„Houston, wir haben ein Problem – gehabt!”



Probleme sind Dinge die man nicht braucht. Sie bereiten Ärger, sorgen für Stress, bringen Abläufe durcheinander und gefährden den Unternehmenserfolg. So scheint es. Doch mit Problemen ist es wie mit dem berühmten Wasserglas – eine Sache der Betrachtung. Das Glas kann halb voll oder halb leer sein. Ein Problem kann ein Ärgernis sein – oder eine Chance, Schwachstellen zu erkennen und Abläufe zu verbessern. Wenn man ihnen entsprechend entgegentritt

Das Problem mit dem Problem

Probleme treten immer unerwartet auf – so scheint es zumindest. Sie kommen plötzlich, zur Unzeit, man fühlt sich unvorbereitet und von den Ereignissen fremdgesteuert. Aber nur, wenn man sich nicht rechtzeitig dafür wappnet. Denn auch Problemen kann man proaktiv begegnen. Man muss nicht warten, bis sie da sind und einen überrollen.

Die Lösung

Die Werkzeuge mit einem proaktiven Umfang mit Problemen heißen: KVP-Prozess und Problem-Speicher. KVP ist die Abkürzung für „kontinuierlicher Verbesserungs-Prozess”. Ziel ist es, die Abläufe im Unternehmen immer aufmerksam im Blick zu haben und potenzielle Verbesserungsbedarfe zu erkennen und umzusetzen. Das geht am besten, wenn man die Mitarbeiter in diesen Prozess einbindet. Wer täglich in die Arbeitsabläufe eingebunden ist, weiß am besten, wo es hakt.

Schritt Nr. 1: Gründen Sie eine KVP-Gruppe

Eine KVP-Gruppe ist ein fester Kreis an Mitarbeitern, der in regelmäßigen Abständen zusammenkommt. KVP-Gruppen bearbeiten Probleme, die ein einzelner Mitarbeiter nicht lösen kann. Damit die Probleme tatsächlich bedarfsorientiert sind, werden in die Sitzungen Mitarbeiter hinzu geholt, die von dem Problem betroffen sind, und die zur Lösung beitragen können. Dieser Ansatz passt gut zum Kaizen-Denken. Denn im Sinne von Kaizen sind die Mitarbeiter die Experten für all das, was sie angeht. Sie können meist am besten beurteilen, welche Idee im Alltag funktioniert und welche eher scheitern wird.
Bei meinen Beratungsprojekten mache ich dabei sehr gute Erfahrungen mit dem Ratschlag, schriftlich zu arbeiten. Wenn ein Mitarbeiter ein Problem sowie mögliche Ideen zu dessen Behebung in Worte fassen muss, trägt dies spürbar zur gedanklichen Klarheit bei. Allerdings sollten Sie nicht einfach darum bitten, die Dinge aufzuschreiben. Wenn Mitarbeiter Probleme notieren, kann es sein, dass sie dies mit vielen Worten tun und ihre Gedanken vor allem auf das Problem richten. Aber: Hinter jedem Problem steht irgendwo eine Lösung – und genau die gilt es zu finden.
Stellen Sie deshalb ein Blatt zur Verfügung mit der Bitte, Gedanken dort aufzuschreiben. Eine Vorlage dazu liefert das sogenannte „Reagan-Formular”, das so aufgebaut ist:

Reagan Formular als Problemspeicher
Das Reagan-Formular als Problemspeicher.

Übrigens: Das Reagan-Formular eignet sich hervorragend, um komplexe Probleme systematisch in Angriff zu nehmen. Die Ergebnisse sind oft verblüffend. Ich erlebe in meinem Berater-Alltag regelmäßig, dass mit Hilfe dieser Methode Lösungen für Probleme entwickelt werden, bei denen man am Anfang davon ausging, dass eine „einfache“ Antwort nicht zu finden ist.

Schritt Nr. 2: Richten Sie einen „Problemspeicher” ein

Die KVP-Gruppe ist der erste Schritt für eine kontinuierliche „Vom-Problem-zur-Lösung&rdbuo;-Kette. Aber wie überall liegt auch bei der Problemlösung die Kraft bei der Menge. Sprich: Den Mitarbeitern. Wie heißt das Sprichwort: „Vier Augen sehen mehr als zwei”. Und ein ganzes Unternehmen das die Augen offenhält, sieht noch viel mehr als eine KVP-Gruppe. Beziehen Sie deshalb alle Mitarbeiter in den KVP- und Problemlösungsprozess mit ein. Der Weg dazu heißt Problemspeicher.

