Wühltisch oder Wohlfühltisch – So optimieren Sie Ihre Schreibtischablage



Wühltisch oder Wohlfühltisch - So optimieren Sie Ihre Schreibtischablage
Manche Schreibtischablage gleicht den Wühltischen in den bekannten 1-Euro-Shops. Rechnungen, Angebote, Aufgaben bilden lustige Stapel. Irgendwo dazwischen müsste sie auch sein... die Informationen, die Sie suchen. Doch wenn Sie nicht auf der Suche nach Sonderangeboten sind, sondern effizient an den Zielen arbeiten wollen, die wirklich wichtig sind, sollten Sie Ihre Schreibtischablage optimieren. Hier erfahren Sie, wie das geht.

Was ist das Problem

Ein voller Schreibtisch und eine unordentliche Schreibtischablage erzeugen Zeitdruck und Stress. Die vielen Stapel lenken ab und verhindern, dass Sie konzentriert und fokussiert an einer Aufgabe arbeiten. Ganz anders sieht es aus, wenn Sie an einem leeren Schreibtisch arbeiten können und wenn Sie Ihre Schreibtischablage optimiert haben. Sie vermeiden, dass Sie Zeit verlieren und dass Sie ablenkt werden.

Organisierte Schreibtischablage beseitigt Ihr Chaos
Chaos kostet Zeit und Nerven!

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 für die optimale Schreibtischablage: Räumen Sie einmal auf und danach nie wieder!

Eine chaotische Schreibtischablage blockiert das Denken. Zu viele Unterlagen lenken ab, erzeugen Druck und erschweren die konzentrierte Arbeit. Ein leerer Schreibtisch und eine gut organisierte Schreibtischablage befreien das Denken. Warum das so ist, erkläre ich in folgendem kleinen Video.

Machen Sie sich ans Werk. Organisieren Sie Ihre Schreibtischablage neu! Fangen Sie am besten links oben an und arbeiten Sie sich nach rechts unten durch. Es reicht, wenn Ihre Schreibtischablage aus dem Computer, der Tastatur, der Posteingangsschale und vielleicht ein Bild von Ihrer Familie oder mit einem anderen motivierenden Motiv besteht.

Tipp Nr. 2 für die optimale Schreibtischablage: Alles hat einen Platz - alles hat seinen Platz!

Das vielleicht wichtigste Büro-Kaizen® Prinzip lautet: Alles hat einen Platz - alles hat seinen Platz. Für die Schreibtischablage bedeutet das: definieren Sie für alle Unterlagen und Büroutensilien einen Ort, an den Sie das Dokument oder Gegenstände wie Tacker, Locher, Klebeband und Co. stets nach dem Verwenden zurücklegen.

Schreibtischablage mit festen Ablageorten
Definieren Sie den Ablageort für Ihre Büroutensilien.

Achten Sie bei der Schreibtischablage darauf, dass Alles, was Sie täglich benötigen, mit einem Handgriff von Ihrem Schreibtisch aus erreichen. Dazu gehören die aktuellen Projekte aber auch alle Hilfsmittel wie Taschenrechner etc.

Alle Utensilien und Unterlagen, die Sie regelmäßig benötigen, gehören nicht in die Schreibtischablage. Suchen Sie dafür einen geeigneten Ort in Ihrem Büro, der für Sie mit wenigen Schritten erreichbar ist.

Schreibtischablage ohne unwichtige Verbrauchsmaterialien
Ein Schrank enthält alle wichtigen Verbrauchsmaterialien.

Alles andere kann theoretisch aus dem Büro verschwinden, so dass Sie Platz zum Denken, Arbeiten und Kreativwerden haben.

Schützen Sie Ihre Schreibtischablage vor alten Unterlagen, die Sie ab und zu einsehen. Diese können in einem separaten Raum gelagert werden. Unterlagen, die Sie aufgrund von Aufbewahrungsfristen archivieren müssen, können in einem Kellerraum aufbewahrt werden. Weitere Informationen zum Archivieren erhalten Sie in diesem Blogbeitrag: Die rollierende Archivierung: Schluss mit dem Unterlagen-Friedhof.

Es ist wichtiger, einfach anzufangen, als auf die große 150 Prozent Lösung zu warten. Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 3 für die optimale Schreibtischablage: Nutzen Sie eine zentrale Posteingangsschale!

Die Posteingangsschale ist der zentrale Eingangsort Ihrer Schreibtischablage für alle Post von extern, aber auch für Telefonnotizen und Informationen, die Sie selber oder eine Kollegin bzw. ein Kollege für Sie erstellt und weitergeleitet haben.

