Psychische Gefährdungsbeurteilung dokumentieren



Psychische Gefährdungsbeurteilung dokumentieren: Nachlesen statt das Nachsehen haben

Das Arbeitsschutzgesetz halte ich persönlich für eine hervorragende Errungenschaft unserer modernen Arbeitswelt. Seine Sinnhaftigkeit wurde auch in zahlreichen Gesetzen formuliert. Noch besser wäre es aber, wenn es praktische Hilfen für die Umsetzung dieser Gesetze in die tägliche Praxis gäbe. Oder wissen Sie bereits, wie Sie eine psychische Gefährdungsbeurteilung erfassen und dokumentieren sollten? Genau deshalb möchte ich es Ihnen im folgenden Beitrag kurz erklären. Lesen Sie einfach nach, bevor Sie die als Unternehmer wichtigen Fallstricke übersehen und das Nachsehen haben, weil Sie Ihren gesetzlichen Pflichten nicht ausreichend nachkommen.

Was ist das Problem

Paragraf 6 des Arbeitsschutzgesetzes besagt, dass ein Arbeitgeber Unterlagen vorzeigen können muss, aus denen die psychische Gefährdungsbeurteilung seiner Mitarbeiter hervorgeht. Doch das wissen viele gar nicht! Zunächst einmal scheitert es oft schon an der Begrifflichkeit: Psychische Gefährdungsbeurteilung, was soll das eigentlich sein? Zu diesem Thema empfehle ich Ihnen meine Einführung in Sinn und Zweck der Gefährdungsbeurteilung. Dieser Artikel hier knüpft daran an. Also lesen Sie gerne die Einführung und fahren Sie dann an dieser Stelle fort.

Psychische Gefährdungsbeurteilung als verantwortungsvolle Aufgabe
Die psychische Gefährdungsbeurteilung soll Überlastungen erkennen und vermeiden.

So funktioniert es

Wieder da vom kleinen Exkurs? Oder sind Sie bereits mitten im Thema und wollen mehr zur richtigen Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung erfahren? Wunderbar! Der Gesetzgeber gibt nicht nur vor, dass psychische Risiken am Arbeitsplatz erkannt und möglichst minimiert werden sollen. Sondern er verlangt auch, dass diese Maßnahmen bzw. die Übersicht der bestehenden Gefahrenstellen dokumentiert werden. Wenn Sie dem 6. Paragrafen des Arbeitsschutzgesetzes also gerechtwerden möchten, gebe ich Ihnen drei Tipps an die Hand, wie Sie dies konkret tun können.

Erkennen Sie Risiken, sind diese fast schon Schnee von Gestern! Klick um zu Tweeten

Tipp 1: Psychische Gefährdungsbeurteilung muss strukturiert sein

Grundsätzlich ist dies bei jedem Dokument sinnvoll, aber gerade bei sensiblen Themen wie der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen spielt eine ordentliche Struktur eine große Rolle. Ich vergleiche die Dokumentation hier gerne mit meinen Ablageregeln. Denn auch hier können Ihnen genau die dort wichtigen fünf W-Fragen weiterhelfen. Was wird dokumentiert? Die psychische Gefährdungslage! Wer dokumentiert sie? Ein zuständiger Mitarbeiter für diesen Bereich! Wo wird sie abgelegt? Und wie? Gerade hier lohnt sich die digitale Ablage, weil Sie so schneller auf Gesetzesänderungen eingehen können. Dokumente wie die psychische Gefährdungsbeurteilung sollten flexibel bleiben und müssen sich neuen Umständen anpassen können. Wenn Sie digital ablegen, können Sie Änderungen hier schneller durchführen. Legen Sie einen eigenen Ordner im System an und vergeben Sie sinnvolle und nachvollziehbare Dokumentnamen. Wie Sie eine sinnvolle Dateienstruktur aufbauen können, habe ich in diesem Artikel für Sie festgehalten.

Psychische Gefährdungsbeurteilung aktueller durch Digitalisierung
Digital bleit die psychische Gefährdungsbeurteilung einfacher aktuell.

Tipp 2: Psychische Gefährdungsbeurteilung muss vollständig sein

Sie haben einen geeigneten Ablageort gefunden und alle Modalitäten hierzu geklärt? Aber was gehört denn nun in die richtige Dokumentation? Konkret sollten Sie folgende Dinge erfassen:

  • Welche Gefährdung liegt vor?
  • Welche Maßnahmen wurden oder werden dagegen getroffen?
  • Wurden Termine zur Überprüfung der Wirksamkeit festgelegt?
  • Wann wurde die Wirksamkeit überprüft und mit welchem Ergebnis?
  • Wann wurde das Dokument erstellt oder aktualisiert?

