Was Sie für kluges Risikomanagement noch im kleinsten Unternehmen tun können



Risikomanagement hört sich nach Riesenunternehmen mit Milliardenumsätzen an, doch auch die kleinsten Unternehmen sollten es nicht aus den Augen lassen. Nicht nur, weil ihre Finanzdecke dünner ist, sondern auch, weil es ihnen einen entscheidenden Vorteil gegenüber der Konkurrenz geben kann. Ich möchte Ihnen das einmal am Beispiel des Projektmanagements erläutern.

Was ist das Problem

Wenn ein unerwartetes Ereignis ein Projekt durcheinander oder sogar zum Stocken bringt, dann kann das für jedes Unternehmen ungeahnte Folgen haben. Die fangen bei Verzögerungen im Finanzfluss an und hören beim Verlust von Kundschaft, des guten Rufes und der besten Leute im Team noch nicht auf.

Wer nicht frühzeitig durch ein kluges Risikomanagement vorsorgt, setzt die Zukunft des eigenen Unternehmens aufs Spiel.

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Gutes Risikomanagement im Unternehmen bedeutet, frühzeitig Sand im Getriebe erkennen zu können.

So funktioniert es

Beim Projektmanagement kann eine Menge schiefgehen, sowohl in der Planung als auch in der Durchführung. Gerade kleine oder alltägliche Projekte und Prozesse fallen oft durch das Prüfraster, weil sie für zu klein und zu alltäglich gehalten werden. Viele gehen davon aus, dass sie ja deshalb ohne Probleme bearbeitet werden können.

Doch ganz so einfach ist das nicht. Gerade bei diesen kleinen oder alltäglichen Projekten kann so viel schiefgehen, dass perfekt geplante und durchgeführte Großprojekte die Schieflage nicht ausgleichen können.
Für das Risikomanagement bei Ihren Projekten, ganz unabhängig von deren Größe, Dauer und Relevanz, kann ich Ihnen drei ganz grundlegende Tipps geben.

1. Tipp: Zeitpläne erstellen

Der Projektverlauf wird häufig durch eine schlechte Zeitplanung gefährdet. Oftmals unterschätzt man, wie viel Zeit man für einen bestimmten Vorgang benötigt. Häufig werden auch keine Puffer mit einberechnet, nur um Investoren oder Kunden gegenüber einen vermeintlichen Zeitvorteil zu betonen. Doch immer öfter passiert dann das, was den Flughafen Berlin berühmt-berüchtigt gemacht hat: das Projekt zieht sich in die Länge, die Kosten steigen, und dann leidet der Ruf – all das nur, weil die Zeitplanung vorab völlig unrealistisch war.

Risikomanagement bedeutet aber, sich frühzeitig Gedanken um eine realistische Zeitplanung zu machen. Sammeln Sie anstehende Projekte bspw. in einer Mindmap (https://www.buero-kaizen.de/mindmaps/). Tragen Sie sie dann in Ihrem Jahresplan ein. Schätzen Sie, wenn Sie noch keine genaueren Projektdaten haben, die Länge des Projektes ab und rechnen Sie von vornherein 5–20 Prozent Zeit hinzu. Denn wir benötigen fast immer länger für unsere Arbeit, als wir glauben.

Betrachten Sie außerdem Ihre früheren Zeitpläne und die tatsächlich benötigte Zeit. Wie groß war die Diskrepanz? Rechnen Sie auch diese in Ihre Zeitplanung mit ein. Welche Feiertage, Brückentage, Ferienzeiten, Ausfallzeiten wird es voraussichtlich im kommenden Jahr geben?

Welche Projektüberschneidungen, die ebenfalls für Verzögerungen sorgen könnten? Auch die sollten Sie mit einberechnen.

Wenn Sie später an Ihre Wochenplanung und Tagesplanung (https://www.buero-kaizen.de/wochenplaner/) gehen, haben Sie nun mit der Jahresplanung eine sehr gute Grundlage, die bereits viele Risiken mit einberechnet hat und Ihnen so genügend Puffer für Unerwartetes lässt, ohne dass das Projekt oder seine rechtzeitige Fertigstellung gefährdet werden könnte.

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Die Zeit läuft – aber wie viel realistische Pufferzeit haben Sie eingebaut?

2. Tipp: Arbeitsplatzqualität halten

Ein schwergewichtiger Faktor im Risikomanagement, der leider häufig übersehen wird, ist die Mitarbeiterfluktuation. Es genügt heute nicht mehr, einen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen und zu erwarten, der allein würde schon ausreichen, damit eine Mitarbeiterin nicht schnell wieder das Weite sucht. Hervorragende Mitarbeiter suchen heute nicht nur nach inhaltlichen Herausforderungen. Sie erwarten auch eine bestimmte Arbeitsplatzqualität.

Wenn Sie also das Risiko einer hohen Fluktuation innerhalb Ihres Teams vermeiden wollen, dann sollten Sie ein nachhaltiges Arbeitsplatzmanagement einführen. Befragen Sie dazu Ihre Angestellten: Was wünschen sie sich? Was brauchen sie, um in Ihrem Unternehmen zu bleiben? Anders als viele Unternehmen fürchten, geht es den meisten Angestellten gar nicht um exorbitante Gehälter. Es geht ihnen vielmehr um Wertschätzung, um Unterstützung, um Gestaltungsmöglichkeiten, um Fortbildungsgelegenheiten und um Flexibilität.

#Risikomanagement à la BER? Kann sich niemand leisten! Bauen Sie deshalb noch im kleinsten Unternehmen mit diesen Tipps vor. #BüroKaizen Klick um zu Tweeten

Viele dieser Dinge kosten das Unternehmen keinen Cent mehr oder haben sogar einen sehr hohen ROI. Und sie sind Ausdruck einer modernen Führungskultur, die die Angestellten schätzt und eher auf Augenhöhe sieht als als Untergebene, die nur zu funktionieren haben.

