Gutes Projektmanagement: Schritt für Schritt statt Hauruck!



Es gibt immer was zu tun, verlautbarte die Baumarktkette Hornbach in einem ihrer bekanntesten Werbespots. Nur was tun alleine, macht noch kein Gelingen aus. Ein guter Plan ist es, der den ent-scheidenden Unterschied macht. Und den brauchen Sie vor allem im Projektmanagement. Wie Ihre Projekte künftig besser gelingen und welche drei Schritte fortan für Sie unentbehrliches Wissen sind, lesen Sie im Folgenden.

Was ist das Problem

Das Gute am „Es gibt immer was zu tun“ ist gleichzeitig auch das Problem. Denn wenn es immer was zu tun gibt, fehlt oft der richtige Schwung, Prioritäten zu setzen und wichtige Angelegenheiten von unwichtigen zu unterscheiden. Im Bereich des Projektmanagements entstehen dadurch schnell echte Mammutprojekte, die aus gefühlt tausend einzelnen Bestandteilen bestehen und am Ende so aufgebläht sind, dass sie schon vor dem Start zu scheitern drohen. So geht es natürlich nicht. Zumindest nicht, wenn Sie effizient arbeiten möchten.

Projektmanagement richtig angehen mit Plan
Gerade im Projektmanagement gilt es, die Zeit intelligent zu nutzen.

So funktioniert es

Einen wichtigen Punkt nannte ich bereits. Bevor ich Ihnen die drei Schritte für ein erfolgreiches Projektmanagement nenne, gibt es jedoch noch eine Vorstufe. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben! Was ist wichtig, was brandheiß, was im Grunde schon kalter Kaffee? Legen Sie zusammen, was thema-tisch zusammengehört, hier steht, wie diese wichtige Priorisierung gelingt, und bündeln Sie das alles in einem geplanten Projekt. Dann kann es auch schon losgehen.

Schritt 1: Projektteam zusammenstellen

Ganz grob steht nun fest, was erledigt werden muss und welches Projekt ansteht. Nun brauchen Sie aber noch die richtige Truppe dafür. Um ein gutes Team zusammenzustellen, heißt es wieder ausfiltern. Wer kann mit dem Thema etwas anfangen, wer bearbeitet naheliegende Aufgabenfel-der momentan? Werfen Sie einen Blick in die Zuständigkeitenliste und wählen Sie sorgfältig aus, wer ins Projektteam gehört. Sollten Sie eine solche Liste noch nicht haben, können Sie eine anhand meiner kostenlosen Vorlage erstellen. Bitte denken Sie daran, so viele Mitarbeiter wie nötig, aber so wenig wie möglich ins Team einzubeziehen. Das bündelt nicht zu viele Ressourcen für andere Aufgaben innerhalb der Abteilung und hält das Projektteam agil und effizient.

Projektmanagement mit festem Team angehen
Ein gutes Team gehört unbedingt zum Projektmanagement.

Schritt 2: Projektablauf festlegen

Der zweite Schritt im Projektmanagement greift die Vorarbeit der Vorstufe nochmals auf. Wieder heißt es priorisieren, um fokussieren zu können. Aber zunächst einmal sollten Sie sammeln. Besprechen Sie im Team, welche Dinge im Projektverlauf erledigt werden müssen, wer diese erledigt und bis wann das geschehen soll. Das ist Ihr Grundgerüst, auf das alles Nachfolgende aufbauen kann. Hierzu noch ein kleiner Tipp: Legen Sie verbindliche Deadlines fest, planen aber auch genug Zeitpuffer mit ein, um auf unvorhersehbare Ereignisse reagieren zu können. Konkret sollte der Projektplan nicht durch die kurze Krankheit eines Kollegen gefährdet sein, sondern realistisch geplant werden. Aber halten Sie in jedem Fall ein Enddatum fest, um das Projekt nicht bis zum Sankt-Nimmerleins-Tag aufzuschieben und zu verzögern. Klare Projektziele helfen dabei, den geplanten Projektablauf zu visualisieren. Jeder im Team muss jederzeit einen Blick auf den Plan werfen können, dann haben Sie beste Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt geschaffen. Unser Video zur Zielsetzung im Unternehmen gibt einen kleinen Einblick, wie das in der Praxis aussehen kann. Ein Beispiel, das Sie hervorragend auf Ihr Projektmanagement übertragen können.

Vorschaubild

Schritt 3: Projekte richtig abschließen

Sind alle Projektziele erreicht, kommt die große Erleichterung. Ein übergreifender Seufzer geht durchs Büro und auf der Liste kann wieder ein Häkchen gesetzt werden. Was aber oftmals völlig vergessen wird, ist das richtige Ende eines Projekts. Ordentliches Projektmanagement ist nicht mit dem Erreichen des Projektziels abgeschlossen, sondern hat noch ein kurzes Nachspiel. Kurz, aber umso wichtiger! Denn was passiert zum Beispiel mit den ganzen Projektunterlagen? Diese sollten nicht einfach ignoriert, sondern sorgfältig abgelegt werden. Doch wo bewahren Sie Projektunterla-gen auf, wer legt was ab und müssen die vermeintlich ollen Kamellen überhaupt aufgehoben wer-den? Ja, durchaus. Wie genau, können Sie ergänzend in meinen Beitrag zum richtigen Projektab-schluss nachlesen.

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Darauf kommt es an

Denken Sie ans große Ganze, aber denken Sie auch Schritt für Schritt. Denn es sind immer einzelne Schritte, die Sie zum Gipfel des Treppchens führen. Das gilt für meine Büro-Kaizen®-Methode genauso wie für Ihr Projektmanagement. Erklimmen Sie den Gipfel!

Projektmanagement basiert auf festen Stufen
Auch ein gutes Projektmanagement basiert auf einzelnen Stufen.

Was der Tipp bewirkt

Kein Sammelsurium an Dutzenden Ideen, sondern ein klarer Plan – genau das können Sie von einem soliden Projektmanagement erwarten. Wenn Sie Schritt für Schritt vorgehen und Ihre Projekte bis zu Ende denken, werden Sie diese spürbar schneller erledigen können, Ihre Ressourcen innerhalb der Abteilung optimal nutzen und die Projektzeit gleichzeitig als deutlich angenehmer empfinden. Und oben auf dem Treppchen ist die Sicht ohnehin viel schöner.

Und Sie?

Wartet Ihr neues Projekt nur noch auf den Startschuss? Dann teilen Sie diesen Beitrag doch mit Ihren Kollegen und fangen Sie an. Vorstufe, Schritt 1, 2 und 3 sowie den Kniff für den richtigen Projektabschluss kennen Sie nun und sind bestens gerüstet. Wollen Sie noch mehr Informationen, lege ich Ihnen ergänzend meine Beiträge zur smarten Zielsetzung und meine Anregung für Ihr persönliches Ablagesystem ans Herz. Ich wünsche Ihnen mithilfe Ihres neues Wissenspaketes viel Erfolg und Freude bei Ihren nächsten Projekten!





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