Um die Ecke denken – Wie Sie gemeinsam in 5 Schritten Probleme lösen



Es ist Montag und Sie wollen sich voller Power in die Arbeit stürzen. Nur leider streikt Ihr firmeninternes Computernetzwerk. Oder es gibt Stress, weil das angestrebte Ziel in diesem Quartal nicht erreicht wird. Jeden Tag warten neue Herausforderungen auf Sie und Ihre Team. Diese vielfältigen Probleme des Arbeitsalltags lösen sich nicht mit Jammern oder Schuldzuweisungen. Im Gegenteil, derart destruktives Verhalten vergiftet nach und nach das Arbeitsklima. Reagieren Sie lieber besonnen und räumen Sie mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung alle Stolpersteine souverän aus dem Weg.

Wenn Sie überlegt Probleme lösen, greifen schnell alle Rädchen wieder ineinander.
Wenn Sie überlegt Probleme lösen, greifen schnell alle Rädchen wieder ineinander.

Was ist das Problem

Die Arbeitsabläufe sind in den letzten Jahren immer komplexer geworden. Das bedeutet aber auch eine große Störanfälligkeit. Wahrscheinlich vergeht auch bei Ihnen kein Arbeitstag, an dem Sie nicht Probleme lösen müssen. Wenn es aber um Arbeitsprozesse geht, sind oft mehrere Abteilungen beteiligt. Da beißen Sie sich die Zähne aus, wenn Sie versuchen, alleine eine Lösung zu finden bzw. diese umzusetzen. Im Team finden Sie oftmals überraschende Lösungen, weil jeder seine Erfahrungen und Kenntnisse einbringen kann. Die fünf Schritte zeigen Ihnen, wie erfolgreiche Unternehmen auf Fehler reagieren.

So funktioniert es

Oft sind die Probleme im Unternehmen nicht so leicht zu benennt. Denn es ist nicht immer auf den ersten Blick zu erkennen, warum es nicht so reibungslos läuft oder warum Zwischenziele nicht erreicht werden. In vielen Fällen ist es deshalb sinnvoll, im Team die Probleme zu lösen. Gemeinsam kommen Sie Störfaktoren auf die Spur und finden effiziente Lösungen. Wenn alle zusammenarbeiten, können Sie sicher sein, dass alle darauf achten, dass der neue Weg auch umgesetzt wird.

1. Schritt: Gefahr erkannt, Gefahr gebannt – analysieren Sie das Problem

Nehmen Sie sich Zeit, um mit dem Team die Fehlerquelle von allen Seiten zu beleuchten. Vereinbaren Sie einen gemeinsamen Besprechungstermin. Dabei ist es wichtig, gewisse Regeln festzulegen. Wenn Sie gemeinsam Lösungsvorschläge erarbeiten möchten, sollten alle ihre Meinung äußern dürfen allerdings ohne Schuldzuweisungen. Das ist wichtig, um überhaupt die Situation zu verstehen. Analysieren Sie die Hintergründe und die Ursachen. Wie kam es zu dem Problem? Gab es einen Auslöser? Welche Folgen sind zu erwarten? Zur Problemanalyse gehört es auch zu erkennen, was überhaupt verändert werden soll oder kann. Halten Sie alle relevanten Punkte schriftlich fest. Verwenden Sie dafür ganz einfach das Reagan-Formular aus unserem Download-Center.

Das Reagan-Formular hilft Ihnen Probleme zu lösen.
Das Reagan-Formular hilft Ihnen Probleme zu lösen.

Extra-Tipp:

Wenn alles immer schön glatt laufen würde, wäre das nicht nur langweilig sondern auch wenig vorteilhaft für Sie und Ihr Unternehmen. Sie würden stagnieren und irgendwann überholt Sie die Konkurrenz. Fehler sind nämlich eine wunderbare Chance, neue Wege zu finden und zu etablieren. Ein angstfreies Fehlermanagement fördert die Kreativität und das Engagement des Teams. Wenn Sie das Thema interessiert, lesen Sie meinen Beitrag, wie Sie Fehler zu Ihren Freunden machen.

