Qualitätssicherung mit Protokollen: Aufschreiben – Umsetzen – Fertig!



Endlich ist die Besprechung beendet und jeder Mitarbeiter kehrt an seinen Platz zurück. Sie sind zufrieden, denn alles scheint klar geregelt zu sein. Oder doch nicht?

Wenn am nächsten Tag das Telefon klingelt und wieder nicht klar ist, welcher Mitarbeiter für einen bestimmten Kunden zuständig ist – spätestens dann erkennen Sie, dass etwas schief gelaufen ist. Die Qualitätssicherung Ihrer Besprechung hat nicht funktioniert. Oder, anders ausgedrückt: Mit Protokoll wäre das nicht passiert.

Mit einem Sofort-Protokoll während der Besprechung vermeiden Sie Unklarheiten Klick um zu Tweeten

Mit einem Sofort-Protokoll während der Besprechung vermeiden Sie Unklarheiten.
Sie nehmen sich vor: Mit diesen Unklarheiten ist jetzt Schluss! Künftig werden Sie Besprechungen leiten, die wirklich Erfolg haben.

Mitschreiben: Anmerkungen notieren

Notieren Sie die Anmerkungen zu jedem Tagesordnungspunkt. Wenn Sie dafür einen Computer einsetzen, können Sie die Mitschrift auf die Wand projizieren. So haben die Mitarbeiter den Verlauf des Gesprächs vor Augen.

Qualitätssicherung durch Sofortprotokoll
Notieren Sie besprochene Punkte direkt auf am Laptop in einem Sofot-Protokoll. So sparen Sie Zeit und sind effektiver.

Festhalten: Das Sofort-Protokoll

Beschlüsse und Aufgaben notieren Sie noch während der Besprechung. Nutzen Sie dafür auch unsere Vorlage für ein Sofort-Protokoll. Drei Punkte sind hier enthalten:

1. Wer ist zuständig?

Wird die Aufgabe an einzelne Kollegen oder an ein Team übergeben? Wer ist bei einer Teamarbeit der Ansprechpartner? Falls abwesende Kollegen zu informieren sind: Wer übernimmt das?

2. Was ist zu tun?

Die Aufgabe wird möglichst genau beschrieben, denn das vermeidet Missverständnisse. Bestehen noch offene Fragen zur Aufgabenstellung? Dann sollte notiert werden, wer sich um die Klärung kümmert.

3. Wann ist die Aufgabe erledigt?

Mit der Vorgabe eines Termins ist die Qualitätskontrolle gesichert. Bei länger währenden Aufgaben vereinbaren Sie mit den zuständigen Kollegen Zwischentermine. Doch wie stellen Sie sicher, dass alle an einem Strang ziehen?

Motivation: So sag ich’s meinem Team

Holen Sie die Bestätigung der Teilnehmer ein. Erst wenn alle mit der Formulierung der jeweiligen Aufgabe oder des angestrebten Ziels einverstanden sind, gehen Sie zum nächsten Punkt über. So fühlt sich niemand übergangen und Missverständnisse sind ausgeschlossen. Zur Qualitätssicherung gehört auch, dass alle Mitarbeiter sich in die Absprachen eingebunden fühlen.
Sie haben Sorge, dass die Diskussionen ausufern? Das lässt sich mit einfachen Mitteln verhindern.

Besprechungen zeitbewusst gestalten

Gerade wenn brennende Themen angesprochen werden, kann sich die Diskussion länger hinziehen. Aber ist das auch produktiv? Oftmals leider nicht, denn während einige Teilnehmer lange Monologe halten, kommen andere nicht zu Wort. Mit meinem Besprechungs-Tipp umgehen Sie solche Situationen:

Legen Sie gemeinsam mit den Teilnehmern eine Redezeit fest, zum Beispiel drei Minuten. Ein Teilnehmer schaut auf die Uhr und gibt ein Zeichen, wenn die Redezeit um ist.
Manche Teams machen auch gute Erfahrungen mit dem Einsatz einer Sanduhr oder dem Klingeln eines Kurzzeitweckers. Ganz Mutige verwenden eine Trillerpfeife.

Extra-Tipp 1:

Besprechen Sie nur die vorgesehenen Themen. Neu aufgetauchte Themen werden extra erfasst.

Neue Themen können Sie auf einem extra Blatt notieren zur Qualitätssicherung. So geht nichts verloren.
Neue Themen können Sie auf einem extra Blatt notieren zur Qualitätssicherung. So geht nichts verloren.

Extra-Liste für Extra-Themen

Gerade bei größeren Gesprächsrunden können Fragen oder Anliegen auftauchen, die im Besprechungsplan nicht vorgesehen waren. Der Grund kann sein, dass die Fristen dafür länger sind oder dass sich die Frage gerade erst ergeben hat. Dann notieren Sie das Thema auf einer gesonderten Liste. Dieses Vorgehen hat gleich mehrere Vorteile: Der Kollege, der das Thema angesprochen hat, fühlt sich ernst genommen. Und das Thema selbst geht nicht verloren. Es ist ja möglich, dass gerade diese Frage oder Anregung entscheidend zur Qualitätssicherung einer bestimmten Aufgabe beiträgt.

Extra-Tipp 2:

Zur Qualitätssicherung von Teambesprechungen trägt auch eine sorgfältige Vorbereitung der Tagesordnungspunkte bei.

Und Sie?

Haben Sie einen Tipp für die Qualitätssicherung bei Besprechungen? Dann erzählen Sie uns davon im Kommentarteil unter diesem Artikel.

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