Outlook Regeln – Wie stelle ich diese richtig ein und was nutzen sie mit konkret?

3. April 2020

1. Einfachste und gängigste Regel: Verschieben eines Elements
2. Verwenden des Regel-Assistenten
3. Löschen einer Regel
4. Video Büro-Kaizen digital: Top 7 Outlook Tipps und Tricks

Jeder kennt diesen Anblick: Kaum war man einen Tag lang nicht im Büro, quillt das E-Mailpostfach förmlich über. Nicht selten kommen innerhalb eines Tages E-Mails im dreistelligen Bereich zusammen. Mühsam arbeitet man sich dann durch diesen Berg, um am Ende festzustellen, dass ein Großteil der Nachrichten entweder unwichtig war oder man selbst gar nicht direkt betroffen war. Meist versteckt sich ganz unten dann noch eine unglaublich wichtige Mail, die sofort bearbeitet werden muss und Sie haben wertvolle Zeit mit dem Ordnen Ihres Postfachs verbraucht.

So muss es aber nicht sein, denn: Outlook biete eine clevere Lösung zum gezielten Sortieren und Filtern von E-Mails. Durch vorformulierte aber auch individuell anpassbare Regeln, kann das Postfach nach den eigenen Bedürfnissen gestaltet werden. So bleibt die Übersichtlichkeit stets erhalten und unwichtige E-Mails werden gleich aussortiert. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass wichtige Abläufe priorisiert behandelt werden. Wie Sie Ihr Postfach Schritt für Schritt richtig einstellen und die Outlook Regeln erstellen, erklären wir Ihnen im Folgenden.

Einfachste und gängigste Regel: Verschieben eines Elements

Mit Hilfe von Outlook Regeln können Sie E-Mails automatisch verschieben, kennzeichnen oder sogar auf sie antworten. Natürlich gibt es noch zahlreiche weitere Regeln, wie das Wiedergeben von speziellen Sounds oder Benachrichtigungen – aber dazu später mehr.

Die am häufigsten verwendete Regel verschiebt ein Element eines bestimmten Absenders oder mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen anderen Ordner. Diese Regel kann direkt aus einer Nachricht heraus erstellt werden, die Sie bereits erhalten haben. Das ist in der Hinsicht praktisch, da Ihnen zu diesem Zeitpunkt ein echtes Beispiel vorliegt, welches die Alltagssituation optimal abbildet. Zudem fällt den meisten Menschen erst beim Betrachten einer Mail auf, dass man hier eine Regel verwenden könnte und welche dafür geeignet wäre.

Wie Sie die Regel zum Verschieben von Elementen einstellen, erklären wir Ihnen hier Schritt für Schritt:

Step 1: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Nachricht in einem Ihrer Ordner, für die Sie eine Regel aufstellen möchten. Wählen Sie Regeln aus.

outlook-regeln-regel-anlegen
Um für eine bestimmte Nachricht eine Regel festzulegen: Rechtsklick darauf und Regeln auswählen.

Step 2: Wählen Sie eine der Optionen aus. Automatisch schlägt Ihnen Outlook vor, eine Regel basierend auf dem Absender oder dem Empfänger zu erstellen. Möchten Sie aber eine andere Regel erstellen, so wählen Sie Regel erstellen aus.

Step 3: Wählen Sie im nun geöffneten Dialogfeld Regel erstellen eines oder mehrere der Kontrollkästchen aus.

outlook-regeln-bedingungen-auswaehlen
In diesem Dialogfeld wählen Sie oben die Bedingungen, die für das Kommando unten gelten sollen.


Step 4:
Im Abschnitt Folgendes ausführen können Sie eine Aktion einstellen. Möchten Sie die Nachricht verschieben lassen, dann aktivieren Sie das Kontrollkästchen Element in Ordner verschieben und wählen Sie dann den Ordner im eingeblendeten Dialogfeld über Ordner auswählen aus. Zum Schluss bestätigen Sie zweimal mit OK.

outlook-regeln-ordner-auswaehlen
Hier können Sie den Ordner auswählen, in den in Zukunft die E-Mails verschoben werden, die Ihre angegebenen Kriterien erfüllen.

Hinweis: Wollen Sie die Regel auch für die bereits empfangene Nachricht anwenden, dann aktivieren Sie das Kontrollkästchen im Bestätigungsdialogfeld und klicken Sie anschließend erst auf OK.

