Pufferzeiten: die Terminchaos-Prophylaxe



Pufferzeiten, das ist nur was für die anderen? Sie haben dafür gar keine Zeit? Stopp! Dann ist dieses Thema genau das Richtige für Sie! Wer keine Kapazitäten für Pufferzeiten hat, hat enorm viel Potenzial, seinen Arbeitstag zu entzerren. Und damit nicht nur Stress abzubauen, sondern auch wesentlich effizienter zu arbeiten. Ich sage Ihnen, was Sie dafür tun müssen.

Pufferzeiten sparen Zeit
Am Ende sparen Pufferzeiten enorm viel Zeit!

Was ist das Problem

Wer keine Pufferzeiten einplant, wird früher oder später ein echtes Problem bekommen – nicht, ob das so ist, sondern lediglich wann, ist hier die Frage. Denn die kleinen Zeitpuffer sind quasi der doppelte Boden unter unserem Netz, der uns auffängt, wenn die Zeitplanung mal wieder völlig aus dem Ruder läuft. Und das tut sie öfter, als die meisten Menschen denken. Betrachten Sie doch einfach kurz Ihren Alltag. Wie oft mussten Sie in den vergangenen vier Wochen Projekte umschmeißen, weil diese nicht rechtzeitig fertig wurden? Wie oft mussten Aufgaben im Team anders verteilt werden, weil der Zuständige krank war und es nicht mehr rechtzeitig geschafft hat? Und wie oft standen unzufriedene Kunden vor Ihnen oder beschwerten sich am Telefon oder per Mail, weil ihre Rückfragen gar nicht oder viel zu spät beantwortet wurden? Wenn Sie diese vermeintlichen Ausnah-men nun nicht an einer Hand abzählen können, sollten Sie unbedingt weiterlesen. Denn für all diese Situationen gibt es ein einfaches Hilfsmittel, das enorm viel Frust und Verzug verhindern kann: Pufferzeiten!

Pufferzeiten sind Chaoskiller
Pufferzeiten sind Chaoskiller!

So funktioniert es

Machen Sie sich bewusst, dass ein Tagesplan keine lückenlose Aneinanderreihung von Aufgaben sein darf und auch nicht sein kann. Jede Aufgabe, jeder Termin, jedes Projekt, kurzum: Alle Arbeitsschritte brauchen gewisse Puffer. Denn unvorhergesehen Änderungen, Verzögerungen und Neuausrichtungen kommen von ganz alleine. Mit eingeplanten Pufferzeiten von etwa 40 bis 50 % pro Aufgabe sind Sie künftig bestens
darauf vorbereitet und wirken dem Chaos von Beginn an entgegen.

Pufferzeiten leisten Beihilfe zur Effizienz auf allen Ebenen! Klick um zu Tweeten

Tipp 1: Pufferzeiten im Tagesplan einbauen

Eine realistische Tagesplanung lässt Freiräume von mindestens 40 Prozent, besser sind sogar 50 Prozent. Sie sollten also nur rund die Hälfte Ihrer Arbeitszeit konkret verplanen. Wenn Sie besonders umfangreiche Projekte mit vielen Beteiligten, also auch vielen
möglichen Rückfragen und Verzögerungen haben, sollten Sie aus der 60:40-Regel eine 50:50-Regel machen und die Hälfte Ihrer Zeit als Pufferzeit frei halten. Weitere Impulse für einen optimierten Tagesplan finden Sie in diesem Artikel.

