Schluss mit dem Bürochaos! Wie Sie sich das Leben mit ein wenig Organisation unendlich erleichtern



Chaos kostet Zeit und Geld. Eine Stunde am Tag geht uns alleine im Büro verloren, weil wir irgendetwas suchen – den Tacker, die E-Mail, die Rechnung oder diese verflixte Telefonnummer. Meistens findet sich das Gesuchte irgendwann dort, wo es gar nicht hingehört. Gute Organisation sieht anders aus.
Beenden Sie deshalb Ihr Büro-Chaos jetzt! Sie können sofort damit anfangen – es ist gar kein so großer Aufwand, und viele Kosten fallen dabei erst recht nicht an.

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Effizientes Arbeiten wird durch gute Organisation im Büro möglich.

Reduzieren Sie die Suchzeiten drastisch – durch kluge Organisation

Wäre es nicht ideal, statt eine Stunde am Tag nach allen möglichen Dingen zu suchen, einfach nur blind irgendwohin greifen zu können und genau das Richtige gefunden zu haben? Sie könnten Ihre Suchzeiten auf durchschnittlich maximal eine Minute pro Suche reduzieren. Wie das geht? Lesen Sie weiter – ich zeige es Ihnen anhand Ihrer Papier-Ablage (mehr zur digitalen Ablage finden Sie hier).

Organisieren Sie Ihre Ablage neu

Fragen Sie sich dafür zuerst: Was muss ich überhaupt ablegen? Definieren Sie dazu Rubriken wie laufende Projekte, Buchhaltung, Ideen, Angebote, Konkurrenz etc. je nachdem, was bei Ihnen im Unternehmen an Unterlagen anfällt. Ein erste Orientierung geben Ihnen hier sicher bereits bestehende Ordner.
Machen Sie sich dazu eine Mindmap, mit deren Hilfe Sie ganz leicht einen prima Überblick über all Ihre benötigten Rubriken bekommen. Befragen Sie auch Ihre Angestellten, denn die haben den besten Überblick über die Notwendigkeiten an ihren eigenen Arbeitsplätzen.

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Recyclen Sie die alten Ordner, wenn Sie Ordnung schaffen.

Entscheiden Sie über die Form und den Ort der Ablage

Überprüfen Sie Ihre Rubriken, ob es sich um eine temporäre oder dauerhafte Ablage handelt, eine die schnell zugänglich sein muss oder die nur selten benötigt wird. Und dann entscheiden Sie, ob sie besser in einem Ordner, im Hängeregister, einem Folienordner an einem zentralen Platz, in der Wiedervorlage oder am Schreibtisch aufgehoben ist.
Wichtig ist dabei auch die Frage, wer auf die jeweiligen Unterlagen Zugriff haben muss. Wählen Sie dann immer die praktischste Ablageart und den besten Ort für alle Beteiligten.

Räumen Sie Nicht-Benötigtes ins Archiv

Für Unterlagen, die Sie nicht ständig benötigen oder die Sie gar nicht mehr benötigen, aber aufgrund der Aufbewahrungsfristen noch nicht entsorgen können, sollten Sie ein Archiv anlegen. Tipps zur optimalen Archivierung finden Sie hier.

Schaffen Sie eine klare Orientierung

Ihre Ablage klug zu organisieren beinhaltet auch, eine klare Orientierung zu schaffen. Dies können Sie z. B. durch farbige Ordner schaffen. Sie können unterschiedliche Farben für Jahre vergeben oder für Inhalte, z. B. Rot für Buchhaltung, Gelb für Personalaufgaben, Weiß für allgemeine Korrespondenz usw.
Beschriften Sie Ihre Ordner leserlich, leicht verständlich und erkennbar. Mehr dazu inkl. einer Vorlage für Ihre Ordneretiketten finden Sie hier.

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Farbige Ordner helfen bei der schnellen Orientierung.

Führen Sie dieses System in allen Abteilungen ein

Damit Ihr gesamtes Unternehmen davon profitiert, sollten Sie Ihr neues System in allen Abteilungen einführen. Nur so können Sie an allen Büroarbeitsplätzen garantiert Suchzeiten einsparen. Außerdem helfen solche Systeme auch im Krankheitsfall oder wenn jemand im Urlaub ist – die Vertretung findet sich auf diese Weise viel leichter zurecht.
Machen Sie auch Ihre neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dieser Strategie bekannt. Bringen Sie sie im „Einarbeitungsplan Neue“ unter, damit auch sie ihre Suchzeiten gleich von Anfang an auf einem Minimum halten können.

Büro-Kaizen®-Systeme sparen bares Geld

Wenn Sie mit solchen kleinen Veränderungen, mit denen wir im Büro-Kaizen®-System arbeiten, in allen Arbeitsbereichen konsequent aufräumen, dann werden Sie sehen, dass Ihre Arbeit wesentlich effizienter wird. Und Effizienz spart immer Geld – solange sie effektiv ist.



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