Schreibtischablage mit persönlicher Posteingangsschale
Die Posteingangsschale darf auf keinem Schreibtisch fehlen.

Sie verhindern so, dass sich kleine Stapel bilden und das Kolleginnen und Kollegen Dinge bei ihnen auf dem Schreibtisch, dem leeren Stuhl oder irgendwo anders lagern. Machen Sie es sich zur Routine, einmal täglich die Unterlagen durchzusehen. Alles, was Sie in weniger als fünf Minuten erledigen können, erledigen Sie sofort, alle anderen Unterlagen ordnen Sie entweder im laufenden Projekt, in den Referenzunterlagen, wie z.B. Personalakten oder in der Buchhaltung ab bzw. archivieren sie. Alles, was Sie nicht weiterverfolgen und verwenden wollen, landet nicht irgendwo in der Schreibtischablage, werfen Sie es konsequent weg.

Weitere Informationen zur Posteingangsschale erhalten Sie hier:
Einfach in Schale werfen – 6 Tipps für den intelligenten Einsatz einer Posteingangsschale

Tipp Nr. 4 für die optimale Schreibtischablage: Legen Sie sich ein Sichtbuch an!

Oft landen regelmäßig benötigte Telefonnummern oder Informationen wie die Steuer- und Umsatzsteuernummer als kleine Erinnerungszettel am Bildschirm oder auf der Schreibtischunterlage. Auch diese kleinen Zettel stellen eine Ablenkung da.

Schreibtischablage effizient gestalten ohne Chaos
Zu viele Zettel bedeuten Ablenkung und Ineffizienz.

Sammeln Sie die Informationen Ihrer Schreibtischablage stattdessen in einem Foliensichtbuch.

Schreibtischablage effizient durch Sichtbuch
Das Sichtbuch enthält alle wichtigen Informationen.

Ein Foliensichtbuch kann sämtliche wichtigen internen Rufnummern, die Daten wichtiger Zulieferer aber auch den Pizzaprospekt enthalten. Legen Sie ein Inhaltsverzeichnis an und nummerieren Sie am besten die einzelnen Seiten. So haben Sie stets alles Wichtige mit einem Handgriff in Ihrer Schreibtischablage vorliegen.

Schreibtischablage mit Inhaltsverzeichnis am Sichtbuch
Mit einem Inhaltsverzeichnis finden Sie noch schneller, was Sie suchen.

Tipp Nr. 5 für die optimale Schreibtischablage: Erstellen Sie sich häufig verwendete Adressaufkleber!

Sie schicken monatlich Ihre Unterlagen an die Steuerberatung? Sie haben einen Rechnungsempfänger, der in regelmäßigen Abständen angeschrieben wird? Wenn Sie regelmäßig an bestimmte Adressaten Briefe versenden, bietet es sich an, mehrere Blätter mit den Adressenaufklebern in Ihrer Schreibtischablage vorrätig zu haben. Sie ersparen sich dadurch die Zeit, jedes Mal umständlich, einen Adressaufkleber erstellen bzw. per Hand den Brief beschriften zu müssen. So sind mit einem Handgriff Briefumschläge, Briefmarken und der Adressaufkleber zu erreichen und Sie gewinnen wieder ein bißchen Zeit.

Schreibtischablage ohne unwichtige Dinge
Nach ein paar Handgriffen kann der Brief auf die Reise gehen.

Darauf kommt es an

Fangen Sie mit dem Aufräumen Ihrer Schreibtischablage klein an. Es sind die kleinen und kontinuierlichen Verbesserungen, die am meisten bewirken. Es ist wichtiger, einfach irgendwo anzufangen, als auf die große 150 Prozent Lösung zu warten. Da Ihr Schreibtisch der Ort ist, an dem Sie am meisten Zeit verbringen, sollte die Organisation der Schreibtischablage auch Priorität haben. Danach sortieren Sie die nächstliegenden Regale und Schränke, dann die Schränke oder Regale an der gegenüber liegenden Wand usw.

Was der Tipp bewirkt

Leertischler sind effektiver als Volltischler. Eine organisierte Schreibtischablage führt zu mehr Effizienz und Durchblick. Genießen Sie den Zeitgewinn und die Freiheit. Während andere noch suchen, arbeiten Sie schon am Abschluss Ihres nächsten Auftrages oder genießen Zeit für sich und Ihre Familie!

Und Sie?

Wie organisieren Sie Ihre Schreibtischablage? Scheiben Sie mir oder schicken Sie mir ein Bild Ihres Schreibtisches auf unserer Facebookseite. Ich freue mich über Ihre Beiträge!



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