Lassen Sie mich ein Beispiel aus der Praxis nennen, das diese Liste etwas anschaulicher macht: Vor einigen Jahren hatte ich im Rahmen einer Beratung mit einer Mitarbeiterin zu tun, die für den Export der Produkte ihres Unternehmens zuständig war. Schon beim ersten Kontakt sah ich ihr an, dass sie sichtlich überarbeitet war. Ein persönliches Gespräch machte dann auch deutlich, warum das so war. Sie war enorm gestresst und überfordert und hatte seit vielen Jahren keinen richtigen Urlaub mehr gemacht. Ihre täglichen Aufgaben, Packlisten, Zollmodalitäten etc. ließen das einfach nicht zu. Denn wenn sie einen Urlaub machte, war sie im Anschluss wochenlang damit beschäftigt, die Probleme, die während ihrer Abwesenheit entstanden waren, auszubügeln. Genau das höre ich immer wieder, unabhängig davon, in welchem Bereich die Mitarbeiter konkret sitzen. Es gibt keine oder nur unzureichend eingearbeitete Vertretungen, die den einzelnen Mitarbeiter entlasten und ihm auch den wirklich dringend nötigen Freiraum in Form von Urlaub ermöglichen. Die Gefahr einer psychischen Gefährdung ist hier enorm hoch. Es droht eine Überlastung. Tagtäglich und in unzähligen Unternehmen! Eine geeignete Maßnahme könnte es hier sein, eine gute Vertreterregelung einzuführen, wie sie in diesem Beitrag beschrieben wird. Setzen Sie einen Termin fest, beispielsweise vier Wochen in die Zukunft gerechnet, oder in diesem konkreten Beispiel nach dem nächsten Urlaub des Mitarbeiters. Hier überprüfen Sie, ob die vorgenommenen Änderungen erfolgreich waren, oder noch nachgebessert werden müssen. Den Stand der Bearbeitung dokumentieren Sie ebenfalls. Fertig! Ihre Dokumentation für Ihre psychische Gefährdungsbeurteilung steht. Sie ist strukturiert, vollständig und nachvollziehbar.

Psychische Gefährdungsbeurteilung mit Übersichtlichkeit
Übersichtlichkeit und Vollständigkeit – das zählt für die psychische Gefährdungsbeurteilung.

Tipp 3: Psychische Gefährdungsbeurteilung muss verantwortungsvoll dokumentiert sein

Es reicht nicht, ein paar Stichpunkte aufzuschreiben und als loses Blätterwerk an irgendeinen Mitarbeiter auszuhändigen. Dieses Thema ist zu wichtig, um es stiefmütterlich zu behandeln. Um nicht das Nachsehen zu haben, sollten Sie die Sache mit dem Nachlesen ruhig wörtlich nehmen. Sorgen Sie dafür, dass die psychische Gefährdungsbeurteilung bei einer Prüfung nachlesbar ist. Mein klarer Rat lautet hier immer: Bestimmen Sie einen Zuständigen für diese Aufgabe! Dies können Sie gemeinsam im Team festlegen, vielleicht gibt es das eine oder andere Talent im Team, das diese neue Aufgabe gerne übernehmen möchte. Es ist sinnvoll, die Stricke hier bei einem Zuständigen zusammenlaufen zu lassen, weil dieser so wesentlich besser den Überblick behalten kann. Auch gezielte Fortbildungen und gesetzliche Neuerungen zum Thema psychische Gefährdungsbeurteilung obliegen dann diesem Mitarbeiter. Damit jeder im Unternehmen weiß, wer künftig für dieses Aufgabengebiet zuständig ist, setzen Sie Namen und Aufgabenbeschreibung auf Ihre interne Zuständigkeitenliste. Ein Beispiel finden Sie hier: Zuständigkeiten und Vertreterregelung..

Psychische Gefährdungsbeurteilung als Aufgabe verantwortungsvoll
Psychische Gefährdungsbeurteilung ist eine verantwortungsvolle Aufgabe.

Darauf kommt es an

Dieses Thema ist wichtig und sensibel zugleich. Es kommt darauf an, es als verantwortungsvolle Aufgabe zu betrachten und diese ebenso verantwortungsvoll durchzuführen. Und daraus ergibt sich zugleich ein positiver Nebeneffekt. Denn Eigenverantwortung ist gut für den Unternehmenserfolg und gut für den Einzelnen. Meine tägliche Praxis zeigt es mir immer wieder: Mitarbeiter möchten Verantwortung übernehmen und nicht nur von oben herab delegierte Aufgaben abarbeiten. Sie schlagen hier quasi zwei Fliegen mit einer Klappe: Zum einen übertragen Sie einem Mitarbeiter bewusst viel Verantwortung, zum anderen werden Sie Ihrer Verantwortung als Arbeitgeber gerecht und setzen sich aktiv für den Schutz der ganzen Belegschaft ein, indem Sie das Thema nicht unter den Teppich kehren.

Was der Tipp bewirkt

Sie erfüllen Ihre Pflicht, das ist der eine Punkt. Aber Sie zeigen auch Wertschätzung Ihren Mitarbeitern gegenüber. Wenn diese merken, dass Arbeitsschutz im Unternehmen nicht nur ein Stiefkind der notwendigen Verwaltung, sondern eine tatsächlich ernstgenommene Angelegenheit ist, stärkt das die Arbeitsmotivation und das Betriebsklima spürbar.

Und Sie?

Haben Sie schon jemandem im Blick, der die psychische Gefährdungsbeurteilung übernehmen und mitverantworten könnte? Sprechen Sie doch im Team darüber und teilen Sie diesen Artikel mit Ihren Kollegen.



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