Ein paar Tipps hierzu finden Sie u. a. in „Motivationserhöhung per Einbindung – selbst ist der Mitarbeiter“ (https://www.buero-kaizen.de/motivation-mitarbeiter/) und „Wer vertraut und zutraut beweist Führungsstärke“ (https://www.buero-kaizen.de/fuehrungsstaerke/).

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Wenn sich der Chef gut mit den Angestellten versteht, sorgt das für eine hohe Arbeitsplatzqualität.

3. Tipp: Souveräne Fehlerkultur einführen

Ein sehr wichtiger Teil dieser modernen Führungskultur ist der souveräne Umgang mit Fehlern. Früher war es so, dass ein Mitarbeiter, der einen Fehler gemacht hatte, dafür gemaßregelt und bestraft wurde. Er hatte dann seinen Fehler wiedergutzumachen und sah sich häufig einer verstärkten Überwachung ausgesetzt, die den Druck, der auf seinen Schultern lastete, nur noch verstärkte. Das Risiko, dass sich seine Fehler wiederholen würden, war sehr groß.

Dies aber ist eine Unternehmenskultur, die weder der heutigen Zeit entspricht noch nachhaltige Erfolge vorweisen kann. Denn Mitarbeiter steigern ihre Leistungen nachweislich eher bei positiver Bestärkung als bei negativem Druck. Die Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes hat noch niemanden zu wahren und dauerhaften Höchstleistungen angestachelt. Sie führt viel eher zu Fehlern, zu Verzögerungen, zu Krankheiten und zu freiwilligen Kündigungen.

Als dritten wichtigen Schritt im Risikomanagement sollten Sie daher eine positive Fehlerkultur einführen. Tipps dazu finden Sie unter „Damit der Choleriker nichts mehr zum Ausflippen hat: 3 Tipps inklusive Bonustipp für eine angstfreie Fehlerkultur“ (https://www.buero-kaizen.de/choleriker/) und „Angst hemmt Ideen! Stärken Sie die Motivation Ihrer Mitarbeiter mit einer positiven Fehlerkultur“ (https://www.buero-kaizen.de/angstfreie-fehlerkultur/).

Darauf kommt es an

Kluges Risikomanagement bei der Projektplanung beinhaltet, zunächst die typischen Risiken zu identifizieren. Die sind bei jedem Unternehmen anders gewichtet, da sie u. a. von finanziellen und Mitarbeiter-Ressourcen abhängen, von Lieferzeiten und diversen anderen äußeren Faktoren, auf die Sie keinen Einfluss nehmen können.

Sie unterscheiden sich vor allem in der Gewichtung – die Grundrisiken bleiben immer gleich. Ich rate Ihnen deshalb, mit Ihrer Projektplanung frühzeitig zu beginnen und zuerst die größten Risiken zu herauszuarbeiten, um diese dann gezielt angehen zu können. Aber vergessen Sie die kleinen Risiken nicht, denn die können in ihrer Gesamtheit ein Unternehmen durchaus auch mal zu Fall bringen.

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Bleiben Sie realistisch in Ihrer Zeitplanung – sonst ist das ganze Risikomanagement für die sprichwörtliche Katz'.

Was der Tipp bewirkt

Eine kluge Planung kann leider nie garantieren, dass ein Projekt tatsächlich reibungslos und dem Zeitplan gemäß abgewickelt werden wird. Es gibt immer zahlreiche unvorhersehbare Faktoren, die dem Ganzen einen Strich durch die Rechnung machen können. Doch kann ein sorgfältiges, vorausschauendes und realistisches Risikomanagement dafür sorgen, dass zu den unvorhersehbaren nicht auch noch die vorhersehbaren hinzukommen und – wie beim Flughafen BER – das Projekt bis in alle Ewigkeit hinauszögern.

Extra-Tipp

Wenn Sie sich für Ihre Projektplanung fürs kommende Jahr im Zuge des Risikomanagements nun schon die Faktoren der Projekte der vergangenen Jahre angeschaut haben, dann werden Sie einen Überblick bekommen haben, an welchen Stellen es bislang Verzögerungen und Probleme gab, und inwiefern diese Ihre Projekte und Prozesse beeinträchtigt haben.

Wenn Sie diese Faktoren identifiziert haben, wäre es gut, daraus einige Standards zu entwickeln, die Sie für Ihre künftige Projektplanung als Grundlage nehmen können. Ein Beispiel für Standardisierung im Büro gebe ich Ihnen z. B. hier (https://www.buero-kaizen.de/standardisierung-im-buero/). Zurren Sie diese aber nicht zu eng, um Ihrem Team dennoch eine gewisse Flexibilität zu lassen.

Doch wenn alle Projekte und Prozesse des Unternehmens diesen neuen Standards entsprechend abgewickelt werden, steigert dies die Effizienz und die Verlässlichkeit Ihres Unternehmens. Gerade diese beiden Faktoren sind ja entscheidend für Ihren guten Ruf verantwortlich – und für Ihren Vorteil gegenüber Ihrer Konkurrenz.

Und Sie?

Wenn Ihnen diese Tipps geholfen haben, dann haben Sie vielleicht auch Interesse in anderen Bereichen Risiken zu minimieren, um Ihre Effizienz und Verlässlichkeit zu erhöhen. Sie können dazu ein Intensivseminar für Ihr Unternehmen https://www.buero-kaizen.de/leistungen/intensivseminare/ buchen, in dem wir Ihre Risiken und auf Sie zugeschnittene Lösungsstrategien besprechen können.





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