Ein Schild sagt mehr als tausend Worte: So beschriften Sie die Rückenschilder Ihrer Ordner


Wenn der Anruf des Kunden kommt, muss es schnell gehen: Doch in welchem Ordner lag die benötigte Information und überhaupt: wo hatte ich den Ordner eigentlich letztes Mal abgestellt? Lesen Sie, wie Sie die Rückenschilder Ihrer Ordner so beschriften, dass Sie jede benötigte Information schnell und zuverlässig finden.

Was ist das Problem

Unser Ideal lautet: jede benötigte Information muss in einer Minute zur Verfügung stehen. Wenn ich mich erst durch zwanzig Rückenschilder lesen muss, bis dass ich den richtigen Ordner gefunden habe, ist das ein Problem. Das Problem wird noch größer, wenn es nicht um meinen eigenen Arbeitsplatz geht, sondern um den Arbeitsplatz der Kollegin, deren Krankheitsvertretung ich übernommen habe. Plötzlich ist die einheitliche Beschriftung der Rückenschilder unserer Ordner nicht mehr ein schöner Luxus, sondern etwas, das Sucherei, Wartezeiten und unnötige Zeitverschwendung reduzieren hilft.

Schnell gehen Rueckenschilder Ordner
Wenn es schnell gehen muss helfen gut lesbare Rückenschilder am Ordner

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Nutzen Sie eine einheitliche Beschriftung!

Bevor Sie mit der Beschriftung der Rückenschilder Ihrer Ordner beginnen, sollten überlegen, in welche Kategorien sich Ihr Ordnersystem unterteilen lässt. In der Regel gibt es die Kundenakten und die Referenzmaterialien wie z.B. Finanzen, Personal, Kommunikation, Strategie.

Mindmap hilft Rueckenschilder Ordner
ein Mindmap hilft beim beschriften der Rückenschilder an Ordnern

Bei der Beschriftung der Rückenschilder Ihrer Kundenordner müssen Sie sich entscheiden, ob Sie den jeweiligen Kundennamen ausschreiben oder mit Kundennummern arbeiten wollen. Nun können Sie mit der Beschriftung der Rückenschilder Ihrer Ordner beginnen. Die Buchstaben sollten groß genug sein und möglichst stets in der gleichen Größe verwandt werden. Zu viele unterschiedliche Schriftgrößen irritieren später das Auge, wenn Sie anhand der Rückenschilder den richtigen Ordner suchen.

Tipp Nr. 2: Arbeiten Sie mit Farben und Logos!

Um noch mehr System in der Beschriftung der Rückenschilder Ihrer Ordner zu bringen, können Sie mit Farben arbeiten. Definieren Sie Farben, an die sich möglichst alle Mitarbeiter halten. Ein Beispiel:

  • Rot: Finanzen
  • Gelb: Personal
  • Grün: Planung, Strategie
  • Weiß: Kommunikation

Diese Farben können Sie nun als Markierung der Rückenschilder Ihrer Ordner nutzen, in dem Sie entweder farbige Aufkleber nutzen oder aber gleich unterschiedlich farbige Ordner nutzen.

Farbige Rueckenschlilder fuer Ordner
Durch farbige Ordner kann ebenfalls Übersicht geschaffen werden. Auch ohne Rückenschilder.

Sie können überlegen, ob es sich zusätzlich anbietet, das Firmenlogo des jeweiligen Kunden auf die Rückenschilder Ihrer Ordner zu drucken. Da Logos durch das Auge schnell erfasst werden, vereinfachen sie die Suche erheblich und reduzieren die Zugriffzeiten.

Logos auf Rueckenschilder Ordner
Logos auf den Rückenschildern von Ordnern helfen beim Suchen.

Tipp Nr. 3: Markieren Sie den Ordner mit einem Verfallsdatum!

Für einige Ordner gelten Aufbewahrungsfristen. Aus diesem Grund bietet es sich an, auf die Rückenschilder z.B. der Ordner aus der Buchhaltung ein „Verfallsdatum” zu verzeichnen. So können Sie markieren, wann der Ordner entsorgt werden kann.

Verfallsdatum fuer Rueckenschilder Ordner
Ein Verfallsdatum ist auf den Rückenschildern bei Ordnern hilfreich

Tipp Nr. 4: Nutzen Sie eine betriebsinterne Vorlage!

Bei der Markierung der Rückenschilder Ihrer Ordner ist es sehr nützlich, eine einheitliche Etiketten-Vorlage anzulegen. Diese speichern Sie für alle auf dem gemeinsamen Firmenserver. So wird gewährleistet, dass an jedem Arbeitsplatz und von jedem Mitarbeiter bei der Beschriftung der Rückenschilder Ihrer Ordner die gleiche Schriftgröße verwandt wird und dass die Beschriftung nach demselben Muster erfolgt.

Einheitliche Beschriftung Rueckenschilder Ordner
Eine einheitliche Beschriftung auf Rückenschildern bei Ordnern wirkt ordentlich.

Tipp Nr. 5: Vereinfachen Sie das Zurückstellen des Ordners!

Stehen viele Ordner in einer Regalwand, entstehen Suchzeiten, wenn der ursprüngliche Platz des Ordners wiedergefunden werden soll. Ein Klebeband, das diagonal über die Rückenschilder Ihrer Ordner angebracht wird, kann die Suche enorm vereinfachen.

Diagonales Klebeband auf Rueckenschilder Ordner
Mit einem Klebeband auf den Rückenschildern auf Ordnern wird das Wiederfinden erleichtert.

Darauf kommt es an

Aus meiner Sicht ist zu viel Individualität bei der Beschriftung der Rückenschilder Ihrer Ordner unangebracht. Achten Sie auf Einheitlichkeit, Erkennbarkeit, Klarheit!

Jede benötigte Information muss in einer Minute zur Verfügung stehen! Klick um zu Tweeten

Was der Tipp bewirkt

Eine einheitliche Beschriftung der Rückenschilder Ihrer Ordner hilft Suchzeiten zu reduzieren und ermöglicht, dass sich Kollegen und Kolleginnen im Fall Ihrer Abwesenheit in Ihren Unterlagen zurecht finden.

Extra-Tipp

Ordner, auf die Sie täglich zugreifen, müssen in Schreibtischnähe gelagert werden. Ordner, die Sie regelmäßig nutzen, sollten mit einigen Schritten innerhalb Ihres Büros erreichbar sein. Order, die Sie irgendwann einmal brauchen, gehören ins Archiv! Ordner, die sich nicht mehr benötigen, sollten aussortiert werden. Weitere grundsätzliche Tipps zum Ablagesystem, erhalten Sie in diesem Download: Anregung zur Organisation eines Ablagesystems

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