Regalbeschriftung, Kanban, Sichtbuch: So schaffen Sie eine effiziente Vorratshaltung im Büro



Eine Mitarbeiterin erzählte mir vor kurzem, dass sie in ihren kleinen Supermarkt ging, um sich ein ganz bestimmtes Olivenöl zu kaufen. Doch es war nicht da – stattdessen gähnte dort schon seit vier Wochen eine Lücke. Als sie nachfragte, sagte der Betreiber: „Ach, DAS stand da! Wir haben uns schon die ganze Zeit gefragt, was wir eigentlich nachbestellen müssten!“
Denn es gab weder ein vernünftiges Warenwirtschaftssystem noch eine Regalbeschriftung. Irgendwer hatte irgendwann einmal irgendetwas bestellt und dann wieder vergessen.
Nun denken Sie, ein Supermarkt hat unzählige Artikel, und das Sortiment verändert sich oft – das ist in meinem Büro und Lager doch ganz anders! Aber ist es das wirklich?

Was ist das Problem

Die meisten Supermärkte arbeiten heute mit einem elektronischen Warenwirtschaftssystem, das die Übersicht über den Bestand stark vereinfacht hat. Bei vielen Lagern und Büros ist das nicht der Fall. Dort verwaltet häufig eine Person den Bestand und bestellt dann nach, wenn etwas fehlt.
Doch selbst diese Person verliert manchmal den Überblick. Sie kann schnell in die Situation des Supermarktbetreibers geraten: Was hat denn da mal gelegen? Wer erinnert sich vielleicht daran? Brauchen wir dafür nicht mal Nachschub? Welche Bestellnummer hatte es? Wo hatten wir das überhaupt her?
So geht die Zeit mit Rätseln und Suchen nach den Unterlagen ins Land. Und insgeheim hoffen Sie, dass niemand die Lücke bemerkt, bis dann doch eines Tages ausgerechnet die Chefin ganz dringend etwas benötigt, es nicht findet und es auch nicht so schnell nachbestellbar ist.
Effizient ist das sicher nicht. Und wenn ich mir anschaue, dass Angestellte 13 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Suchen (https://www.buero-kaizen.de/presse/studienergebnisse/) verbringen, dann weiß ich auch warum. 13 Prozent – das ist im Durchschnitt etwas über eine Stunde pro Tag. Eine Stunde! Und wie viel Zeit der Supermarktbetreiber und seine Angestellten damit verbracht haben, grübelnd vor dem Regal zu stehen, Kataloge zu wälzen und zu überlegen, was mal in der Lücke stand – ich möchte es mir nicht ausrechnen

regalbeschriftung-ist-auch-bei-buechern-wichtig
Auch in einem Regal mit Büchern zum Ausleihen kann es schnell Durcheinander geben, wenn dahinter kein System steckt.

So funktioniert es

Um diese eine Stunde pro Tag einsparen zu können, um Ihre Nerven zu schonen und Ihre Arbeit leichter und effizienter zu machen, ist es hilfreich, diesem Teil Ihrer Arbeit ein System zu geben. Und das ist weit weniger kompliziert als es sich anhört.
Überlegen Sie zunächst, was und wo Sie am häufigsten suchen. In den meisten Unternehmen gibt es dafür drei ganz typische Bereiche, für die ich Ihnen jetzt ein paar Tipps geben möchte. Und die reichen von der Regalbeschriftung bis zu einem ganz speziellen Büro-Kaizen®-Trick.

1. Tipp:

Ob Sie ein großes Warenlager oder nur einen Schrank mit Vorräten an Büromaterial für die Kollegen haben – bei beiden kann es dazu kommen, dass irgendjemand dringend etwas benötigt. Doch ausgerechnet das fehlt schon seit Monaten und niemand weiß, wo man das nachbestellen kann.

Ideal wäre aber, dass bei beiden, Warenlager und Büroschrank, eine Ordnung herrscht, in der die Dinge sinnvoll angeordnet sind und sich deshalb schnell finden lassen (vorausgesetzt, sie sind vorhanden). Eine solche Ordnung bedeutet, dass jede Ware, alle Bürogegenstände ihren festen Platz haben. Schreibblöcke sollten nie mal ganz oben, mal irgendwo weiter unten liegen, sondern immer an derselben Stelle. Sie sollten eher mit den Haftnotizen zusammenliegen als mit Lochern oder Textmarkern – wer nach Blöcken sucht, schaut bei den Blöcken, nicht bei Stiften oder Geräten.

