Schnell, schnell, wer hat die Telefonnummer? Wie Sie sich mit einem genialen Trick Problemlöser für viele Fälle schaffen



In jedem Büro werden Problemlöser gesucht. Das fängt bei der Zettelwirtschaft an und hört bei der Ablage noch lange nicht auf. Die Lösungsansätze dafür sind vielfältig, bunt und oft nicht von langer Dauer. Zu schnell fällt man ins alte System zurück, und prompt herrscht wieder Chaos, Unübersichtlichkeit und Unzufriedenheit. Doch es gibt Lösungen, die dauerhaft funktionieren. Ich will Ihnen das anhand der Zettelwirtschaft auf dem Schreibtisch mal erläutern.

Problemlöser zur Eliminierung von Problemen
Wo war sie gleich, wo war sie gleich? Wenn die eine, wichtige Telefonnummer unauffindbar ist

Was ist das Problem

Sie kennen die großen Blocks, die als Schreibtischunterlagen dienen. Ist ein vollgeschriebenes Blatt abgerissen, wird das nächste vollgeschrieben, doch die wichtigen Informationen müssen immer wieder neu übertragen werden oder verschwinden unter Telefongekritzel.

Wer keine Schreibtischunterlage hat, greift zu Schmierzetteln und Haftnotizen. Die Pinn- und Magnetwände sind voll davon, der Computerbildschirm verschwindet fast dahinter, und die Zettel, die auf dem Schreibtisch liegen, werden unleserlich, wenn der Kaffee überschwappt.

Bald sind es so viele Zettel, dass man die Übersicht verliert. Im Vorbeigehen wischt jemand eine Haftnotiz aus Versehen vom Tisch oder sie fällt von der Magnetwand hinter das Sideboard und weg ist sie. Dabei war gerade das so ziemlich der wichtigste Zettel von allen!

Sie kennen dieses Problem vielleicht?

So funktioniert es

Die gute Nachricht ist: es gibt eine Lösung – das Sichtbuch! Es ist für Angestellte wie für Selbstständige ein großer Problemlöser, denn damit haben Sie alles, was Sie benötigen, auf einen Blick zusammengefasst. Von den wichtigsten Telefonnummern (und denen, die immer alle vergessen oder verlegt haben) über Produkt- und Warenbezeichnungen, Preise und Honorare bis hin zu tagesaktuellen Änderungen. Gerade Letzteres kennen Sie vielleicht schon von Ihrer Supermarktkasse: dort gibt es einen Ständer mit den tagesaktuellen Preisen von Gemüse und Sonderangeboten.

Ein Sichtbuch beinhaltet also alle Ihre wichtigsten und aktuellen Informationen, die Sie regelmäßig, aber auch unregelmäßig griffbereit haben müssen.

Problemlöser wie Sichtbuch effizient anwenden
Problemlöser für professionelle Schreibtische: das Sichtbuch mit allen wichtigen Informationen auf einen Blick

1. Tipp: Verschaffen Sie sich einen Überblick über das, was Sie benötigen

Zunächst müssen Sie Ordnung in Ihre Zettel- und Notizwirtschaft bringen. Denn kein Problemlöser der Welt ist nützlich, wenn man keinen Überblick mehr hat. Sortieren Sie die Zettel und Notizen nach Inhalten: Sind es Telefonnummern, die Sie ständig oder ab und zu benötigen? Sind es Anleitungen, wie ein Vorgang geht (zum Beispiel bei Papierstau am Drucker)? Sind es Kurzanleitungen für Arbeitsabläufe, die regelmäßig oder selten vorkommen? Sind es Dauerpreise für die Angebote Ihres Unternehmens?

Problemlöser zur Erhöhung der Effizienz
Wer effizient arbeiten soll, braucht keine Zettelwirtschaft, sondern einen aufgeräumten Schreibtisch.

2. Tipp: Sichtbuch machen oder Tischständer besorgen

Anschließend fassen Sie all Ihre Zettel und Notizen für Ihr neues Sichtbuch zusammen. Machen Sie sich alphabetische Telefonlisten, tippen Sie die Kurzanleitungen, versehen Sie sie gegebenenfalls mit Piktogrammen, und machen Sie Listen Ihrer Angebote und Preise. Ordnen Sie die Seiten thematisch und nummerieren Sie die einzelnen Blätter. Dann drucken Sie diese Seiten aus.

Nun besorgen Sie sich entweder einen Tischständer, in dessen Halterungen Sie diese Seiten einschieben können. Oder erstellen Sie sich ein Sichtbuch aus Klarsichthüllen, die Sie mit einem Heftstreifen zusammenhalten.

Dieses Sichtbuch kann auf Ihrem Schreibtisch stehen oder liegen oder in Reichweite auf einem Sideboard. Wichtig ist natürlich, dass es immer greifbar ist und nun nicht unter Bergen von Akten verschwindet.

3. Tipp: Inhaltsverzeichnis machen

Erstellen Sie zum Schluss ein Inhaltsverzeichnis Ihres Sichtbuches. Es sollte alphabetisch auflisten, auf welcher Seite sich welche Inhalte befinden. Denn Ihr Sichtbuch wird kein Problemlöser, sondern vielmehr ein Chaosbringer, wenn Sie nun auch keinen Überblick mehr darüber haben, was genau sich eigentlich in Ihrem Sichtbuch befindet.

Das Inhaltsverzeichnis am Anfang hilft Ihnen, sich schnell an das neue System zu gewöhnen und sich in Ihrem eigenen Sichtbuch zurechtzufinden.

Darauf kommt es an

Aktualisieren Sie das Sichtbuch nun nicht durch angeklebte Haftnotizen oder ein erweitertes Sichtbuch auf Ihrer Schreibtischunterlage! Bleiben Sie konsequent, fangen Sie nicht wieder mit der Zettelwirtschaft an. Das fällt manchen am Anfang gar nicht so leicht, erst recht nicht, wenn sie die Zettelwirtschaft schon immer als Notiz- und Referenzsystem genutzt haben. Aber Sie werden sehen, dass ein Sichtbuch Ihnen die Arbeit tatsächlich wird erleichtern können.

Halten Sie immer eine aktuelle Fassung auch in Ihrem Rechner vor, sodass Sie sie bei Änderungen neu ausdrucken und in ihrem Sichtbuch gegen die alten austauschen können.

Was der Tipp bewirkt

Das Sichtbuch als Problemlöser trägt erheblich dazu bei, Ihren Schreibtisch aufzuräumen. Die vielen unübersichtlichen Zettel fallen weg, und der Blick auf den Bildschirm ist wieder ganz frei. Ihr Schreibtisch macht jetzt keinen chaotischen Eindruck mehr, sondern einen professionellen.

Ein aufgeräumter Schreibtisch wiederum schafft auch einen klaren Kopf. Denn so hilfreich Sie die Zettelwirtschaft empfunden haben – sie hat Ihnen auch den Kopf vernebelt. Ein aufgeräumter Schreibtisch, auf dem nur das Allernötigste steht, hilft ungemein beim freien, klaren Denken.

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Und nicht zuletzt haben diejenigen, die ihre Zettelwirtschaft sogar auf die Wände ausgedehnt hatten, jetzt Platz für ein schönes Bild an der Wand.

Extra-Tipp

Legen Sie sich nun noch einen Schreibblock für Notizen parat. Ist der Block in der Größe DIN A5 oder A4, können Sie die Notizen auch leicht und gut auffindbar zu den Akten des jeweiligen Vorgangs heften.

Und Sie?

Welche Problemlöser brauchen Sie ansonsten?



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