Professionell telefonieren kann doch jeder – oder?



Telefonieren ist kinderleicht, das kann doch jeder! Aber Obacht, die Tücke liegt im Detail. Da der Gesprächspartner nicht zu sehen ist, sind Missverständnisse und peinliche Situationen vorprogrammiert. Trotzdem machen sich die wenigsten Büromitarbeiter Gedanken darüber, wie Sie sich besser vorbereiten können. Verpassen Sie nicht die Chance, sich am Telefon zuvorkommend und kompetent zu präsentieren. Mit den folgenden Tipps schaffen Sie es, erfolgreich und professionell zu telefonieren.

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Mit einem freundlichen Lächeln schaffen Sie eine entspannte Atmosphäre während des Gesprächs.

Was ist das Problem

Neben E-Mails gehört das Telefon zum wichtigsten Kommunikationsmittel im Berufsleben. Aber viele Menschen hassen es beruflich zu telefonieren. Kaum meldet sich nicht der erwartete Ansprechpartner sondern eine Vertretung, beginnt die erste Verunsicherung. Und wenn der Geräuschpegel im Büro hoch ist, liegen die Nerven blank. So gestresst, passieren leicht peinliche Aussetzer. Wohl jeder ist schon bei einem Gespräch in ein Fettnäpfchen getreten. Dabei ist es gar nicht schwer, Gespräche professionell vorzubereiten und entspannt zu telefonieren.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Schaffen Sie eine Wohlfühl-Oase

Ihre Stimme transportiert Ihre Stimmung. Wenn Sie sich unwohl fühlen, bemerkt dies Ihr Gesprächspartner. Profis sorgen deshalb dafür, dass sie in einer angenehmen Umgebung ihre Gespräche führen. Versuchen Sie Ihren Arbeitsplatz so angenehm wie möglich einzurichten. Dazu gehören ergonomische Büromöbel und ausreichende Beleuchtung. Genauso wichtig ist es, dass Sie während des Telefonats sprechen können, ohne die Kollegen zu stören beziehungsweise selbst gestört zu werden. Die Lösung für dieses Dilemma ist ein separates Telefonzimmer. Hier können alle Mitarbeiter nach Absprache ungestört berufliche Gespräche führen. Es ist ohnehin effizienter, Telefonate zu bündeln und in einem Arbeitsblock zu erledigen statt für jedes Gespräch wieder die gleichen Vorbereitungen zu treffen. Wenn Sie ein Telefonzimmer einrichten möchten, empfehle ich Ihnen meine Tipps zum Thema.

Extra-Tipp:

Kleben an Ihrem Monitor Post-its? Vielleicht verteilen sich auch die Unterlagen verschiedener Projekte auf Ihrem Schreibtisch? Damit schaffen Sie keine gute Grundlage für erfolgreiche Telefonate. Denn dieses Chaos lenkt Ihre Gedanken ab, sobald Ihr Blick darauf fällt. Räumen Sie erst einmal Ihren Schreibtisch auf, um professionell zu telefonieren. So haben Sie den Kopf frei und können sich auf das Gespräch konzentrieren. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz verhilft Ihnen zu zwanzig Prozent mehr Effizienz im Büro. Wie Sie Ihren Schreibtisch dauerhaft aufräumen, erkläre ich Ihnen in meinem Podcast auf YouTube.

Tipp Nr. 2: Entspannt telefonieren mit dem Headset

Auch wenn Sie es gar nicht als anstrengend empfinden, belasten Sie Ihren Körper, wenn Sie den Telefonhörer oder Ihr Handy halten. Die Muskulatur von Rücken und Nacken verspannt sich und ständig müssen Sie nach den Unterlagen hangeln. Wenn Sie viel telefonieren, dann lohnt sich die Anschaffung eines Headsets. Das Gerät ist leicht und belastet nicht Hand und Schultern. Sie sind mobil und haben die Hände frei, um in Unterlagen zu blättern oder sich Notizen zu machen.

Extra-Tipp:

Selbst bei einem kurzen Telefongespräch können ganz schnell wichtige Details verloren gehen. Zum professionellen Telefonieren gehört es unbedingt, sich Notizen zu machen. Es gibt entsprechende Blöcke, auf denen Sie das Datum, Ihren Gesprächsteilnehmer sowie wichtige Informationen notieren können. Die Notiz ist schon gelocht und kann wenn erforderlich in der entsprechenden Akte abgelegt werden. Weitere Möglichkeiten, effizient Notizen zu machen, beschreibe ich in diesem Blog-Beitrag: Ich schreib mir das nur schnell auf! Notizen machen leicht gemacht!

Tipp Nr. 3: Gut geplant ist halb gewonnen

Überlassen Sie bei wichtigen Telefonaten nichts dem Zufall und bereiten Sie sich sorgfältig vor. Zunächst legen Sie an Ihrem Arbeitsplatz Ihre Schreibmaterialien bereit. Anschließend suchen Sie die erforderlichen Unterlagen heraus und lesen sich eventuell noch einmal in die betreffende Materie ein. Überlegen Sie sich schon im Vorfeld Antworten auf mögliche Zwischenfragen oder Einwände. So kann Sie auch eine kritische Bemerkung nicht aus der Ruhe bringen. Viele Büromitarbeiter neigen dazu, bei Telefonaten die Zeit zu vergessen. Stellen Sie sich deshalb eine Sanduhr auf den Schreibtisch, die Sie zu Beginn des Gesprächs umdrehen. Ist diese durchgelaufen, ist es Zeit, das Telefonat langsam zu beenden.

