Nicht mehr, sondern besser arbeiten: Clevere Produktivitätssteigerung



„Was ist ene Produktivität? Da stellen mer uns mal janz dumm“: Ich gebe vorne etwas rein und erwarte, dass hinten etwas rauskommt. Was in industriellen Maßstäben jedem einleuchtet, so wird aus einem Stück Metall und einem Stück Holz durch Arbeit und Energie ein Hammer, ist in einem Büro schon deutlich komplexer: Hier muss allein aus geistiger Energie ein vernünftiges Produkt entstehen – und nicht bloß bedrucktes Papier mit Blödsinn darauf.

Produktivitätssteigerung im Büro heißt also nicht mehr Masse, sondern qualitativ bessere Ergebnisse durch intelligente Arbeit zu erzeugen. Hier sind alle am Prozess beteiligten Mitarbeiter gefragt, das Arbeitsumfeld muss stimmen, zusätzlich muss ein hohes Qualitätsbewusstsein auf allen Ebenen herrschen. In diesem Artikel möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie mit Kaizen Ihrem Unternehmen einen deutlichen Schub in der Produktivitätssteigerung geben können – mit Köpfchen und ganz ohne Hammer.

Nicht mehrmehrmehr, sondern viel-viel besser: Intelligente Produktivitätssteigerung mit Kaizen – so geht’s! Klick um zu Tweeten

Produktivitätssteigerung – und nicht Arbeitszeitverlängerung

In Unternehmen des Dienstleistungsgewerbes beschränkt sich die Arbeit, ganz vereinfacht, auf die Verarbeitung von Informationen zu Besprechungen, Texten und Zahlenwerken. Diese Informationen gehen auf den verschiedensten Wegen im Unternehmen ein (Kundenbesuche, Telefon, Briefe, E-Mails, Social Media, Bestellsysteme) und verlassen das Unternehmen auf den gleichen Wegen wieder – in verarbeiteter Form. Werden diese Wege und damit die Arbeitsprozesse optimiert, kann eine signifikante Produktivitätssteigerung erreicht werden.

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Durch das optimieren von Arbeitsprozessen ist eine Produktivitätssteigerung unvermeidbar.

Nach dem Kaizen-Gedanken fangen wir auf der Suche nach verstecktem Potential mit Fragen nach Überflüssigem und Unnötigem im Produktionsprozess an. Immer überflüssig sind Suchzeiten, unnötige Wartezeit und Unklarheiten über die Zuständigkeit. Setzen Sie also dort an, wo es hakt, wo das Missverhältnis zwischen Bearbeitungs- und Durchlaufzeit eines Projektes entsteht.

Die fünf „Warum?“-Fragen auf dem Weg zu Produktivitätssteigerung

Wenn Sie einen Ansatzpunkt definiert haben, bei dem es zu unnötigen Verzögerungen im Prozess kommt, wenden Sie die Technik der fünf „Warum?“-Fragen an. Diese gründliche Erforschung hilft, das Problem tiefer zu verstehen und nicht nur Symptome, sondern Ursachen zu kurieren.

Fragen Sie fünf Mal „Warum“:

1. Warum musste der Verkaufsleiter umsonst warten?
Weil er Kundenfax mit der Terminänderung nicht rechtzeitig bekam.
2. Warum erreichte ihn das Fax nicht rechtzeitig?
Weil das Faxgerät nicht funktionierte.
3. Warum funktionierte das Faxgerät nicht?
Weil der Toner alle und kein neuer Toner vorhanden war.
4. Warum war kein neuer Toner da?
Es wurde versäumt, rechtzeitig neuen Toner zu bestellen.
5. Warum wurde nicht rechtzeitig neuer Toner bestellt?
Weil es keine funktionierende Bestandssteuerung im Unternehmen gibt.

Wie Sie an diesem Beispiel sehen, offenbart die Differentialdiagnose in diesem Fall ein viel tiefer liegendes und grundsätzlicheres Problem des Unternehmens: Die nicht funktionierende Bestandssteuerung wird mit Sicherheit auch an anderer Stelle Probleme verursachen. Anstatt nun, wie in vielen Unternehmen üblich, die Sekretärin anzuraunzen warum das Fax nicht in den Verkauf gegeben wurde, sollten Sie am grundlegenden Problem ansetzen – Zeit für bessere Bestandsverwaltung mit Kanban.

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Organisieren Sie z. B. Ihr Büromaterial über Kanban und die Produktivitätssteigerung gelingt!

Der angstfreie Dialog als Königsweg zur Produktivitätssteigerung

Natürlich setzt die Kenntnis von Problemen im Unternehmen zwingend voraus, dass Probleme und auch persönliche Fehler ohne Angst vor negativen Konsequenzen offen angesprochen werden können. In einem ängstlichen und konfliktgeladenen Klima werden immer persönliche Schuldzuweisungen, Vertuschungen und Lügen das tatsächliche Problem und so auch dessen Lösung verdecken.

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Eine angstfreie und offene Kommunikation trägt zur Produktivitätssteigerung bei.

So wäre es in diesem Fall denkbar, dass die zuständige Sekretärin den Verkaufsleiter bezichtigt, das Fax verschlampt zu haben – natürlich ist das auch umgekehrt möglich. Auch der Einkauf könnte beschuldigt werden, der Kollege der „immer zu viele Faxe kriegt“, die Geschäftsleitung weil sie nichts im Griff hat… Sie sehen: Die Liste ist endlos – und endlos blödsinnig, zeitfressend und unangenehm.

Produktivitätssteigerung durch Vermeidung von Suchzeiten

Mein Lieblingsthema: Der aufgeräumte Arbeitsplatz. Hier liegt, neben der differenzierten Prozessbeobachtung, das größte Potential zur Produktivitätssteigerung Ihres Unternehmens. Wer nicht lange suchen muss, sondern wichtige Unterlagen an einem aufgeräumten Arbeitsplatz immer griffbereit hat, wird schneller, entspannter und produktiver arbeiten. Natürlich lässt sich auch für den Arbeitsplatz lässt sich Kaizen anwenden.

Die Aufgabenverwaltung und das Personalmanagement bieten ebenfalls großes Potential zur Produktivitätssteigerung. So können Sie Ihre Aufgaben mit Personal-Kanban kraftvoll beschleunigen und eine schnellere Durchlaufzeit erreichen.

Nun spucken Sie in die Hände – packen Sie die Produktivitätssteigerung an!

Wie Sie an diesem Beitrag sehen, kann eine signifikante Produktivitätssteigerung auf vielen Wegen erzeugt werden. Das Wichtigste dabei ist aber Ihre Initiative: Sie müssen aktiv auf die Suche nach den vielen kleinen Problemen gehen, die Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter ausbremsen. Treten Sie in den offenen Dialog mit Ihren Mitarbeitern, sprechen Sie Probleme offen an und etablieren Sie ein effektives Vorschlagswesen – so wissen Sie immer, wo der Schuh drückt. Ein erster Schritt: Teilen Sie diesen Beitrag mit Ihren Mitarbeitern und laden Sie sie so dazu ein, sich mit dem Thema Produktivitätssteigerung auseinanderzusetzen.

Wenn Sie noch weitere Anregungen und Ideen zum Thema Produktivitätssteigerung haben, würde ich mich über einen kleinen Kommentar von Ihnen wie immer sehr freuen – gemeinsam kommen wir so dem perfekten Büro wieder ein kleines Stückchen näher!





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