„Muss ich mal nachbestellen“ ist ab sofort Vergangenheit! Effiziente Vorratshaltung im Büro mit Regalbeschriftung, Kanban & Co. #BüroKaizen Klick um zu Tweeten

Nun kommt es immer wieder vor, dass diejenige Person, die diese Dinge verwaltet, Urlaub macht, krank wird oder die Stelle wechselt. Um dadurch entstehendes Chaos zu verhindern, ist es hilfreich, wie im weiter oben erwähnten Supermarkt eine Regalbeschriftung einzuführen. So kann die Vertretung das System gleich übernehmen, und alle anderen finden sich auch weiterhin zurecht.

Viel Platz ist an den Brettern meist nicht. Deshalb sollten Sie sich auf die nötigsten Informationen beschränken. Da könnte dann am Regal z. B. „Mappei-Mappen“ (https://www.buero-kaizen.de/mappei-system/), „Blöcke A4 liniert“, „Haftnotizen gelb“ und dazu ein Symbol für quadratisch oder rechteckig, „Heftklammern No.10“, „Heftstreifen grün“ und Ähnliches stehen.

2. Tipp:

Neben der Regalbeschriftung ist es für einen effizienten Büroalltag wichtig, dass Sie für Ihre Vorräte auch ein systematisiertes Bestellwesen einführen. Denn was nützt Ihnen die schöne Beschriftung, wenn Sie bei der letzten Bestellung die speziellen Blöcke für die Chefin oder den großen Locher für Bernd aus der Buchhaltung zu bestellen vergessen haben?

Legen Sie sich, je nach Firmengröße, einen Tag im Kalender für die Bestellungen fest. Bis zu diesem Tag sollten alle Angestellten ihre Bestellwünsche bei Ihnen abgegeben haben. Wer das nicht rechtzeitig getan hat, muss dann bis zur nächsten Bestellung warten. Wie diese Bestellwünsche abgegeben werden, sollten Sie vorab entscheiden. Wenn es Sie zu sehr stört, dass alle naselang jemand vor Ihrem Schreibtisch steht und Ihnen seine Bestellung diktieren möchte, bereiten Sie ein Bestellformular vor (z. B. in OneNote https://www.buero-kaizen.de/onenote-vorlagen/) oder lassen Sie sich die Bestellung digital, per E-Mail oder über OneNote (https://www.buero-kaizen.de/onenote-im-team/) schicken.

Gehen Sie nun systematisch Ihre Vorräte durch und notieren Sie sich, was außerdem Nachschub gebrauchen kann – wenn es Lücken gibt, sagt Ihnen ja Ihre neue Regalbeschriftung, was dort bisher gelegen hat.

kanban-karten-statt-barcode-system
Kanban-Karten statt Barcode-System – für kleinere Unternehmen die perfekte Hilfe im Bestellsystem.

3. Tipp:

Um das Bestellwesen zu systematisieren, und wenn Sie kein Barcode-gestütztes Scannersystem haben, um Ihren Bestand zu kontrollieren, können Ihnen zwei Dinge gute Dienste leisten.
Für die Bestandskontrolle haben sich im Büro-Kaizen® die Kanban-Karten als hervorragende Hilfe erwiesen. Ich habe Ihnen hier (https://www.buero-kaizen.de/download/kanban-karten-praxisbeispiel-werbematerial/) eine Vorlage als Beispiel zum Download bereitgestellt. Legen Sie diese Kanban-Karten überall dort ab, wo bei Bedarf etwas nachbestellt werden muss. Wenn also nur noch drei Konferenz-Schreibblöcke übrig sind, sollte die Karte zum Vorschein kommen. Oder auch, wenn der vorletzte Tacker aus dem Schrank genommen wurde.
Wenn Sie nun einen Überblick haben, was für die nächste Bestellung benötigt wird, zahlt es sich in Sachen Effizienz sehr aus, wenn Sie passende Bestellformulare vorrätig haben oder sie per Lesezeichen in Ihrem Browser schnell aufrufen können. Wenn Sie sich dann auch noch die Suche nach den richtigen Bestellnummern ersparen möchten, legen Sie sich frühzeitig entweder eine Excel-Datei oder ein Sichtbuch (https://www.buero-kaizen.de/problemloeser/) an, wo Sie sämtliche nötigen Details für Ihre Bestellungen sammeln. Dazu gehören die Bestellnummern, die korrekten Bezeichnungen, weitere Details wie Farben, Größen und Mengen, und natürlich auch die Firmen, bei denen Sie bestellen. Notieren Sie sich dort immer auch eine Rufnummer für den Service, falls Sie zu einem der Produkte Fragen haben sollten oder Tipps zu einem neuen Produkt benötigen.

