsfall gelingt dies nun den Kollegen gleichermaßen schnell.

Seitenvorlage in OneNote
Seitenvorlagen in OneNote schaffen Transparenz und schnelle Orientierung!

Nutzen Sie Seitenvorlagen in OneNote für Protokolle

Unser Büroalltag besteht oft aus solchen wiederkehrenden Aufgaben, wie dem Ausfüllen von Checklisten oder dem Anfertigen von Besprechungsprotokollen. Meistens hat man in der Abteilung für solche Zwecke auch entsprechende Dokumentenvorlagen als Word-Vorlage abgelegt, aber werden diese auch wirklich immer benutzt? Ob für Sitzungsprotokolle, Checklisten für Kundentermine oder Quartalsgespräche – es gibt eine elegante und zeitsparende Funktion in OneNote, die Sie lieben werden: Seitenvorlagen, die Sie mit wenigen Mausklicks selbst erstellen können. Legen Sie einfach einen neuen Abschnitt für Ihre Abteilungsprotokolle an und lassen OneNote den Rest erledigen. Ich zeige Ihnen in zwei Schritten, wie das funktioniert.

Es gibt eine elegante Funktion in OneNote, die Sie lieben werden: Seitenvorlagen! Klick um zu Tweeten

Schritt 1: Erstellen Sie in Ihrem gewünschten Abschnitt eine Seite für Sitzungsprotokolle und speichern Sie diese Seitenvorlagen in OneNote ab

Beginnen Sie mit einer leeren Seite in OneNote und bauen Sie das Grundgerüst für Ihr Sitzungsprotokoll auf. In meinem Beispiel wähle ich als Überschrift „Protokoll” gefolgt von Platzhaltern für das jeweilige Datum, damit zukünftig alle Protokolle nach dem gleichen Schema benannt sind.

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Es folgt eine typische Tabelle für ein Ergebnisprotokoll mit den erforderlichen Spalten. Damit auch künftig die Protokolle mit Inhalten gefüllt werden, belasse ich die erste Spalte vorausgefüllt als Platzhalter.

Nun klicken Sie im Bereich „Einfügen” auf „Seitenvorlagen” und speichern Sie die aktuelle Seite als Vorlage – diese Funktion ist etwas versteckt im rechten unteren Seitenrand zu finden:
Einfügen > Seitenvorlagen > aktuelle Seite als Vorlage speichern:

Speichern der Seitenvorlage für OneNote
Schritt 1: Aktuelle Seite als Vorlage in OneNote speichern.

Schritt 2: Benennen Sie die Seitenvorlagen in OneNote und nutzen diese automatisch für alle neuen Seiten in diesem Abschnitt des Notizbuchs

Wenn Sie nun das Häkchen im Dialogfeld anklicken, ersparen Sie sich zukünftig das manuelle Auswählen der Seitenvorlage in diesem Abschnitt.

Standardvorlagen als Seitenvorlage in OneNote
Nutzen Sie Standardvorlagen in OneNote für neue Seiten im jeweiligen Abschnitt. Das spart Zeit und vereinheitlicht die Vorghensweise.

Was der Tipp bewirkt

Bei jeder neuen Seite nutzt OneNote in diesem Abschnitt nun Ihre Seitenvorlage statt einer leeren Seite. So haben Sie alle Protokolle immer an einem Platz und in einem einheitlichen Format. Jeder kann zukünftig mit einem Klick ein neues Protokoll anlegen ohne dafür den Speicherplatz der Vorlage kennen zu müssen.

Im Falle der beiden Führungskräfte war diese Funktion ein echter Vorteil: Sobald die Checkliste für die Kundenspezifikation benötigt wurde, klickten sie einfach auf „neue Seite” im entsprechenden OneNote-Abschnitt und hatten so die Vorlage schnell zur Hand.

Und Sie?

Was sind Ihre Beispiele für Seitenvorlagen in OneNote?

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