Problemspeicher hilft beim Problemloesungsprozess
Ein Problemspeicher ist hilfreich beim Problemlösungsprozess

Dieser wird so beispielsweise vom Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Deutschen Wirtschaft (RKW) empfohlen. Er kann auf einen Flipchart-Bogen übertragen und an einer öffentlichen, gut frequentierten Stelle aufgehängt werden. Zum Beispiel am Schwarzen Brett. Damit Sie ein umfassendes Bild der Unternehmens-Situation bekommen bietet es sich an, einen Problemspeicher pro Abteilung einzurichten und auszuhängen.
Der Problemspeicher beinhaltet drei Felder:

    1. Welche Probleme sollten aus Sicht der betroffenen Abteilungs-Mitglieder bearbeitet werden?
    2. Welche Probleme innerhalb der Abteilung sollten aus Sicht von externen Stellen bearbeitet werden?
    3. Gibt es weitere Probleme/Themen, zu denen ein Problemspeicher eingerichtet werden sollte?

Neben jedem Problemfeld gibt es die Möglichkeit zur Priorisierung. Hängen Sie neben dem Problemspeicher einen Bogen mit Klebepunkten auf. Jeder Mitarbeiter soll neben dem Problem, welches er als dringlichst erachtet, einen Punkt setzen. So sehen Sie am Ende, wo der Schuh am meisten drückt.

Schritt Nr. 3: Planen Sie die Umsetzung

Ein Problemspeicher bleibt wirkungslos, wenn seine Nutzung mit dem Aushang endet. Damit Sie wirklich Mehrwert daraus ziehen können, müssen die Vorschläge natürlich aufgegriffen und in Bearbeitung genommen werden. Setzen Sie hierfür einen festen Zeitrahmen fest. Das gilt auch für die Zusammenkünfte der KVP-Gruppe. Legen Sie hierfür beispielsweise jede Woche einen verbindlichen Termin fest. Am Besten gegen Ende der Woche. An diesem Termin werden die neuesten Einträge der Problemspeicher besprochen – und wo möglich gleich deren Umsetzung terminiert. Tragen Sie diesen Zeitpunkt anschließend in den Problemspeicher am Aushang ein. Die Mitarbeiter sehen so, dass man sich kümmert und wann man sich kümmert. Das schafft Vertrauen und Transparenz. Beides ist sehr wichtig, denn nur wenn die Mitarbeiter sehen, dass es Ihnen mit den Verbesserungen ernst ist, werden sie auch motiviert sein, dabei mitzuhelfen.

Auch im Team Problemspeicher bearbeiten
Auch im Team lässt sich der Problemspeicher bearbeiten.

Was der Tipp bewirkt

Sie warten nicht mehr, bis das Problem zu Ihnen kommt und so groß ist, dass Sie Handlungszwang haben. Stattdessen kümmern Sie sich um Probleme, solange diese noch klein, übersichtlich und wenig schädlich sind. Indem Sie Probleme schriftlich sammeln, erhalten Sie Übersicht und Struktur. Vor allem machen Sie Ihre Mitarbeiter zu Verbündeten. Jedes Problem das man gemeinsam löst, macht das Leben für jeden Einzelnen leichter und erfolgreicher. Darum geht es.

Das ist zu beachten

Bei Kaizen geht es zuerst darum, Verbesserungspotenziale zu erkennen. Um ein Problem zu benennen ist es nicht erforderlich, dass der „Entdecker” den Verbesserungsvorschlag gleich mitliefert. Das würde überfordern und manchem die Motivation nehmen. In der Kaizen-Philosophie geht es zunächst darum, die Probleme zu erfassen und zu formulieren. Die Lösung wird dann gemeinsam in der Gruppe entwickelt. Man nutzt die hierfür Intelligenz der Masse.

Extra-Tipp

Problem klingt für viele negativ und bedrohlich. Wenn Ihnen ein „Problemspeicher” in Ihren Abteilungen zu pessimistisch klingt, dann nennen Sie ihn einfach anders. Zum Beispiel „Ideenspeicher”, oder „Verbesserungspool”. Finden Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern eine Bezeichnung, die ansprechend ist und zum Unternehmen passt. Es geht hier nicht um Wortkosmetik – aber darum, es so klingen zu lassen, dass man Mut und Lust zur Teilnahme bekommt.

Problemspeicher fuer mehr effizienz
Mit einem Problemspeicher haben Sie die Möglichkeit mehr Effizienz zu erreichen

Übrigens: Der Problemspeicher des (RKW) ist nur eine mögliche Variante. Sie können stattdessen auch Karten mit dem Reagan-Formular bereitstellen. Wenn ein Mitarbeiter ein Problem erkennt, kann er hier seine Gedanken notieren. Stellen Sie daneben einen Briefkasten bereit, in den die Formulare eingeworfen werden können. Aber auch hier gilt: Schaffen Sie Transparenz. Veröffentlichen Sie dann zum Beispiel eine monatliche Liste mit den dringendsten Problemen – und dem Zeitpunkt zu dem diese bearbeitet werden.

Service
Das Reagan-Formular können Sie hier hier kostenlos herunterladen.



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