Reiseplanung leicht gemacht: So planen Sie Ihre Abwesenheit




„Wenn einer eine Reise tut, dann kann er was erzählen”, sagt ein Sprichwort. Viele Büroarbeiter können das bestätigen – sie erzählen von fehlenden Vertretungsregeln und versäumten Übergaben und von dem Berg an Arbeit, der sie bei ihrer Rückkehr an den Arbeitsplatz erwartet.

Das schmälert die Urlaubsfreude und den Erholungseffekt. Doch es geht auch anders. Hier teile ich die besten Erfahrungen aus dem Hause Tempus mit Ihnen:

Reiseplanung starten: Vertreter ansprechen

Bei uns gibt es eine Vertretungsregelung, die für alle sichtbar aushängt. Falls es in Ihrem Unternehmen so einen Plan ebenfalls gibt, finden Sie Ihren Vertreter ganz leicht. Falls es keine solche Regelung gibt, könnten Sie anregen, dass sie geschaffen wird.
Unsere Vertretungsregelung sieht so aus:

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Eine Vertretungsregelung vereinfacht die Reiseplanung. Die vollständige Liste laden Sie mit einem Klick aufs Bild herunter.

Download-Tipp: Die komplette Vertretungsliste von Tempus finden Sie in unserem Downloadcenter. Lassen Sie sich davon inspirieren.

Informieren Sie die Kollegen, die Sie in Ihren jeweiligen Aufgaben vertreten, rechtzeitig über Ihre Abwesenheit; bewährt hat sich ein Vorlauf von zwei Wochen.

Reiseplanung erleichtern: In gute Hände abzugeben

Checklisten für alle wiederkehrenden Aufgaben erleichtern Ihrer Vertretung die Arbeit und helfen, Fehler zu vermeiden.
Legen Sie Checklisten an für

  • Aufgaben, die sich wiederholen
  • Aufgaben, die aus mehreren Schritten bestehen
  • Aufgaben, die sehr komplex sind.

Sie haben noch nie mit Checklisten gearbeitet? Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, sich die vielseitigen Helfer zunutze zu machen. Lesen Sie dazu meinen Artikel Viel zuviel Aufwand? Und erfahren Sie, wie Sie sich mit Checklisten das Arbeitsleben erheblich leichter machen.

Sie können Checklisten auch auf OneNote anlegen und gemeinsam mit Kollegen nutzen.

Kurz-Film-Tipp: Wie Sie mit OneNote Checklisten anlegen.

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Nutzen Sie Checklisten für Ihre Reisevorbereitung.

Extra-Tipp: Stellen Sie im Rahmen Ihrer Reisevorbereitungen eine Checkliste mit notwendigen Übergaben an Ihre Vertretung auf:

  • Ablageregeln hinterlassen: Tipps dazu finden Sie in dem unten angezeigten Download.
  • Kontaktdaten: Alle Ansprechpartner auf einen Blick
  • Liste der anstehenden Termine und offene Vorgänge: Denken Sie an die Spalte für den Erledigungsvermerk.
  • Schlüssel für Räume, Schränke, Tresore bereitlegen.
  • Unterschriftsregelung schriftlich festhalten.
  • Zugänge und Passwörter für E-Mail-Fächer, Dateien und Ordner zusammenstellen.

Download-Tipp: Laden Sie sich Anregungen für Ihre Ablageregeln in kostenlos in unserem Downloadcenter herunter. Damit erleichtern Sie sich nicht nur die Reisevorbereitung, sondern verkürzen die Suchzeiten nach Unterlagen und Dokumenten das ganze Jahr über.

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Ein gut strukturiertes Ablagesystem dient nicht nur der Reisevorbereitung, sondern nützt das ganze Jahr über.

Extra-Tipp: Hinterlassen Sie für Ihren Vertreter, wie Sie im Notfall erreichbar sind. Das beruhigt ihn und Sie. Am besten, Sie legen auch entsprechende Uhrzeiten fest, zum Beispiel von 9 bis 10 Uhr und von 14 bis 15 Uhr. Schalten Sie außerhalb dieser Zeiten Ihr Handy aus, anstatt sich in Erwartung eines „Notanrufs” unbewusst anzuspannen.

Reisevorbereitung: Auch an das Telefon denken

Sie können am Telefon eine Ansage mit der Zeit Ihrer Abwesenheit hinterlassen; mit jedem Anrufbeantworter ist das möglich. Doch das hinterlässt bei Kunden und Geschäftspartnern keinen positiven Eindruck. Ob neue Aufträge oder dringende Reklamationen – Kunden wünschen sich einen direkten Ansprechpartner. Deshalb sollte, wenn irgendwie möglich, Ihre Vertretung für Sie die Anrufe entgegennehmen. Lässt sich das technisch oder organisatorisch nicht gut lösen, bietet sich eine Ansage dieser Art an:

Lieber Anrufer, vom … bis… (hier die Daten nennen) bin ich nicht persönlich erreichbar. Hinterlassen Sie gern eine Nachricht für meine Vertretung (hier den Namen eintragen), sie / er wird sich direkt um Ihr Anliegen kümmern.

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Bei der Reisevorbereitung auch an den Telefonservice denken.

Mehr Tipps für effizientes Telefonieren finden Sie in meinem Artikel Kein Fräulein vom Amt, trotzdem charmant.

Und Sie?

Wie gestalten Sie Ihre Reisevorbereitung? Berichten Sie mir davon per E-Mail oder im Kommentarfeld unter diesem Beitrag, ich freue mich darauf.



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