Fix und fertig – Produktivität steigern und Stress minimieren

29. Mai 2020

Es ist bereits viertel nach sieben, als Marie endlich ihre Bürotür hinter sich abschließt. Dabei hatte sie ihrer kleinen Tochter versprochen, um Punkt fünf zu Hause zu sein. Das schlechte Gewissen nagt an ihr, wenn sie daran denkt, in die traurigen Kinderaugen blicken zu müssen. Letzte Woche hatte sie schon den Ausflug ins Eiscafé platzen lassen. Trotzdem schafft Marie immer seltener geplantes Arbeitspensum.

Maries Arbeitsalltag wird zunehmend fremdbestimmt. Kollege F. platzte für gewöhnlich in den Momenten herein, in denen Marie sich konzentrieren muss und überfällt sie mit der Bitte, doch kurz eine wichtige Kleinigkeit für ihn zu machen. Ein weiterer Zeitfresser sind die Bürobesprechungen, die sich unnötig in die Länge ziehen. Und Kollegin B. hält sie mit ihren langatmigen Krankheitsgeschichten vom Arbeiten ab. Am Ende steht Marie da mit einem unproduktiven Arbeitstag und der großen Preisfrage: Wo ist eigentlich die Zeit hin?

Was ist das Problem

Geht es Ihnen wie Marie, deren Büroalltag von Zeitfressern dominiert wird? Das sorgt für Unzufriedenheit und Frust. Häufige Ursachen: falsch gesetzte Prioritäten, planloses Drauflosarbeiten, ständige Unterbrechungen. Ein Graus für Ihre Produktivität! Oftmals gehen Sie deshalb nicht nur unzufrieden wie die Pech-Marie nach Hause – Sie machen auch viel zu viele Überstunden. Das muss nicht so bleiben! Finden Sie die Faktoren, die Sie in Ihrem Arbeitsflow stören, gewinnen Sie die Kontrolle über Ihren Büroalltag zurück. Ich garantiere Ihnen: Die Zeit, die Sie in eine kurze Analyse investieren, macht sich für Sie vielfach bezahlt!

Fehlende Prioritäten und häufige Unterbrechungen sind typische Gründe für mangelnde Produktivität.

Schritt 1: Zeitfresser entlarven

Überprüfen Sie einen Tag lang Ihre Arbeitsweise. Vielleicht übernehmen Sie immer wieder Aufgaben, die nicht in Ihrem Verantwortungsbereich liegen. Dahinter steckt der schlichte Wunsch, es anderen recht zu machen – das klassische Ja-Sager-Syndrom. Ehe Sie sich versehen, ist Ihr Tag gefüllt mit „fremden“ Aufgaben. Aber auch mit der eigenen Arbeit kann es schieflaufen, wenn Ihre Prioritäten nicht geklärt sind. Zeitfresser tarnen sich nämlich häufig als „irgendwie wichtig“ und sind besonders fies, wenn sie klein und harmlos erscheinen. Während Sie davon überzeugt sind, höchstens ein paar Minuten investieren zu müssen, kosten gerade die unscheinbaren Aufgaben in ihrer Summe erheblich Zeit. Ein weiterer wichtiger Grund für unproduktives Arbeiten sind Ablenkungen. Wer ständig aus der Konzentration herausgerissen wird, büßt an Produktivität ein. Unsere Untersuchungen zeigen: Das geschieht etwa alle zwölf Minuten. Wie oft haben Sie schon neu ansetzen müssen, weil Sie kurz abgelenkt wurden?

Unterbrechungen bei der Arbeit bringen Sie aus dem Arbeitsflow.

Schritt 2: Zeitfressern den Garaus machen

Entscheiden Sie sich jetzt, dass Sie sich nicht länger Ihre kostbare Zeit stehlen lassen. Denn dadurch verlieren Sie nicht nur Ihre Motivation, durch die ständige Überbelastung können auch gesundheitliche Probleme auftreten. Ich erkläre Ihnen, wie Sie Ihr Prioritäten setzen und Ihr Zeitmanagement auf Vordermann bringen. Diese drei wirkungsvollen Tipps bringen mehr Struktur in Ihren Büroalltag.

Tipp 1: Prioritäten klären

Das befriedigende Gefühl eines produktiven und effektiven Arbeitstages stellt sich nur dann ein, wenn Sie die wirklich wesentlichen Dinge anpacken. Damit unwichtige Dinge nicht die Hauptattraktion Ihres Büroalltages bleiben, müssen Sie Ihre Aufgaben priorisieren. Beim Klären der Prioritäten kann die Eisenhower-Matrix helfen. Damit erhalten nicht nur Ihre aktuellen Aufgaben ein Etikett: Kommen neue Aufgaben rein, haben Sie ein cleveres System, diese direkt einzuordnen und entsprechend bei der Planung zu bedenken.

Die Eisenhower-Matrix hilft dabei, Aufgaben zu priorisieren und die Produktivität zu steigern.

Tipp 2: Tagesstruktur etablieren

Produktivitäts-Killer sind allergisch gegen sauber geklärte Prioritäten – und gegen ein durchdachtes Zeitmanagement. Haben Sie Ihre Prioritäten festgelegt, geht es ans Zeitmanagement. Damit nicht Ihre Aufgaben Sie kontrollieren, sondern Sie Ihre Aufgaben, planen Sie Ihren Büroalltag mithilfe einer Tagesstruktur! Legen Sie Zeiten fest, in denen Sie bestimmte Aufgaben angehen und machen Sie dies zu Ihrer Routine. Überlegen Sie, wann sich etwas am besten erledigen lässt: Wann sind Sie zum Beispiel aufmerksam und haben am meisten Ruhe? Hier bieten sich detailreiche Tätigkeiten an, für die Sie Fokus brauchen und bei denen Sie sich keine Fehler erlauben dürfen. Beim Planen Ihrer Tagesstruktur sollten Sie wichtigen Aufgaben unbedingt ihren Platz zuerst zuweisen. Dabei gilt: Diese bekommen Ihre persönliche Primetime – die besten Zeiten für die wichtigsten Aufgaben! Es bietet sich an, den kleinen, eher unwichtigen To-dos solche Zeiten einzuräumen, in denen die häufigsten Unterbrechungen zu erwarten sind. Haben Sie erst eine Tagesstruktur etabliert, werden Sie merken: Sie lassen sich Ihre zeitlichen Ressourcen nicht so schnell streitig machen. Sie bestimmen – und werden nicht bestimmt.

Tipp 3: Störfaktoren verringern

Viele der kleinen, scheinbar harmlosen Störfaktoren kosten Energie und hemmen Ihre Produktivität. Ständig aus einer Aufgabe herausgerissen zu werden, erhöht den Aufwand, den Sie insgesamt betreiben müssen, um diese endlich abschließen zu können. Wenn noch Stress wie eine kurzfristige Deadline dazukommt, leiden Sie unter der Situation. So halten Sie Störfaktoren und Ablenkungen wirksam in Schach:

  • Lassen Sie sich nicht von digitalen Benachrichtigungen drangsalieren. Schalten Sie diese samt Tönen ab. Sie haben doch ein Zeitmanagement! Dann gehen Ihnen auch wichtige E Mails nicht durch die Lappen!
  • Zwischendurch mal mit den Kollegen plaudern ist nett, aber zeitraubend. Verlagern Sie Gespräche auf Pausen, an denen Sie sich nicht an Ihrem Schreibtisch befinden.
  • Vielleicht hilft es Ihnen zu wissen, dass Sie zunächst einmal nur die Verantwortung für Ihren Arbeitsbereich tragen. Es ist kameradschaftlich, anderen einen Gefallen zu tun – jedoch nicht förderlich, wenn Ihr Aufgabenbereich darunter leidet. Schrecken Sie deshalb nicht davor zurück, auch mal Nein zu sagen.
  • Wenn Sie partout keine Ruhe haben, diese aber für bestimmte Aufgaben benötigen, kleben Sie einen Zettel an Ihre Bürotür, dass Sie zu gewissen Zeiten nicht gestört werden möchten.
Zeit ist das wertvollste Gut. Finden Sie mit diesem Tool heraus, wie Sie hier Ihre Zeit besser nutzen können.

Schritt 3: Mehr Produktivität an Ihrem digitalen Arbeitsplatz

„Computer gibt es nicht, damit Leute weniger zu tun haben, sondern weil Leute Besseres zu tun haben.“ Klingt diese Redensart zu gut, um wahr zu sein? Tatsächlich sieht die Realität oft anders aus. Die Anforderungen an die Arbeit mit dem Computer steigen. Zugleich wächst der Dschungel an Tools, durch den sich Nutzer schlagen müssen. Das kostet Zeit und Nerven. Nicht wenige belassen es deshalb beim Nötigsten, um sich den eigentlichen Aufgaben des Arbeitsalltags zu widmen. Nachvollziehbar, aber nicht immer sinnvoll. Die Welt der Technik hält viele kleine Helferlein bereit, mit denen sich die Büro-Arbeit vereinfachen und verbessern lässt. Studien haben ergeben, dass wir durchschnittlich nur 10 Prozent der Möglichkeiten nutzen, die uns Anwendungssoftware bietet.

Noch immer wissen viele Nutzer nicht, wie sie das Beste aus den digitalen Anwendungen herausholen und damit ihre Produktivität erhöhen können. Die gute Nachricht lautet: Sie müssen sich nicht selbst auf die Suche machen. Ich stelle Ihnen drei schnell umsetzbare, bewährte Wege vor, über die Sie Ihren digitalen Arbeitsplatz schnell und einfach einrichten und im Nu auf ein neues Level heben können.

So geht Produktivität heute: Nutzen Sie die vielen Vorteile der Computerprogramme.

Digital-Tipp 1: Räumen Sie Ihren Computer auf

Haben Sie in Ihrem Computer den Überblick verloren und suchen Sie ständig nach Dateien? Machen Sie es sich zur Regel, alle Informationen innerhalb von einer Minute zu finden. Diese gelingt, wenn Sie Ihren Computer aufräumen. Übernehmen Sie die gleichen Ablagespielregeln wie für Ihre Dokumente. Wenn Sie das Thema interessiert, lesen Sie meinen Artikel, wie Sie Ihre Festplatte effektiv aufräumen.

Zusätzlich es gibt eine Reihe von technischem Ballast, der sich dem ungeübten Auge entzieht – zum Beispiel ein überfüllter Cache, unnötige Cookies, vergreiste Registry-Einträge oder Logdateien. Nach und nach verunreinigt dieser Ballast das Betriebssystem. Das Ergebnis: ein langsamer Computer, der zu Frust führt. Noch immer hört man von Leuten, die sich einen Kaffee kochen, während Windows hochfährt.

Abhilfe schaffen so genannte n System-Cleanern wie Ashampoo WinOptimizer oder CCleaner (auch für Mac-User geeignet). Diese fleißigen Helferlein entrümpeln auch die versteckteste Ecke Ihres digitalen Arbeitsplatzes – und zwar durch nur einen Klick. Das Beste dabei: Sie brauchen für die Nutzung kein technisches Wissen, das übernimmt die digitale Putzkolonne für Sie.

Profi-Tipp: Oft binden Systemdienste und Hintergrundprozesse wertvolle Leistungskapazitäten Ihres Computers. Stöbern Sie diese händisch oder mithilfe von System-Cleanern auf und deaktivieren Sie diese Kraftfresser über die Systemkonfiguration (z.B. via msconfig.exe). Entschlacken Sie darüber hinaus den Boot-Vorgang, indem Sie nur die nötigsten Programme automatisch starten lassen. Ähnlich können Sie mit Ihrem Browser verfahren, der häufig ressourcenschwere Add-ons oder Plug-ins mit lädt.

Eine Fundgrube mit praxiserprobten Ratschlägen sind die kostenlosen Downloads aus meinem Buch „Für immer aufgeräumt – auch digital“.

Schon mit kleinen Veränderungen im Arbeitsalltag arbeiten Sie entspannter und effizienter.

Digital-Tipp 2: Automatisieren Sie Routine-Vorgänge

„Do it yourself“ liegt voll im Trend. Ob beim Kochen, Basteln oder Einrichten, überall nehmen Leute die Dinge selbst in Hand. Das ist auch für Ihren digitalen Arbeitsplatz ein gutes Prinzip, allerdings mit einem Unterschied: Am Computer haben Sie die Möglichkeit, nicht alles selber machen zu müssen, sondern vieles selber machen zu lassen. Wie? Indem Sie häufige Vorgänge automatisieren, zum Beispiel: Updates von Software und Treibern, Aufräumen der Festplatte, Virenscans, Eingabe von Passwörtern, den Start von Programmen oder gar das Herunterladen von Outlook-Anhängen. Das Spektrum an Routine-Aufgaben ist groß. Mit nur wenigen Klicks minimieren Sie den damit verbundenen Aufwand.

Windows und Mac bringen hierfür von Haus aus Bordmittel mit (Aufgabenplanung, Automator). Darüber hinaus gibt es je nach Bedarf viele weitere hilfreiche Tools. Das Angebot ist üppig. Als verlässliche Allrounder haben sich RoboTask, AutoIt und GhostMouse bewährt. Wenn Sie häufig mit Word, Excel oder Access arbeiten, ist VBA das Tool der Wahl. Es ermöglicht Ihnen, individuelle Arbeitsschritte wie einen Film aufzunehmen und jederzeit zum Einsatz zu bringen.

Profi-Tipp: Als mobile Anwendung mit Schwerpunkt auf Social Media ist das Programm IFTTT („if this then that“) besonders wertvoll. Damit lassen sich Vorgänge in einfachen Wenn-Dann-Klauseln miteinander verknüpfen. So können Sie Mailanhänge automatisch in Ihrer Dropbox speichern, Ihr Handy beim Betreten Ihres Büros in den Lautlosmodus setzen und sich per SMS erinnern lassen, sobald ein interessanter Fachartikel erschienen ist.

Automatisierte Vorgänge erhöhen die Produktivität.

Digital-Tipp 3: Tracken Sie, was Sie tun

Abends nach Hause fahren und wissen: Alles ist geschafft, die Ziele sind erreicht, die Arbeit war produktiv. So stellen sich viele Menschen das Ende eines perfekten Arbeitstages vor. Eine schöne Aussicht, finde ich. Was aber, wenn sich dieses Gefühl nicht einstellt. Aber: Können Sie aus dem Stegreif sagen, wie produktiv Sie sind? Ich habe in der Praxis festgestellt, dass oft zu lange an unwichtigen Aufgaben gefeilt wird. Nicht jede Arbeit muss mit der gleichen Aufmerksamkeit erledigt werden. Laut dem Pareto-Prinzip wird sogar 80 Prozent des Erfolges durch den Einsatz von 20 Prozent der eigenen Leistung erzielt.

Um den unproduktiven Tätigkeiten im Arbeitsalltag auf die Spur zu kommen, messen Sie die Zeit, die Sie zur Bearbeitung von Projekten und Aufgaben brauchen. Der digitale Arbeitsplatz bietet hierfür ein reiches Software-Angebot. Neben großen Lösungen für Unternehmen gibt es eine Reihe von kleinen Tools für den Einzelanwender. Den Fluss der Arbeitszeit spüren beispielsweise Harvest, RescueTime oder Toggl auf. Damit können Sie auf die Sekunde genau herausfinden, wie viel Zeit Sie mit bestimmten Aufgaben, Programmen oder gar Surfgewohnheiten verbringen.

Auf diese Weise lässt sich der Erfolg des beruflichen Zeitmanagements ermitteln und kontrollieren. Auskunft darüber gibt Ihnen die Differenz zwischen der veranschlagten und der tatsächlich benötigten Zeit. Der Erfolg zeigt sich aber nicht nur an der Zeitersparnis am digitalen Arbeitsplatz: Denken Sie auch an das angenehme Gefühl, wenn Sie die wichtigsten Aufgaben des Tages abgehakt haben und sich in den wohlverdienten Feierabend verabschieden können.

Profi-Tipp: Sie können sehr geschäftig sein, aber am Ende des Tages trotzdem keinen Erfolg haben. Denn: Man kann die falschen Dinge richtig tun und die richtigen Dinge falsch. In den Worten des Produktivitäts-Experten Chris Bailey: „Es ist nicht wichtig, was Sie produzieren. Es ist wichtig, was Sie erreichen.“ Denn: Effizienz und Effektivität bringen Sie nur gemeinsam zum Ziel. Wie genau das funktioniert, erkläre ich Ihnen in meinem Beitrag über „Smarte Effektivität“.

Extra-Tipp für mehr Produktivität

Lassen Sie sich leicht von neuen E-Mails ablenken? Einer der größten Störfaktoren ist die elektronische Post. Wie Sie viel Zeit und Kraft mit den richtigen Tools und dem effektiven Management Ihres Posteingangs gewinnen, erfahren Sie in meinem kostenlosen E-Book: E-Mail-Stress ade

Mehr Produktivität bei der E-Mail-Verarbeitung reduziert den Stress.


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