Projektabschluss und dann? Denken Sie Projekte ganz zu Ende!



Jedes Projekt ist in mehrere Prozessabläufe eingeteilt, an deren Ende der Projektabschluss steht. Doch was passiert eigentlich nach Projektabschluss mit den ganzen Unterlagen? Wie Sie Projekte wirklich bis zum Schluss durchdenken und strukturieren können, will gelernt sein. Wie es geht, sage ich Ihnen genau jetzt. Lesen Sie einfach weiter!

Was ist das Problem

Der Projektabschluss ist eine der schönsten Phasen im Arbeitsleben: Alle wichtigen Schritte sind gegangen, von der ersten Absprache über das Briefing bis zur Projektbearbeitung alles erledigt. Doch jedes Projekt hinterlässt auch nach dem Abschluss Dokumente, mit denen viele im Team dann plötzlich gar nichts mehr anfangen können. Kommen die Unterlagen zum Projektabschluss nun ins Archiv, in den Ordner zum entsprechenden Kunden, oder werden sie einfach entsorgt? Aus Unwissenheit über die richtige Archivierung löst der Projektabschluss oftmals eines aus: wachsende Papierberge. Nach und nach werden so aus vielen einzelnen Abschlüssen riesige Stapel, die Sie und Ihre Kollegen von der Arbeit abhalten. Damit aus dem Projektabschluss kein neues Aufräumprojekt resultiert, brauchen Sie eine einheitliche Vorgehensweise, was mit den Unterlagen gesche-hen soll.

Projekte nach Projektabschluss vom Schreibtisch
Abgeschlossene Projekte gehören nach Projektabschluss nicht auf den Schreibtisch.

Der Projektabschluss ist nicht das Ende, die richtige Archivierung im Anschluss ist es! Klick um zu Tweeten

So funktioniert es

Um eine dauerhafte Lösung für die Archivierung nach Projektabschluss zu finden, sollten Sie sich fünf zentrale Fragen stellen, ich nenne sie die fünf W-Fragen. Folgende Fragen sind wichtig:

  • warum etwas abgelegt werden soll
  • wo etwas abgelegt werden soll
  • wie die Ablage vorgenommen wird
  • wie lange die Dokumente aufbewahrt werden
  • und wer für die Ablage zuständig ist

Arbeiten Sie diese fünf Fragen Schritt für Schritt durch, bleiben Sie garantiert von riesigen Aktenstapeln auf Ihrem Schreibtisch verschont und können sich nach Projektabschluss ganz entspannt neuen Projekten zuwenden. Gehen wir die fünf W-Fragen einmal gemeinsam durch:

Frage 1: Warum soll etwas abgelegt werden?

„Das machen wir doch schon seit zwanzig Jahren so!” Stopp, dieses Argument zählt nicht, weil es jegliche Grundlage vermissen lässt. Nur weil etwas seit Jahrzehnten so gemacht wird, heißt es nicht, dass es gut ist. Fragen Sie sich daher gerade zu Beginn der Umstrukturierung nach jedem Projektabschluss neu &bdquo:Warum lege ich dieses Dokument ab?” Nur wenn das Dokument überhaupt in Zukunft noch benötigt wird, oder laut Gesetz aufbewahrt werden muss, sollten Sie es auch ablegen. In der Praxis gibt es hier viele Unklarheiten und Zweifelsfälle. Für Dokumente, deren Bleiberecht nach Projektabschluss nicht ganz klar ist, empfehle ich meinen Kunden gerne praktische Textboxen. In diese legen Sie alle fragwürdigen Akten, beschriften die Box mit klaren Informationen zu Ihrem Inhalt, verschließen sie fest und bringen sie ins Lager. Wer aus dieser Box etwas benötigt, kann diese einfach öffnen und die Dokumente entnehmen. Hat dies nach einer angemessenen Frist niemand getan, war Ihr Wegwerfen auf Probe umso erfolgreicher, denn nun können Sie die in der Box enthaltenen Dokumente ruhigen Gewissens entsorgen, da der Inhalt wirklich nicht mehr relevant zu sein scheint. Vorlagen für solche Kistenbeschriftungen gibt es kostenlos im Download-Center.

Nicht alles aufbewahren nach Projektabschluss
Nicht alles muss nach Projektabschluss lange aufbewahrt werden.

Frage 2: Wo soll etwas abgelegt werden?

