Schatzsuche im Team: Der Problemlösungsprozess in 3 Schritten



Wussten Sie, dass Problemlösungsprozesse in Japan als Schatzsuchen bezeichnet werden? Und genau wie diese macht auch das Beseitigen von Problemen nur gemeinsam Spaß und viel mehr Sinn. Das ist auch der Kerngedanke von Kaizen. Wie Sie Ihre nächste Schatzsuche, oder nüchtern den nächsten Problemlösungsprozess, angehen können, habe ich für Sie erarbeitet. Ihre Schatzkarte fürs nächste Problem ist also ebreits fertig.

Deshalb sind funktionierende Problemlösungsprozesse goldwert

Das Problem ist das Problem. Denn – Hand aufs Herz – Probleme hat niemand gerne. Trotzdem tauchen sie immer wieder auf. Manchmal fast aus dem Nichts, manchmal kündigen sie sich mehr als eindringlich an und sind schon lange am Horizont zu erahnen. Egal, welche Probleme in Ihrem Team vorliegen, Sie brauchen einen Problemlösungsprozess, um sie wieder loszuwerden. Denn dann winkt der sagenumwobene Schatz: die Chance auf gewinnbringende Verbesserungen!

So lösen Sie Probleme in 3 Schritten

Problemlösungsprozess nicht vor sich herschieben
Handeln: der Startschuss für jeden Problemlösungsprozess. Beginnen Sie Ihre Schatzsuche.

An dieser Stelle möchte ich gerne sehr bildhaft sprechen. Probleme sind nur dann problematisch, wenn Sie sie vor sich herschieben. Wenn Sie sie aktiv angehen, lösen Sie sich schneller in Luft auf, als Sie Problemlösungsprozess buchstabieren können. Also gehen wir es an!

Schritt 1 im Problemlösungsprozess: Aufspüren, was ist

Zu Beginn lade ich Sie ein, umzudenken. Probleme sind nicht schön, aber im Grunde immer ein Schatzkästchen, das viele verborgene Kostbarkeiten birgt. Ganz konkret erschließt sich aus jedem Problem die Chance auf eine Verbesserung. Bitte kehren Sie daher in Zukunft kein einziges Problem mehr unter den Teppich, sondern halten Sie im Gegenteil die Augen offen. Probleme, die sich aus Fehlern ergeben, können in einer angstfreien Fehlerkultur als Chance gesehen werden. Schauen Sie mal:

Effizienz-im-buero-fehlerkultur

Ganz konkret können Sie folgendes tun: Notieren Sie Probleme, die Ihnen auffallen. Haben Sie Schwierigkeiten mit der Übersichtlichkeit Ihres Posteingangs? Bitte notieren Sie das! Erreichen Sie nie den richtigen Ansprechpartner im Vertrieb, weil seine Telefonnummer ständig wechselt? Bitte auch das aufschreiben!

An dieser Stelle des Problemlösungsprozesses geht es noch nicht um die Lösung, sondern zunächst um das Visualisieren des Problems. Es liegen mehr verborgene Schätze auf dem Grund, als Sie vielleicht denken. Beim Aufspüren kann Ihnen auch meine Arbeitsplatz-Checkliste helfen. Botieren Sie einen Punkt, ist alles gut. Hakt es irgendwo, wartet ein Schatz auf Sie, der im Problemlösungsprozess gefunden werden will.

Schritt 2 im Problemlösungsprozess: Den Weg zur Lösung ebnen

Problem erkannt, Problem gebannt. Klingt zwar altmodisch, ist aber immer noch wahr. Oder um es mit unserem Bild der Schatzsuche auszudrücken: Ist die Stelle auf der Karte markiert, können Sie loslaufen udn den Schatz heben. Das ist Schritt 2 Ihres Problemlösungsprozesses und schon ein Teil der Lösung. Sie kennen die Probleme bzw. potenziellen Fundorte und können aktiv vorgehen.

In der Praxis empfehle ich hier Instrumente wie das Reagan-Formular, mit dem Sie die Knackpunkte nicht nur erfassen, sondern auch klare Handlungsempfehlungen für Verbesserungen anregen können. Eben wie bei der Schatzsuche. Sie wissen, wo Sie hin möchten und müssen den Weg nun noch gehen.

Infografik zu Problemlösungsprozess Büro-Kaizen®
Kontinuierliche Verbesserung, das ist die Chance Ihres Problemlösungsprozesses.

Schritt 3 im Problemlösungsprozess: Probleme in die Wüste schicken

Bis hierher konnten die Schritte, mussten aber nicht, in Teamarbeit gelöst werden. Das ändert sich nun im großen Finale des Problemlösungsprozesses. Denn hier sind alle gefragt, weil alle was vom Schatz haben möchten. Und alle werden gebraucht, um den Schatz zu bergen. In der Praxis ist das auch so: Selbst wenn Sie persönlich ein Problem bemerken, beispielsweise das Chaos im Postein-gang, stehen Sie höchstwahrscheinlich nicht alleine damit da.

Vielleicht sind Ihre Kollegen davon genauso betroffen, hatten bisher aber noch keine Verbesserung angeregt? Tun Sie das nun gemeinsam! Sammeln Sie eingegangene Verbesserungsvorschläge, beispielsweise mittels Reagan-Formular, und sprechen Sie darüber, wie die Lösung aussehen könnte. Kommunikation ist hier das A und O, denn nur gemeinsame Lösungen sind gute Lösungen, die wirklich umfassend greifen können.

Um bei meinem Beispiel zu bleiben: Legen Sie gemeinsame Regeln für den Outlook-Posteingang fest, von denen alle profitieren können. Und formulieren Sie gemeinsame Spielregeln für die verschiedenen Bereiche der Abteilung. Eine individuell anpassbare Vorlage für Ihre eigenen Arbeitsplatz-Spielregeln finden Sie hier.

Problemlösungsprozess gemeinsam angehen bringt Erfolg
Im Team funktioniert der Problemlösungsprozess besser.

Worauf kommt es an?

Gemeinsam statt einsam durch den Problemlösungsprozess zu gehen, das ist die eine Sache. Die andere ist die, dass in Ihrem Unternehmen überhaupt eine moderne Fehlerkultur existiert. Denn nur dann, wenn allen bewusst ist, dass der Problemsucher gute Arbeit im Sinne aller Mitarbeiter leistet und nicht der Miesepeter aus dem Nachbarbüro ist, kann der Problemlösungsprozess funktionieren. Werden Sie zu Schatzsuchern!

Warum sich ein Problemlösungsprozess lohnt

Sehen Sie den riesengroßen Problemberg? Ich auch nicht! Funkeln stattdessen goldene Schätzkästchen voller fuktionierender Strukturen? Weil Sie aktiv handeln und nicht lethargisch abwarten, kennen Sie von nun an nur noch Lösungen und Chancen statt lähmender Probleme. Denn am Ende schafft jedes gelöste Problem den Nährboden für wichtige Verbesserungen. Am Ende lohnt es sich immer, den Weg zum Schatz auf sich zu nehmen, auch wenn er manchmal beschwerlich ist.

Und Sie?

Was läuft in Ihrer Abteilung noch nicht rund? Wo können Sie Schätze heben? Machen Sie den Praxischeck und fangen Sie an. Viele Tipps aus der Praxis für die Praxis gibt es auch in meinen beiden Ratgebern – Ihre perfekten Gehilfen für die nächste Schatzsuche.





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