Tipp 2: ein Kalender für alles

Die beste Zeitplanung bringt nichts, wenn Sie sie nicht finden. Nutzen Sie daher, sowohl für Aufgaben als auch für Pufferzeiten, einen einzigen Kalender. Die Realität sieht leider bei vielen anders aus: Hier existieren neben klassischen Papierkalendern, Timer an der Wand und in Outlook. Nicht selten kommt es so zu einem verwirrenden Terminchaos und vor allem zu doppelt verplanten Zeiten. Wenn Ihr Kalenderbuch für Montag 08:30 Uhr Ablage eingetragen hat, Ihr Outlook dort aber eine Besprechung anzeigt, haben Sie am Montagmorgen ein gravierendes Problem. Eingeplante Pufferzeiten könnten dieses abfangen. Wenn Sie zusätzlich auf einen einzigen Kalender setzen, zeigen Sie solchen Überschneidungen gleich die rote Karte. Entscheiden Sie sich gerne für Ihr favorisiertes Kalendermodell.
Einen Tipp gebe ich Ihnen aber mit auf den Weg: Digitale Kalender haben den entscheidenden Vorteil, dass Sie weder in der Straßenbahn, noch im Konferenzraum vergessen werden können. Außerdem können Sie diese von verschiedenen Endgeräten aus nutzen und bleiben so flexibel. Ein gutes Programm für Ihre Termine ist beispielsweise Microsoft Outlook. In diesem Artikel können Sie Schritt für Schritt nachlesen, wie Sie Ihren Outlook-Kalender anlegen können.

Pufferzeiten im digitalen Kalender
Digitale Kalender immer mit Pufferzeiten nutzen!

Tipp 3: Jahresziele erleichtern das puffern

Wir kennen Tages- oder auch Wochenziele, auf den Verlauf eines ganzen Jahres achten jedoch die wenigsten. Ich rate Ihnen aber wirklich dringend dazu, denn Jahresziele entzerren das große Ganze und vor allem den Endjahres-Stress, der kurz vor den Weihnachtsfeiertagen in nahezu jedem Büro ausbricht. Durch regelmäßige Kontrollen bereits während des Jahrs, lässt sich das aber ganz gut verhindern. Ich persönlich nehme mir jedes Jahr zwei Tage Pufferzeit, um meine Jahresziele für das kommende Jahr zu definieren, meine Rollen zu überprüfen und markante Eckpfeiler für künftige Planungen zu setzen. Sofern Sie für die Projektplanung größerer Projekte verantwortlich sind, als Geschäftsführer die Richtung vorgeben, oder mit zeitlich umfangreichen Aufgaben zu tun haben, lohnt sich diese Art von Pufferzeiten auch für Sie. Denn genau hier liegen viele Chancen, die Sie nutzen sollten! Eine hilfreiche Ergänzung zu Ihren Überlegungen, kann Ihnen die Checkliste zum Gesamtunternehmen bieten, die Schwachstellen aufdeckt und mögliche Veränderungen anzeigen kann.

Darauf kommt es an

Wichtig ist, dass Sie Pufferzeiten nicht als vergeudete Zeit ansehen, sondern als Ret-tungsanker. Ohne diese funktioniert im Alltag schlichtweg nichts und das werden Sie merken, oder bereits bemerkt haben. Verinnerlichen Sie sich die Bedeutung dieser Zeitpuffer im Sinne eines effizienten Arbeitsablaufes – für heute, für morgen und für das ganze Jahr.

Was der Tipp bewirkt

Eigentlich unglaublich, was eine Leerzeit bewirken kann, aber Pufferzeiten entzerren den Arbeitstag tatsächlich enorm. Denken Sie doch bitte kurz an die anfangs genannten Beispiele zurück. Aufgaben neu verteilen, weil es zeitlich zu knapp wurde, passiert mit ausreichenden Pufferzeiten nahezu gar nicht mehr. Unzufriedene Kunden wegen später Antworten fallen ebenfalls weg und auch Projektabläufe bleiben stabiler, weil von Anfang an genug Pufferzeiten für mögliche Verzögerungen vorgesehen waren. Pufferzeiten leisten absolute Effizienzbeihilfe auf allen Ebenen!

Und Sie?

Wie sieht es bei Ihnen mit den wichtigen Zeitpuffern aus? Schreiben Sie mir doch, welche Erfahrungen Sie mit meinen Tipps gemacht haben und geben Sie diese gerne an Ihre Kollegen weiter.

Dank Pufferzeiten keine Zeit Chaos
Am Ende bleibt dank Pufferzeiten keine Zeit fürs Chaos!



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