Nun wissen Sie hoffentlich, was Sie ablegen müssen und möchten, brauchen aber noch ein Ziel, wo dies geschehen sollte. Klären Sie hierfür zunächst, wer Zugang zu den abgelegten Informationen braucht und wägen Sie die verschiedenen Ablagemöglichkeiten aus. Erfolgt der Zugriff ausschließlich per PC bzw. von Mitarbeitern mit einem PC-Arbeitsplatz, können digitale Daten nach Projektabschluss in einer zentralen Datenbank gespeichert werden. Für Dokumente in Papierform bieten sich weitaus mehr Varianten an. Klassisch ist die Archivierung in Hebelordnern, die allerdings viel Platz braucht, da weniger Dokumente nicht automatisch weniger Platz benötigen, sondern eben genau so viel, wie der Ordner selbst braucht. Sinnvolle Alternativen können Boxensysteme wie Classei oder MAPPEI sein, die wesentlich kompakter sind.

Frage 3: Wie wird etwas abgelegt

Was ist nach Projektabschluss sinnvoller – eine alphabetische Ablage oder doch eine numerische nach Kundennummern? Im Grunde legen Sie das selbst fest und können sich hier nach einem einfachen Aktenplan richten. Wenn Sie einen solchen noch nicht haben, sollten Sie ihn in diesem Schritt erarbeiten. Sinnvoll ist die Einteilung in Ablagegruppen, beispielsweise in die verschiedenen Unternehmensbereiche wie Marketing, Personal und Produktion. Vermeiden Sie hier eine zu einheitliche Beschriftung der Akten, die lange Suchzeiten verursachen können, indem Sie jedem Bereich eine Farbe zuordnen oder beschriften Sie die Regalböden präzise, um das Finden der Akten zu erleichtern.

Farben erleichtern Wiederfinden nach Projektabschluss
Farben erleichtern das Wiederfinden auch nach Projektabschluss.

Frage 4: Wie lange soll etwas abgelegt werden?

Ein abgeschlossenes Projekt ist nicht immer ganz abgeschlossen, denn rechtliche Vorgaben verlangen in vielen Fällen bestimmte Aufbewahrungsfristen. Auftragsbestätigungen müssen derzeit sechs Jahre, Quittungen zehn Jahre aufbewahrt werden. Alle Fristen finden Sie in dieser kostenlosen Übersicht.

Frage 5: Wer legt was ab?

Die Sache mit den Zuständigkeiten ist auch nach Projektabschluss noch relevant, denn hier gilt es, doppelte Ablagen zu vermeiden und parallel zueinander existierenden Ablagesystemen entgegenzuwirken. Legen Sie klar fest, wer für die Ablage nach Projektabschluss zuständig ist, dies kann beispielsweise der Projektleiter sein. Sollten die Zuständigkeiten hier wechseln, kommunizieren Sie dies klar im Projektteam, um Missverständnisse zu vermeiden.

Darauf kommt es an

Wichtig ist zunächst das Bewusstsein dafür, dass der Projektabschluss nicht das Ende ist. Aber auch die Bereitschaft aller Mitarbeiter, eine gemeinsame Lösung zu finden und im Alltag wirklich umzusetzen. Dann gelingt die Ablage nach Projektabschluss umso besser.

Was der Tipp bewirkt

Eine alltägliche Situation, die Sie dank dieser Tipps gewiss nicht mehr erleben werden: Ein Kunde ruft an und hat eine Frage zu einem im Vorjahr abgeschlossenen Projekt und in Ihrem Kopf beginnt es zu rattern, weil Sie einfach nicht mehr wissen, wo Sie die alten Dokumente hingelegt hatten. Wechseln wir lieber die Perspektive, denn die Zukunft sieht wesentlich rosiger aus: Bereits eine Minute nach der Annahme des Telefonats können Sie dem Kunden die gewünschte Auskunft geben. Ein absoluter Zeit- und Motivationsgewinn und ganz nebenbei eine gelungene Außendarstellung Ihrer Kundenkommunikation.

Und Sie?

Möchten Sie die W-Fragen selbst umsetzen? Dann laden Sie sich diese als kostenlose Übersicht runter und teilen Sie sie mit Ihren Kollegen. Und sehen Sie vor allem dem nächsten Projektabschluss ganz gelassen entgegen.



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