Verwenden des Regel-Assistenten

Im Grunde genommen gibt es drei Arten von Regeln, die Sie mit Hilfe des Assistenten erstellen könne.

  • Regeln für den Überblick: Nachrichten filtern, ablegen und nachverfolgen
  • Regeln für wichtige Mails: Benachrichtigung bei Erhalt einer E-Mail, die bestimmte Kriterien erfüllt
  • Benutzerdefinierte Regeln: individuelle Regeln ohne Vorlage

Sie können nach Belieben Regeln anpassen und festlegen. Wie das mit Hilfe des Regel-Assistenten funktioniert, erklären wir Ihnen im Folgenden:

Step 1: Gehen Sie unter Datei auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Nun öffnet sich das Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen.
Step 2: Wählen Sie unter der Registerkarte E-Mail die Option Neu aus.
Step 3: Wählen Sie eine der Vorlagen aus Schritt 1 aus. Möchten Sie mit einer leeren Regel beginnen, so wählen Sie Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden oder Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden aus.
Step 4: Klicken Sie im Feld Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf unterstrichene Optionen, um diese festzulegen.
Step 5: Gehen Sie auf Weiter.

Beispiel: In Schritt 1 haben Sie Nachrichten von einer anderen Person für die Nachverfolgung markiert, dann klicken Sie nun auf Personen oder öffentliche Gruppe, um die Nachrichten der Absender auszuwählen, die gekennzeichnet werden sollen. Zum Schluss klicken Sie auf Jetzt nachverfolgen und wählen eine gewünschte Kennzeichnung und einen Nachverfolgungstermin aus.

Auf der zweiten Seite des Regel-Assistenten können Sie zusätzliche Bedingungen ergänzen. Zum Beispiel können Nachrichten einer bestimmten Person ausgewählt werden, die zudem vorgegebene Wörter im Betreff enthalten.

Step 1: Im Feld Schritt 1: Bedingung(en) auswählen können Sie mehrere zusätzliche Bedingungen auswählen, indem Sie die Kontrollkästchen dazu aktivieren.
Step 2: Klicken Sie im Bereich Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf die unterstrichenen Bedingungen, die Sie eben hinzugefügt haben und dann auf Weiter.

Auf der dritten Seite des Regel-Assistenten können Sie weitere Aktionen auswählen, wie zum Beispiel die Kennzeichnung einer Nachricht zur Nachverfolgung.

Step 1: Im Feld Schritt 1: Bedingung(en) auswählen können Sie mehrere zusätzliche Aktionen auswählen, indem Sie die Kontrollkästchen dazu aktivieren.
Step 2: Klicken Sie im Bereich Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf die unterstrichenen Aktionen, die Sie eben hinzugefügt haben und dann auf Weiter.

Seite vier des Regel-Assistenten ist für die Ausnahmen zuständig. Zum Beispiel können Sie die Nachverfolgung für Nachrichten mit der Priorität hoch ausschließen.

Step 1: Im Feld Schritt 1: Bedingung(en) auswählen können Sie mehrere Ausnahmen für Ihre Regel auswählen, indem Sie die Kontrollkästchen dazu aktivieren.
Step 2: Klicken Sie im Bereich Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf die unterstrichenen Ausnahmen, die Sie eben hinzugefügt haben und dann auf Weiter.

Nun befinden Sie sich auf der letzten Seite des Regel-Assistenten. Hier gehen Sie wie folgt vor:

Step 1: Bennen Sie die von Ihnen aufgestellte Regel.
Step 2: Möchten Sie diese Regel auch auf Nachrichten anwenden, die bereits in Ihrem Posteingang sind, dann aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im „Posteingang“ befinden.
Step 3: Normalerweise ist im Feld Diese Regel aktivieren immer ein Haken gesetzt. Möchten Sie die Regel aber erst zu einem späteren Zeitpunkt aktivieren, nehmen Sie den Haken heraus.
Step 4: Klicken Sie Fertig stellen, um die Regel zu speichern und ggfs. zu aktivieren.

Löschen einer Regel

Falls Sie eine Regel wieder löschen möchten, funktioniert das ganz einfach folgendermaßen:

Step 1:
Klicken Sie auf Datei und wählen Sie Regeln und Benachrichtigungen verwalten aus.
Step 2: Im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen wählen Sie unter der Registerkarte E-Mail-Regeln die Regel aus, die Sie löschen möchten.
Step 3: Anschließend gehen Sie auf Löschen und bestätigen mit OK.

Video Büro-Kaizen digital

Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)



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