Schluss mit dem ewigen Suchen: Wie Sie Büroutensilien immer auffindbar halten



13 Prozent seiner Arbeitszeit verbringt ein Mitarbeiter mit der Suche nach Büroutensilien. Weil der Tacker, die Schere oder der Locher nie dort liegen wo sie eigentlich sollen. Bei einer 40-Stunden-Woche geht so ein halber Arbeitstag verloren. Aufs Jahr gerechnet kostet uns die Suche nach Büroutensilien knapp drei Wochen Arbeitszeit. Das sind die Ergebnisse von Deutschlands größter Arbeitseffizienzstudie, die tempus-Consulting mit der AKAD-Hochschule durchgeführt hat. Klingt gewaltig – und ist vermeidbar. Wir verraten wie.

Schritt Nr. 1: Runter vom Schreibtisch

Obwohl ein Locher ein klobiger Gegenstand ist, kann es vorkommen, dass er auf einem überfüllten Schreibtisch auf Wanderschaft geht und dann unter Papierstapeln verschwindet. Das Gleiche passiert mit dem Tacker, der Schere und so weiter. Warum? Weil Ihnen diese Dinge früher oder später bei der Arbeit im Weg sind. Sie fangen an, diese samt Ihren Unterlagen hin und her zu schieben. Aber der Schreibtisch ist kein Lagerplatz für Büroutensilien. Auf den Tisch gehören nur die Dinge, die Sie für die Bearbeitung des aktuellen Projekts brauchen. Ihre Büroutensilien lagern Sie dort wo sie keinen Platz versperren – aber immer sofort griffbereit sind.

Büroutensilien runter vom Tisch
Runter vom Schreibtisch mit den Büroutensilien!

Schritt Nr. 2: Einen festen Platz zuweisen

Alles hat einen Platz und alles hat seinen Platz. Das gilt auch für Ihren Locher, Ihren Tacker, Ihre Schere, Ihren Post-it-Block, Ihren Tesafilm-Abroller, Ihren Taschenrechner und was Sie sonst noch alles am Schreibtisch benötigen. Alle diese Dinge bekommen eine Heimat, also feste Plätze. Durch feste Plätze verringern Sie auch Aufräumzeiten, da klar ist, an welchen Platz das Büroutensil gehört. Ihr Schreibtisch bleibt frei, und die Gefahr, dass sich Kollegen ständig Ihr Equipment ausleihen, wird ebenfalls minimiert.

Locher, Schere, Tacker – stoppen Sie die Suche nach diesen Büroutensilien! Klick um zu Tweeten

Möglichkeit 1: Der Rollcontainer als Heimat

Eine sehr gute Möglichkeit, den Tisch leer zu bekommen, besteht darin, Hilfsmittel wie Locher und Tacker auf dem Rollcontainer unterzubringen, und zwar je ein Exemplar. Auf den ersten Blick erscheint es so, als ob Sie mehr Zeit brauchen, wenn Sie diese Dinge dort lagern, statt sie auf dem Tisch zu haben. Aber nach einer kurzen Eingewöhnungsphase greifen Sie bei Bedarf automatisch an den entsprechenden Ort.

Rollcontainer als Heimat für Büroutensilien
Eine sehr gute Möglichkeit: Büroutensilien wie Locher und Tacker auf dem Rollcontainer unterbringen.

Möglichkeit 2: Die Schublade als Heimat

Die Schublade ist ein geeigneter Platz, um Büroutensilien aus dem Sichtfeld zu bekommen. Das Problem ist nur: Schreibtischschubladen sind oftmals unübersichtlich organisiert oder vollgestopft mit Dingen, die dort gar nicht benötigt werden.

So verhindern Sie Chaos: Trennsysteme

  • Unterteilen Sie die Schublade durch Trennelemente. Auf diese Weise entstehen Fächer für die Utensilien, die Sie darin verwahren. Die Trennelemente verhindern auch das Verrutschen des Inhalts beim Öffnen und Schließen der Schublade
  • Wenn keine Trennelemente möglich sind, können Sie die Schreibtischschublade mit Schaumstoff oder Moosgummi auskleiden. Für jeden der Gegenstände können Sie einen bestimmten Bereich ausschneiden. In den entsprechenden Vertiefungen werden die Büroutensilien abgelegt. So sind diese immer greifbar, ohne beim Öffnen und Schließen der Schublade zu verrutschen
  • Eine schnelle Lösung bieten auch Besteckkästen aus dem Baumarkt. In diesen lassen sich vor allem kleine Utensilien wie Stifte oder Post-it-Blöcke gut aufbewahren

Schublade als Heimat für Büroutensilien
Die schnelle Lösung: Verwenden Sie doch Besteckkästen aus dem Baumarkt, für all Ihre Büroutensilien.

Möglichkeit 3: Nutzen Sie Büroutensilien gemeinsam

Es gibt bestimmte Gegenstände, Werkzeuge und Hilfsmittel, die gemeinsam genutzt werden können. Zum Beispiel gibt es am Kopierer den Allgemeinlocher oder den Allgemeintacker. Klare Regeln sorgen auch hier dafür, dass die Dinge immer am richtigen Platz abgestellt werden.

Es gibt bestimmte Gegenstände, Werkzeuge und Hilfsmittel, die gemeinsam genutzt werden können. Zum Beispiel gibt es am Kopierer den Allgemeinlocher oder den Allgemeintacker. Klare Regeln sorgen auch hier dafür, dass die Dinge immer am richtigen Platz abgestellt werden.

So verhindern Sie Chaos: Flächenmarkierungen

Wenn Sie allgemeine Büroutensilien auf einem Sideboard lagern, können Sie mit Klebeband Flächen markieren, wo Locher und Tacker abgestellt werden müssen. Das hat nichts mit Pedanterie zu tun. Durch die Klebemarkierungen weiß jeder, wo welches Utensil seinen Stellplatz hat. Besonders für Spezialequipment, das nur einmal pro Abteilung vorhanden ist (Beschriftungsgerät, Locher und Tacker für sehr viele Blätter etc.), ist dies sehr hilfreich. Und es erhöht die Hemmschwelle, den Gegenstand mitzunehmen, ohne ihn zurückzustellen.

Nutzung gemeinsamer Büroutensilien
Alles am richtigen Platz - Perfektionieren mit einer Flächenmakierung für Büroutensilien.

Was der Tipp bewirkt

  • Es entsteht eine Ordnung nach dem Motto: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz
  • Suchzeiten entfallen, weil Sie beim Griff nach Ihren Büroutensilien nicht mehr ständig ins Leere fassen
  • Sie müssen nicht mehr wichtige Aufgaben unterbrechen, um den Locher zu suchen bevor Sie die Unterlagen abheften können
  • Sie haben einen halben Arbeitstag pro Woche mehr Zeit, um sich stressfrei um Ihre eigentlichen Aufgaben zu kümmern

Extra-Tipp

Noch mehr Tipps zur effizienten Arbeitsplatzgestaltung gibt es hier: Schluss mit der Zettelwirtschaft – 7 Tipps für langfristige Ordnung. Die Tipps für ein aufgeräumtes Büro lassen sich außerdem problemlos auf Zuhause übertragen. Wie verrät das e-Book „Die 20 Büro-Kaizen®-Tools - Zur Optimierung von Homeoffice und privater Ablage”, das es kostenlos im Download-Bereich gibt.

Und Sie?

Haben Sie Fragen und Anregungen zum effizienten Umgang mit Büroutensilien? Schreiben Sie mir an blog@büro-kaizen.de! Ich antworte Ihnen gerne.





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