Darauf kommt es an

Drei Dinge sind nötig, damit dieses System auch wirklich funktioniert – damit alle Bestände genügend bevorratet sind und damit auch Urlaubsvertretungen gut mit dem System klarkommen:

  • Konsequenz: bleiben Sie dran bei diesem System; lassen Sie mal fünfe gerade sein oder verschieben Sie die Regalbeschriftung auf einen Tag, an dem Sie etwas mehr Ruhe haben, kommen schnell Lücken ins System, die es wieder ineffizient machen.
  • Verständlichkeit: Halten Sie das System einfach und übersichtlich, damit alle, die sich damit nicht auskennen, es schnell verstehen und bei einer Erkrankung kurzfristig einspringen oder auch langfristig ohne Sie klarkommen können.
  • Kommunizieren: Erklären Sie allen das System und kommunizieren Sie die Regeln, damit alle Bescheid wissen und sich und Ihnen nicht doppelte Arbeit machen, wenn sie dann doch wieder das alte (Nicht-) System nutzen.

kanban-prinzip-im-buero-ebook

Was der Tipp bewirkt

Ein gut durchorganisierter, mit System geordneter und mit Regalbeschriftung versehener Bestand im Lager oder auch im Schrank für Büromaterial mag am Anfang etwas Zeit kosten. Bis das System steht, bis alle es verinnerlicht haben und sich an die Bestell- und Ordnungsregeln halten, kann es noch zu erhöhten Arbeitszeiten oder Verzögerungen bei den Bestellungen kommen. Das ist bei neuen Systemen und neuen Regeln ja immer so.

Doch ist das System erst einmal eingeführt, ist dies wieder ein Faktor, den Sie aus Ihrem ständig arbeitenden Gehirn weitgehend verbannen können – denn es ist ein System, das fast wie von selbst läuft. Es erspart Ihnen und allen anderen die lange Suche nach Materialien, nach Bestellnummern, nach Bestelladressen. Nun wird niemand mehr eine ganze Stunde pro Tag oder fünf Stunden pro Woche damit verschwenden, nach neuen Haftnotizen oder Mappei-Mappen zu suchen. Die Zeit kann endlich wieder für konzentrierte und produktive Arbeiten genutzt werden. Gleichzeitig sind alle entspannter, denn sie wissen: es läuft.

one-minute-lesson-hilft-beim-bedienen-der-spuelmaschine
Wer behauptet, das Bedienen der Spülmaschine sei eine Wissenschaft für sich, dem kann mit einer One-Minute-Lesson abgeholfen werden.

Extra-Tipp

Wenn Sie eine Büroküche haben, in der das Unternehmen Getränke, Obst und Snacks für Sie bereitstellt, kennen Sie bestimmt die Vorfreude auf eine Tasse Kaffee nach einem langen, schwierigen Kundengespräch. Und sicher auch den Frust, wenn wieder kein Kaffee da ist oder die Tassen nicht zu finden sind.
Auch da können Sie ein System einführen, das Ihre Nerven schont und auch die der anderen, denen es ja meist nicht anders geht als Ihnen. One-Minute-Lessons (https://www.buero-kaizen.de/effektives-lernen/) helfen denen, die gerne mal behaupten, sie könnten die Spülmaschine nicht bedienen. Regalbeschriftung hilft denen, die die Spülmaschine ausräumen, alles wieder an seinen Platz zu legen. Und Kanban-Karten helfen dabei, frühzeitig genügend Kaffee, Milch oder andere Dinge zu besorgen.

Und Sie?

Ob Regalbeschriftung, Kanban oder andere Tricks – ein effizientes Büro ist immer eine Frage der Organisation. Wenn Ihnen diese Tipps noch nicht genügen, dann machen Sie doch mal unseren Selbsttest (http://www.buero-kaizen.de/endlichdigital/schnelltest/) mit, um zu sehen, an welchen Stellen Sie noch etwas verbessern können.





Schlagwörter:


Das könnte Sie auch interessieren...

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.