Mit nur einer Regel: Gut sortiert im Homeoffice



Hand aufs Herz: Wissen Sie auf Anhieb, wo Ihre Versicherungsunterlagen vom letzten Jahr oder die Bedienungsanleitung für den Drucker stecken? Was am Firmenarbeitsplatz selbstverständlich erscheint, ist im Homeoffice noch lange nicht alltäglich. Dabei können Sie im privaten und im geschäftlichen Homeoffice schon mit einer einzigen Regel viel Zeit gewinnen:

„Was zusammengehört, wird zusammen abgelegt.“ Es ist immer wieder erstaunlich, welche Auswirkungen diese eine Veränderung hat. Vorausgesetzt natürlich, Sie wenden sie konsequent an.

1. Gut versichert und gut geordnet

Eine sorgfältige Ablage der Versicherungsunterlagen ist nicht erst dann sinnvoll, wenn ein Schaden eintritt und Sie die Versicherung kontaktieren müssen. Mit dem Überblick über Laufzeiten und Zahlungsfristen können Sie außerdem einiges an Geld sparen. Deshalb empfehle ich Ihnen, jeweils einen Ordner für die privaten und für die geschäftlichen Versicherungen anzulegen. Auch hier gilt wieder die Regel von der Zusammengehörigkeit: Aller Unterlagen für eine Versicherungsart gehören zueinander.

Besorgen Sie sich Registerblätter und beschriften Sie diese jeweils mit der Versicherungsart, zum Beispiel „Unfallversicherung“ oder „Private Haftpflicht“. Hinter dem jeweiligen Registerblatt liegen die zugehörigen Versicherungsunterlagen, die aktuellen obenauf.

Legen Sie als Deckblatt außerdem eine Übersicht an, aus der mit einem Blick die wichtigsten Angaben hervorgehen:

  • Versicherungsart
  • Versicherungsnummern
  • Ansprechpartner
  • Termine
  • Versicherungssumme
  • Prämie (Höhe, Fälligkeit)
  • Laufzeit

Tipp: Archivieren Sie abgelaufene Versicherungsunterlagen in einem extra Ordner.

Regel Nummer eins ist Ordnung
Regel Nummer eins lautet gut geordnet sein.

2. Unterlagen für Geräte: Wo ist die Rechnung hin?

Rechnung, Garantiekarte und Bedienungsanleitung für jedes Gerät können Sie gemeinsam in einem Ordner sammeln. Klarsichthüllen eignen sich gut, um die verschiedenen Papiere aufzubewahren. Getreu der Regel, dass Gleiches zueinander gehört, bekommen die Unterlagen für jedes Gerät eine eigene Hülle.

Für den Ordner können Sie ein Inhaltsverzeichnis erstellen, so finden Sie spielend leicht die Unterlagen für jedes Gerät. Steht ein Anruf beim Kundendienst oder eine Reparatur an, entfallen durch diese einfache Regel überflüssige Suchzeiten.

Tipp: Für geschäftlich genutzte Geräte empfehle ich Ihnen einen gesonderten Ordner. Legen Sie hier auch eine Kopie der jeweiligen Rechnung ab, das Original hat seinen Platz in der Buchhaltung.

3. Das Bücherregal: Was gehört zusammen?

Duden, Wirtschaftsrecht für Selbstständige, PC-Ratgeber und Tipps für gelingende Vertragsverhandlungen: Trotz vielfältiger digitaler Informationen sind Sachbücher aus dem Homeoffice nicht wegzudenken. Nutzen können sie allerdings nur, wenn sie gut sortiert und griffbereit im Regal platziert sind. Auch hier hilft die Regel von der Zusammengehörigkeit: Ordnen Sie die Bücher thematisch zueinander. Also alle Bände des Dudens und andere Wörterbücher, alle Bücher mit Steuertipps und alle Ratgeber zum Zeitmanagement stehen jeweils beieinander.

In den Regalfächern ist noch Luft? Umso besser, dann ist Platz für neue Literatur.

Feste Abläufe zur Regel machen
Regel für die Zusammengehörigkeit aufstellen.

Tipp: Prüfen Sie die Sachbücher auf Aktualität, denn es gibt einige, die schon nach wenigen Jahren überholt sind. Überlegen Sie, ob diese Ihnen noch nützen.

Trennen Sie sich regelmäßig von veralteten Informationsmaterialien. Das spart Platz und Suchzeiten im #Homeoffice. Jürgen Kurz Klick um zu Tweeten

3. Zeitschriften: Stapelweise Lesestoff

Zeitschriften sind prima: Sie informieren, unterhalten und inspirieren. Bewahren Sie gelesene Zeitschriften gern zum Nachschlagen auf? Dann empfehle ich Ihnen, in einem Regalfach einen Zeitschriftenstapel anzulegen. Erreicht der Stapel die Höhe des oberen Regalbretts, nehmen Sie einfach die unteren Zeitschriften heraus und werfen sie weg. Was Sie lange nicht mehr nachgelesen haben, werden Sie sicher auch in Zukunft nicht vermissen. Diese Regel hilft natürlich nur, wenn sie keinen zweiten Stapel anlegen.

Tipp: Markieren Sie interessante Artikel mit farbigen Klebezetteln, auf denen Sie jeweils ein Stichwort zum Inhalt notieren. Innerhalb des Artikels können Sie mit Textmarker die wichtigsten Stellen markieren. So finden Sie bei Bedarf alles Wichtige schnell wieder.

Als erste Regel gilt Ordnung
Eine wichtige Regel ist, den Lesestoff zu sortieren.

Erfahrungsgemäß braucht es einige Übung, bis eine neue Regel in Fleisch und Blut übergegangen ist. Deshalb ist es wichtig, dass Sie die Regel der Zusammengehörigkeit konsequent einhalten.

Der Lohn dafür ist beträchtlich: Die Zeit für das Suchen von Unterlagen oder Büchern entfällt, stattdessen können Sie Ihr jeweiliges Vorhaben zügig voranbringen.

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