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Mit einer Sanduhr können Sie die Zeit für das Telefonat leichter einschätzen.

Extra-Tipp:

Profis bereiten sich mit Checklisten vor. Auf diese Weise ist es einfach und effektiv, das Telefonieren vorzubereiten und zu strukturieren. Indem Sie die erforderlichen Punkte Schritt für Schritt abharken, sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler und entlasten Ihr Gehirn. Denn Sie müssen nicht jedes Mal vom Neuen überlegen, was Sie für die Aufgabe brauchen. Lesen Sie, wie Sie sich mit Checklisten Ihr Berufsleben erleichtern.

Tipp Nr. 4: Trainieren Sie Ihre Sprechgewohnheiten

Ihr Gesprächspartner merkt genau, ob Sie gut drauf sind. Verzichten Sie an stressigen Tagen lieber auf wichtige Gespräche und verschieben diese wenn möglich auf einen günstigeren Zeitpunkt. Beim Telefonieren zählt der erste Eindruck. Deshalb ist die Begrüßung wichtig: Wenn Sie angerufen werden, nennen Sie zuerst die Firma, Ihren Namen und dann sagen Sie eine Begrüßung wie Guten Tag. Wenn Sie anrufen, ist die Reihenfolge genau umgekehrt. Beginnen Sie mit der Begrüßung, nennen Ihren Namen und dann die Firma. Achten Sie darauf, dabei in den Hörer zu lächeln. Ihr Gesprächspartner registriert Ihre gute Laune.

Quasselstrippe oder maulfaul – Professionell Telefonieren hilft das Eis zu brechen. Klick um zu Tweeten

Überprüfen Sie auch Ihre Sprechgewohnheiten. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, flüssig und entspannt zu telefonieren.

  • Unnötige Füllwörter wie „äh, ja, eigentlich“ ziehen ein Gespräch unnötig in die Länge und schläfern Ihren Gesprächspartner ein. Formulieren Sie lieber kurze Sätze, dann verhaspeln Sie sich nicht.
  • Verzichten Sie auf das Modalverb „muss“, denn es klingt negativ. Aus „Ich muss erst meinen Vorgesetzten fragen.“ wird besser „Ich besprechen die Angelegenheit mit meinem Vorgesetzten“.
  • Formulieren Sie stets positiv. Eine Aussage wie „Ich finde die Unterlagen nicht“, klingt negativ. Machen Sie daraus: „Ich schicke Ihnen die Unterlagen zu.“
  • Beachten Sie auch den Telefon-Knigge. Essen, trinken oder rauchen während des Gesprächs ist unhöflich.

Extra-Tipp:

Ich ermutige meine Kunden, doch einmal im Stehen zu telefonieren. Das entspannt die Körpermuskulatur und sorgt für einen entspannten Eindruck. Neben dem Telefonieren gibt es weitere Tätigkeiten, die sehr gut im Stehen durchgeführt werden können. Besprechungen entwickeln eine positive Dynamik, wenn die Beteiligten stehen. Lesen Sie meine Tipps, wie Sie einen Steharbeitsplatz einrichten.

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Besprechungen im Stehen verlaufen wesentlich effizienter als sonst.

Tipp Nr. 5: Bereiten Sie das Telefongespräch nach

Leiten Sie das Ende des Gesprächs ein, indem Sie alle wichtigen Absprachen oder Vereinbarungen noch einmal wiederholen. So vermeiden Sie Missverständnisse und räumen Unklarheiten aus. Anschließend nehmen Sie sich die Zeit, sofort die aus dem Gespräch resultierenden Aufgaben in Ihrem Terminplaner einzutragen oder diese zu delegieren. Wenn Sie mit Microsoft Outlook arbeiten, können Sie das Programm auch als Aufgabenplaner verwenden.

Extra-Tipp:

Halten Sie Versprechungen unbedingt ein. Ihr Gesprächspartner weiß es zu schätzen, wenn er die gewünschten Unterlagen wie vereinbart erhält. Ein zufriedener Kunde ist ein hervorragender Multiplikator, der Ihre gute Arbeit weitererzählt. Lesen Sie, wie Sie außerdem die Kundenzufriedenheit steigern können.

Darauf kommt es an

Verstellen Sie sich nicht! Übertriebene Freundlichkeit oder gezwungene Fröhlichkeit wirkt auf Ihren Gesprächspartner gestellt. Vielleicht wird dieses Verhalten sogar als unehrlich gedeutet. Dagegen wirken Sie sympathisch, wenn Sie ein wenig von Ihrem Gemütszustand preisgeben. Aber reden Sie nur kurz von sich und rücken Sie dann den anderen in den Mittelpunkt des Gesprächs.

Was der Tipp bewirkt

Professionell vorbereitete Telefonate sparen Zeit und Nerven. Und während Sie telefonieren, fühlt sich Ihr Gesprächspartner wohl und ernst genommen.

Und Sie?

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