Wenn der Posteingang eine psychische Belastung wird und was Sie dagegen tun können



E-Mails sind ein Segen: Schnell, günstig, flexibel, aber manchmal auch eine psychische Belastung. Denn wenn der Posteingang immer voller und voller wird, kann das aufs Gemüt schlagen, weil immer mehr liegen bleibt. Wie Sie hier rauskommen, lesen Sie in diesem Artikel.

Was ist das Problem

Seit die E-Mail zunehmend den Brief ersetzt hat, plagen wir uns zwar immer seltener mit Papier-stapeln, dafür aber mit digitalen Datenbergen herum. Die Zahl der Mails im Posteingang wächst und wächst, weil kaum jemand den richtigen Umgang mit E-Mails kennt. Da wird aufbewahrt bis zum Sankt-Nimmerleins-Tag, weil man die Mail vielleicht ja noch gebrauchen kann und sie unbe-dingt noch dem Kollegen ausdrucken möchte. Aber genau dieses Vorgehen ist ein Problem: der Posteingang wird voller, unübersichtlicher und provoziert nicht selten ein totales Chaos. Genau dieses Chaos kann auf Dauer eine ernste psychische Belastung werden.

Psychische Belastung, weil der Überblick im Posteingang fehlt? Das muss nicht sein.
Psychische Belastung, weil der Psychische Belastung, weil der Überblick im Posteingang fehlt? Das muss nicht sein.

So funktioniert es

Wenn Sie das Gefühl haben, den Überblick verloren zu haben und den verschiedenen Arbeitsauf-trägen, die sich in ihrem Posteingang tummeln, nicht mehr Herr zu werden, sollten Sie aktiv wer-den. Ich habe einen praxistauglichen Plan entwickelt, der Ihnen dabei hilft, die E-Mail effizient zu verarbeiten, bevor sie eine psychische Belastung wird.

Tipp 1: Weg, was weg kann

Mindestens 50 % der Mails, die wir bekommen, müssen wir nicht aufbewahren. Zumindest nicht im Posteingang. Wenn Sie Ihren Posteingang also leeren möchten, rate ich Ihnen, mit genau diesen Mails anzufangen. Spam ist das klassische Beispiel, das die meisten noch gnadenlos sofort löschen. Aber auch Newsletter, die Sie gelesen haben, können Sie löschen, wenn nicht eine wichtige Information enthalten ist, die Sie aufbewahren möchten. Fehlgeleitete Mails, die gar nicht Ihren Zuständigkeitsbereich streifen, können Sie mit einem Klick weiterleiten – Sie sollten sie nicht aufheben. Nutzen Sie Übersichten wie die Büro-Kaizen® Zuständigkeiten-und-Vertreterregelung, um sofort zu wissen, wer der bessere Emp-fänger einer fehlgeleiteten Mail wäre und befreien Sie sich davon. Auch Informationen, die Sie für einen späteren Zeitpunkt aufbewahren möchten, verschieben Sie. Alles, was nicht aktuell wichtig ist, hat im Posteingang nichts verloren! Wie Sie hier richtig vorgehen, habe ich Ihnen in einem separaten Artikel zusammengefasst. Klicken Sie hier, wenn Sie E-Mails in Zukunft richtig archivieren möchten.

Schneller Tipp gegen psychische Belastung: Löschen und Weiterleiten sind nur ein Klick.
Schneller Tipp gegen psychische Belastung: Löschen und Weiterleiten sind nur ein Klick.

Tipp 2: Kurze Aufträge sofort bearbeiten

Dutzende Mails, die eingehen, sind sehr kurze Angelegenheiten. Die Frage nach einem aktuellen Preis oder die Bitte um eine kurze Auftragsbestätigung zum Beispiel. Bei solchen und ähnlichen Dingen lege ich Ihnen meine 5-Minuten-Regel ans Herz, über die Sie hier mehr erfahren. Bearbeiten Sie Dinge, die innerhalb von maximal fünf Minuten bearbeitet werden können immer sofort. Denn es wäre zeit-intensiver, sie erst auf die Aufgabenliste zu setzen und später gedanklich neu aufzurollen. Der Ef-fekt ist immens, denn Sie werden staunen, wie viel schlanker Ihr Posteingang dank der 5-Minuten-Regel wird und wie viel weniger potenzielle Auslöser für Stress und psychische Belastungen es gibt.

Tipp 3: Mails als Aufgaben terminieren

Nach den ersten beiden Tipps ist Ihr Posteingang bereits deutlich leerer, vielleicht spüren Sie schon eine erste Entlastung. Der letzte Schritt widmet sich nun den Mails, die eine Aufgabe beinhalten, die mehr als fünf Minuten beanspruchen wird. Auch diese dürfen Sie aus dem Posteingang entfer-nen. Übertragen Sie die Mails in Ihre Aufgabenliste und machen Sie im Anschluss den Posteingang frei. Das ist immer dann sinnvoll, wenn Sie die Mail zu einem bestimmten Zeitpunkt bearbeiten möchten. Outlook besitzt hier eine wunderbare Funktion, die das ganz schnell und einfach möglich macht: Quicksteps! Wenn Sie mehr über diese Funktion erfahren möchten, finden Sie hier ausführ-liche Informationen über den Effizienztipp Quickstep und im Downloadcenter eine übersichtliche Kurz-Anleitung.

