Sind fünf Minuten zu spät pünktlich genug?



Wenn Sie einen Zug erreichen wollen, kann eine Minute entscheidend sein. Wollen Sie hingegen Weihnachtsgeschenke kaufen, kommt es eher auf Tage als auf fünf Minuten an – außer natürlich, Sie entschließen sich an Heiligabend um 11:58 Uhr das Kaufhaus zu betreten. Sie müssen somit selbst entscheiden, ob Sie pünktlich genug sind oder ob Ihr Zeitmanagement einer Verbesserung bedarf.

Denn pünktlich sein ist nicht nur ein Zeichen von Höflichkeit und guter Erziehung, sondern für den geschäftlichen Erfolg mitentscheidend: Dinge wie Verzugsgebühren, Zahlungsausfälle, Ärger und Stress lassen sich leicht vermeiden, wenn Arbeiten pünktlich erledigt werden. Mir geht es in diesem Artikel nicht um die Vermittlung preußischer (oder schwäbischer) Sekundärtugenden, sondern um Effizienz und Zeitmanagement. Packen wir es an!

Pünktlich sein durch besseres Zeitmanagement

Pünktlich werden Sie nicht von selbst, Pünktlichkeit muss man sich erarbeiten. Sind aber einmal feste Strukturen und Abläufe geschaffen ist es umso leichter, anfallende Termine pünktlich einzuhalten. Wesentliche Bestandteile dieser Strukturen sind:

  1. Ein klarer Plan für den Arbeitstag und die Arbeitswoche
  2. Eine durchdachte Priorisierung der Aufgaben
  3. Effiziente, von bürokratischem Ballast und überflüssigen Suchzeiten befreite Prozesse
  4. Eine aufgeräumte und klar strukturierte Arbeitsumgebung

Sind alle diese Voraussetzungen erfüllt, können Sie Ihre Aufgaben pünktlich erledigen und nicht nur sich, sondern vor allem auch Ihre Mitarbeiter und Kunden zufrieden machen.

pünktlich sein erfordert viel disziplin
Stets die Uhr im Blick: Pünktlichkeit erfordert Disziplin und Aufmerksamkeit

Pünktlich starten mit einem klaren Aufgabenplan

Die meisten von Ihnen haben schon ein ideales Tool zur Organisation anfallender Aufgaben vor sich auf dem Schreibtisch: Mit Microsoft Outlook lassen sich Aufgabenlisten nicht nur erstellen, sondern auch ins Zeitmanagement einsortieren. Durch die Zuweisung von Fälligkeiten an die einzelnen Aufgaben behalten Sie den Überblick; durch die mobile Integration von Outlook bekommen Sie Ihre Erledigungshinweise auch auf das Smartphone zugestellt - immer pünktlich vor dem Termin.

Mehr zu diesem Thema habe ich Ihnen in meinem Artikel So nutzen Sie Outlook als Ihren Aufgabenplaner zusammengestellt. Hiermit gehen Sie bereits einen ersten großen Schritt in Richtung pünktlich.

Pünktlich durch Priorisierung

Informationen und Aufgaben strömen heutzutage aus unzähligen Kanälen auf uns ein. Diverse Online-Netzwerke, Smartphone, E-Mail, Telefon, Kollegen, Besucher, mancherorts auch noch ein Faxgerät… es fällt schwer fokussiert zu bleiben! Fokussierung und insbesondere Priorisierung ist aber dringend notwendig um Ihre Aufgaben pünktlich zu erledigen.

Pünktlich sein und Prioritäten setzen
Klare Prioritäten setzen verschafft Überblick und verbessert die Pünktlichkeit

Nachdem Sie nun im ersten Schritt Ihre Aufgaben sortiert und die Fälligkeiten geklärt haben, kommt die entscheidende Frage: „Für welche Aufgabe würden Sie sich entscheiden, wenn Sie heute nur eine einzige von der ganzen Liste erledigen könnten?” Durch welche Aufgabe entsteht der größte Nutzen? Durch welche Aufgabe wird der größte Schaden vermieden? Dieser Aufgabe weißem Sie die Priorität Nr. 1 zu. So können Sie nun auch die Plätze zwei, drei usw. vergeben. Stellen Sie dabei immer die Frage, welche von Ihren verbleibenden Aufgaben Sie wählen würden, wenn Sie nur noch eine einzige weitere davon abarbeiten könnten?

Lesen Sie mehr zu diesem Thema in meinem Artikel Es kann nur Eine geben! So gelingt Ihnen die Priorisierung Ihrer Aufgaben

Pünktlich durch Prozessoptimierung

Wer pünktlich fertig sein will, macht besser keinen Weg und keinen Arbeitsschritt umsonst. In vielen Prozessen verbergen sich jedoch sinnlose Schleifen, Wartezeiten und auch Gewohnheiten die allesamt Zeit fressen. Werden diese systematisch gesucht und ausgeräumt, läuft der Prozess schneller ab und die Fertigstellung des Auftrags, der Bestellung oder des Produktionsvorgangs kann pünktlich erfolgen.

Um Ihre Prozesse optimieren zu können, müssen Sie sie oft erst einmal vollständig erfassen und darstellen können. Hier kann Ihnen die Visualisierung von Prozessen weiterhelfen, die ich Ihnen in meinem Artikel Visualisierung von Prozessen – So machen Sie sich ein Bild empfehle. Einmal anschaulich und vollständig dargestellt lassen sich Zeitsparpotentiale, die meistens gleichzeitig auch Kosten sparen, schnell identifizieren. Zur Optimierung Ihrer Prozesse kann ich Ihnen zusätzlich mein 7 Schritte Büro-Kaizen Lernprogramm empfehlen, dass Ihnen ganz iterativ bei der Prozessoptimierung hilft.

Pünktlich sein heißt aufgeräumt sein

Kurz vor Feierabend, die Post muss schnell raus: Der Brief ist geschrieben, in den Umschlag getütet… aber wo ist die Briefmarke? Schon eine Viertelstunde später taucht das Postwertzeichen auf – allerdings an einem völlig anderen Ort als vermutet. Mittlerweile hat die Post allerdings geschlossen.

So etwas wäre in einem aufgeräumten Büro, in dem alles seinen Platz hat, wohl nicht passiert. Wer pünktlich sein will, sollte daher unbedingt über die Struktur und Organisation der Arbeitsplätze nachdenken und eine nachhaltige Ordnung und Systematik für das Büro schaffen. Wie Sie auf Ihrem eigenen Schreibtisch mit der neuen Ordnung in Ihrem Büro anfangen können, zeige ich Ihnen in meinem Artikel Wie Sie dauerhaft Ihren Schreibtisch aufräumen.

Pünktlich bis zum Ende gelesen: Ihre Erfahrungen interessieren mich

Pünktlich sein ist offenbar eine komplexe Sache – aber manchmal auch einfach eine Sache der Einstellung und der Motivation. Motivierte und glückliche Mitarbeiter sind pünktlicher, weil sie Ihre Aufgaben gerne und schnell erledigen.

Wie immer interessieren mich Ihre Erfahrungen zu diesem Thema: Fällt Ihnen Pünktlichkeit leicht? Wann und wo sind Sie besonders pünktlich? Wie haben Sie Ihre Mitarbeiter dazu motiviert, pünktlich zu sein? Schreiben Sie mir einfach einen Kommentar oder eine E-Mail mit Ihren Erfahrungen, ich freue mich auf Ihren Input und die Diskussion.

 



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.




Schlagwörter: