Eine kleine Geschichte über zeitfressende Produktivitäts-Killer



Es ist bereits viertel nach sieben, als Marie endlich ihre Bürotür abschließen und Feierabend machen kann. Ihrer kleinen Tochter hatte sie eigentlich versprochen, um Punkt fünf zu Hause zu sein. Das schlechte Gewissen nagt an ihr, wenn sie daran denkt, in ihre traurigen Kinderaugen blicken zu müssen. Schon letzte Woche hatte sie ihr Versprechen gebrochen und den Ausflug ins Eiscafé platzen lassen. „Wenn ich wenigstens geschafft hätte, was ich mir vorgenommen habe!“, denkt Marie frustriert. Das passierte ihr in letzter Zeit häufig. Heute war ein Paradebeispiel dafür: Kollege F. hatte sie mit Kleinigkeiten regelrecht drangsaliert, die sie „doch kurz“ für ihn machen könne. Er platzte für gewöhnlich in den Momenten herein, in denen Marie sich konzentrieren musste. Dann war da noch die Bürobesprechung, die unnötig in die Länge gezogen wurde. Und zu allem Übel hatte sich Kollegin B. heute mit dem neusten Tratsch an sie gewandt. Am Ende steht Marie da mit einem unproduktiven Arbeitstag und der großen Preisfrage: Wo ist eigentlich die Zeit hin?

Was ist das Problem

Geht es Ihnen wie Marie, deren Büroalltag von Zeitfressern dominiert wird? Das sorgt für Unzufriedenheit und Frust. Häufige Ursachen: falsch gesetzte Prioritäten, planloses Drauflosarbeiten, ständige Unterbrechungen. Ein Graus für Ihre Produktivität! Oftmals gehen Sie deshalb nicht nur unzufrieden wie die Pech-Marie nach Hause – Sie machen auch Überstunden, um zu kompensieren. Das muss nicht so bleiben! Sie haben es in der Hand, Zeitfressern den Garaus zu machen und Ihre Produktivität zurückzugewinnen.

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Falsch gesetzte Prioritäten, planloses Drauflosarbeiten und ständige Unterbrechungen sind häufige Gründe für vertane Zeit.

So funktioniert es

Um wieder die Kontrolle über Ihren Büroalltag zu bekommen, müssen Sie die Schädlinge ausfindig machen. Ich garantiere Ihnen: Die Zeit, die Sie in eine kurze Analyse investieren, gewinnen Sie mehrfach zurück!

Schritt 1: Zeitfresser entlarven

Möglicherweise widmen Sie sich Aufgaben, die nicht in Ihrem Verantwortungsbereich liegen. Dahinter steckt manchmal der schlichte Wunsch, es anderen recht zu machen – das klassische Ja-Sager-Syndrom. Und ehe Sie sich’s versehen, ist Ihr Tag gefüllt mit „fremden“ Aufgaben. Aber auch mit den eigenen Aufgaben kann es schieflaufen, wenn Ihre Prioritäten nicht sauber geklärt sind. Zeitfresser tarnen sich zudem häufig als „irgendwie wichtig“ und sind besonders fies, wenn sie klein und harmlos erscheinen. Während Sie davon überzeugt sind, höchstens ein paar Minuten investieren zu müssen, kosten Sie gerade die unscheinbaren Zeitfresser in ihrer Summe erheblich Zeit. Einer der häufigsten Gründe, warum man nicht schafft, was man schaffen soll, sind Ablenkungen. Wer ständig aus Aufgaben herausgerissen wird, büßt an Produktivität ein. Unsere Untersuchungen zeigen: Das geschieht etwa alle zwölf Minuten. Wie oft haben Sie schon neu ansetzen müssen, weil Sie kurz abgelenkt wurden?

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Schritt 2: Zeitfressern den Garaus machen

In vielen Fällen haben Sie es in der Hand, ob Sie sich von solchen Zeitfressern Ihre kostbare Zeit stehlen lassen. Statt sich Tag für Tag zu ärgern: Packen Sie diese am Schopf, indem Sie Ihre Prioritäten klären, Ihr Zeitmanagement auf Vordermann bringen und kleine, aber feine Tipps im Büroalltag beherzigen. Dazu drei praktische Tipps.

Tipp 1: Prioritäten klären

Das befriedigende Gefühl eines produktiven und effektiven Arbeitstages stellt sich nur dann ein, wenn man die wirklich wesentlichen Dinge angepackt hat. Damit unwichtige Dinge nicht die Hauptattraktion Ihres Büroalltages bleiben, müssen Sie Ihre Aufgaben priorisieren. Beim Klären der Prioritäten kann die Eisenhower-Matrix helfen. Damit bekommen nicht nur Ihre aktuellen Aufgaben ein Etikett: Kommen neue Aufgaben rein, haben Sie damit ein System, diese direkt einzuordnen und entsprechend bei der Planung zu bedenken.

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Die Eisenhower-Matrix hilft dabei, Aufgaben zu priorisieren und die Produktivität zu steigern.

Tipp 2: Tagesstruktur etablieren

Produktivitäts-Killer sind allergisch gegen sauber geklärte Prioritäten – und gegen ein durchdachtes Zeitmanagement. Haben Sie Ihre Prioritäten festgelegt? Dann geht es ans Zeitmanagement. Damit nicht Ihre Aufgaben Sie kontrollieren, sondern Sie Ihre Aufgaben, planen Sie Ihren Büroalltag mithilfe einer Tagesstruktur! Legen Sie Zeiten fest, in denen Sie bestimmte Aufgaben angehen und machen Sie dies zu Ihrer Routine. Überlegen Sie dazu, wann sich was am besten erledigen lässt: Wann sind Sie zum Beispiel am konzentriertesten und haben am meisten Ruhe? Hier bieten sich detailreiche Tätigkeiten an, für die Sie Fokus brauchen und bei denen Sie sich keine Fehler erlauben dürfen. Beim Planen Ihrer Tagesstruktur sollten Sie wichtigen Aufgaben unbedingt ihren Platz zuerst zuweisen. Dabei gilt: Diese bekommen Ihre persönliche Primetime – die besten Zeiten für die wichtigsten Aufgaben! Es bietet sich an, den kleinen, eher unwichtigen To-dos solche Zeiten einzuräumen, in denen die häufigsten Unterbrechungen zu erwarten sind. Haben Sie erst eine Tagesstruktur etabliert, werden Sie merken: Sie lassen sich Ihre zeitlichen Ressourcen nicht so schnell streitig machen. Sie bestimmen – und werden nicht bestimmt.

Tipp 3: Störfaktoren verringern

Viele der kleinen, scheinbar harmlosen Störfaktoren kosten Sie Ihre Produktivität. Ständig aus einer Aufgabe herausgerissen zu werden, erhöht den Aufwand, den Sie insgesamt treiben müssen, um diese endlich abschließen zu können. Wenn dazu noch ein Druckmoment kommt, etwa eine kurzfristige Deadline, sind Sie am Ende leidtragend. Hier deshalb noch ein paar hilfreiche Tipps, wie Sie Störfaktoren und Ablenkungen in Schach halten:

  • Lassen Sie sich nicht von digitalen Benachrichtigungen drangsalieren. Schalten Sie diese samt Tönen ab. Sie haben doch ein Zeitmanagement! Dann gehen Ihnen auch wichtige E Mails nicht durch die Lappen!
  • Zwischendurch mal mit den Kollegen plaudern ist nett, aber zeitraubend. Verlagern Sie Gespräche auf Pausen, an denen Sie sich nicht an Ihrem Schreibtisch befinden.
  • Vielleicht hilft es Ihnen zu wissen, dass Sie zunächst einmal nur die Verantwortung für Ihren Arbeitsbereich tragen. Es ist kameradschaftlich, anderen einen Gefallen zu tun – jedoch nicht förderlich, wenn Ihr Aufgabenbereich darunter leidet. Schrecken Sie deshalb nicht davor zurück, auch mal Nein zu sagen.
  • Wenn Sie partout keine Ruhe haben, diese aber für bestimmte Aufgaben benötigen, kleben Sie einen Zettel an Ihre Bürotür, dass Sie zu gewissen Zeiten nicht gestört werden möchten.

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Wollen Sie Ihre Produktivität steigern? Klären Sie Ihre Prioritäten.

Schluss

Die Pech-Marie wird zur Glücks-Marie, wo sie ihren Büroalltag nicht länger dem Zufall überlässt. Denn: Produktivität passiert nicht einfach! Nutzen Sie deshalb die Chance, Ihre Prioritäten zu klären und Ihr Zeitmanagement zu optimieren. Letztlich gewinnen Sie dadurch nicht nur wertvolle Zeit, Sie werden auch zufriedener mit Ihrer Arbeit sein und gehen mit einem guten Gefühl nach Hause. Schreiben Sie ihre eigene kleine Geschichte darüber, wie Sie Zeitfressern den Garaus machen!

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