Quicksteps helfen gegen die psychische Belastung in Form von digitaler Datenflut.
Quicksteps helfen gegen die psychische Belastung in Form von digitaler Datenflut.

Extra-Tipp

All diese Tipps machen Posteingang und Kopf frei. Sehen Sie sich ergänzend gerne auch mein Video an, das noch einmal alle entscheidenden Regeln zeigt.

Was der Tipp bewirkt

Ihr Posteingang ist abends leer, das ist enorm befreiend und eine wirksame Prophylaxe gegen psy-chische Belastungen, wie angestaute Aufgabenberge es zweifelsohne sind. Außerdem ermöglicht Ihnen der neue Umgang mit Ihren Mails ein strukturierteres Arbeiten, weil Sie nicht inmitten tau-sender Mails nach der einen suchen, sondern alle Aufgaben übersichtlich in Ihre To-do-Liste über-tragen haben.

Und Sie?

Der Posteingang ist bereits ein wichtiger Baustein. Wünschen Sie aber noch weitere effiziente Tipps, wie Sie der E-Mail Ihren Schrecken nehmen können, empfehle ich Ihnen meinen 12-teiligen E-Mail-Kurs „Endlich frei!“, der Ihnen Strategien und Handlungswege zeigt.

Weiterführende Informationen:



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2 Kommentare
  • Sehr geehrter Herr Kurz,
    vielen Dank für Ihre vielen tollen Informationen, die ich allesamt selbst viele Jahre im Büro, als Assistentin der Geschäftsleitung, praktiziert habe. Nun hat sich meine Lebensituation verändert (ich sitze nicht mehr im Büro), möchte jedoch auch weiterhin meine private Post organisiert abarbeiten. Da ich auch an meiner Selbständigkeit arbeite, erhalte ich regelmäßig Newsletter von Coaches & Co. Und hier komme ich zu meiner Frage, bzw. zeitlichen Herausforderung: Nehmen wir als Beispiel Ihren aktuellen Newsletter November… Mich interessieren Ihre Artikel und ich fange an zu lesen… Dann gibt es im Artikel einen Link, der auf ein weiteres, für mich interessantes Thema führt. Ich lese also den Artikel zu Ende, klicke im Anschluss dann jedoch auf den entsprechenden Link. Und lese weiter…Dann gehe ich wieder in den E-Mail-Newsletter und fange mit dem nächsten Artikel an, der mich auch sehr interessiert. Und wieder ist dort eine Verlinkung…Ohne es zu merken, ist locker eine Std. vergangen und ich denke mir, ich höre jetzt besser auf und lese das ein ander mal weiter. Und damit ich das nicht vergesse, belasse ich ihn im Posteingang. Sie erkennen das „Dilemma“…!? Oftmals fange ich deswegen gar nicht erst an, einen Newsletter/Artikel aufmerksam zu lesen. Ich weiß aber auch nicht, wie ich das Problem lösen kann. Sämtliche Newsletter abbestellen (und ich habe bereits massiv reduziert), ist auch keine wirkliche Lösung. Wie erhalte ich dann die mir wichtigen Informationen? Haben Sie hierfür evtl. einen Lösungsvorschlag? Ich bin für jeden Tipp dankbar!
    Beste Grüße
    Petra Finger

    • Hallo Frau Finger,

      vielen Dank für Ihre Nachricht.

      Vom Prinzip her lässt sich die Bearbeitung der Mails in fünf mögliche Schritte zusammenfassen. Auf jede E-Mail (inkl. Newsletter) lässt sich einer der fünf Schritte anwenden und die Mail kann dadurch fertig verarbeitet werden. Die fünf Schritte sind:

      1. Löschen (Spam, nicht televant)
      2. Weiterleiten (der Inhalt der Mail ist für eine andere Person relevant oder wird von einer anderen Person bearbeitet)
      3. Ablegen (Infos, die man evtl. später wieder braucht)
      4. Erledigen (alles, was sich in wenigen Minuten vollständig erledigen lässt)
      5. Terminieren (Dinge, die länger dauern in ein Wiedervorlagesystem einpflegen und mit der Aufgabenliste verbinden)

      Den Newsletter “durcharbeiten” bedeutet, Sie müssen etwas damit tun. Damit kommen nur die Schritte 4 und 5 in Erwägung. Aber das dauert offensichtlich länger als ein paar Minuten, also gilt auch für den Newsletter der Schritt 5 “Terminieren” – Sie nehmen ihn sich später vor.

      Da ein Newsletter weder wichtig noch dringend ist, empfiehlt es sich zum Beispiel, diese Aufgabe am Freitagnachmittag vorzunehmen. Hier können Sie die letzten Stunden vor dem Wochenende mit solchen “Prio C”-Aufgaben verbringen. Wenn Sie sich dann nach einer halben Stunde dazu entscheiden würden, nicht mehr weiterzulesen, wäre das nicht tragisch. Aber so kann auf jeden Fall sichergestellt werden, dass Sie den Newsletter nicht im Posteingang belassen und dieser zu einer “Running ToDo-List” werden kann, und es geht auch keine ganze Stunde oder noch mehr wertvolle Zeit unter der Woche verloren, in der Sie an wichtigen Projekten arbeiten wollen.

      Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter. Bei weiteren Fragen dürfen Sie sich selbstverständlich jederzeit gerne wieder an uns wenden.

      Herzliche Grüße
      Felix Brodbeck


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