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2. Schritt: Gemeinsam stark - so finden Sie Lösungsvorschläge

Setzen Sie Ihren Teammitgliedern eine Frist von einer, maximal zwei Wochen. In dieser Zeit kann jeder mit Hilfe des Reagan-Formulars seine Lösungsvorschläge einreichen. Diese Möglichkeit empfehle ich, wenn im Team ein oder zwei starke Persönlichkeiten die Diskussionen beherrschen. Mit dem Formular können auch ruhige Mitarbeiter ihre Ideen einbringen. Bei einem harmonischen Team suche Sie gemeinsam nach Lösungsvorschlägen. Wenn kreative Lösungen gefragt sind, eignet sich besonders gut Brainstorming. Hier finden Sie und Ihr Team in kürzester Zeit viele neue Ideen. Geht es um komplexe Abläufe, verschaffen Sie sich mit Mind Mapping mehr Klarheit. Schreiben Sie die Frage in die Mitte eines großen Blattes. Alle Lösungsansätze mit ihren Vor- und Nachteilen zweigen nun wie Äste ab. Wenn die Fronten zwischen den Kollegen verhärtet sind, helfen die Denkhüte des Mediziners Edward de Bono festgefahrene Strukturen zu lockern und eine Distanz zu dem Problem herzustellen. Dabei wird jeweils sechs Farben eine Denkweise zugeordnet. Idealerweise betrachtet ein Kollege oder eine Gruppe das Problem nur aus einer dieser Perspektiven:

  • Weiß: Die analytische Betrachtungsweise konzentriert sich nur auf Zahlen, Daten und Fakten.
  • Rot: Emotionen und Gefühle sind ausdrücklich erwünscht.
  • Schwarz: Kritisches Denken und Skepsis dürfen geäußert werden.
  • Gelb: Optimistische Überlegungen sind Trumpf.
  • Grün: Die Spielwiese für kreative Gedanken und neue Ideen.
  • Blau: Hier geht es um den Überblick, um den Gesamtzusammenhang.

Extra-Tipp:

Suchen Sie nicht erst dann Lösungen, wenn Probleme auftreten sondern agieren Sie proaktiv. Setzen Sie hier gezielt Ihre Mitarbeiter ein, denn diese kennen sich am besten im ihrem Arbeitsbereich aus. Mit dem Vorschlagwesen haben Sie ein tolles Instrument, um dieses Potential auszuschöpfen. So können Sie reagieren, bevor das Problem eskaliert. Wie Sie die Regeln für ein funktionierendes Vorschlagwesen festlegen, erkläre ich Ihnen in diesem Blog-Beitrag: Besser geht’s immer! Entdecken Sie das Potenzial eines Verbesserungsvorschlagswesen!

Geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, jederzeit Verbesserungsvorschläge einzureichen.
Geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, jederzeit Verbesserungsvorschläge einzureichen.

3. Schritt: Ene, mene, muh – bewerten Sie die Lösungsvorschläge richtig

Nach der Ideenfindungsphase sollte etwas Zeit vergehen, bevor sich das Team wieder trifft, um die richtige Lösung zu finden. Bei speziellen Fragen können Sie auch einen Experten mit an Bord holen. Wenn Sie sehr viele verschiedene Möglichkeiten mit Hilfe des Brainstormings gefunden haben, sortieren Sie zunächst die Varianten heraus, die den finanziellen oder personellen Rahmen des Unternehmens sprengen. Anschließend hilft Ihnen die klassische Pro-und-Contra-Liste, die gefundenen Lösungsvorschläge zu bewerten. Teilen Sie Ihr Team in zwei Gruppen auf, eine konzentriert sich auf die Vorteile und die andere auf die Nachteile der Ideen.

Extra-Tipp:

Wenn Sie Probleme im Team lösen, achten Sie unbedingt darauf, dass die Besprechungen effizient ablaufen. Hier lässt sich viel Zeit sparen! Das beginnt mit den Einladungen verschicken, der Vorbereitung für den Raum sowie der Durchführung. Wir bei tempus® führen Besprechungen im Stehen durch und sind begeistert, wie effektiv diese nun ablaufen. Lesen Sie meine Tipps, wie Sie Besprechungen effektiv planen und umsetzen.

Probieren Sie es aus, Besprechungen im Stehen sind effizient und machen mehr Spaß.
Probieren Sie es aus, Besprechungen im Stehen sind effizient und machen mehr Spaß.

4. Schritt: Aus den Augen, aus den Sinn – Legen Sie einen Masterplan fest

Es reicht nicht, nur eine Lösung zu finden. Diese muss auch umgesetzt werden. Oft wissen viele Mitarbeiter, wie sich Probleme lösen lassen. Trotzdem passiert nichts, weil sich niemand dafür zuständig fühlt. In einem Masterplan halten Sie deshalb genau fest, wer wofür verantwortlich ist. Notieren Sie schriftlich die Maßnahme, den oder die Verantwortlichen sowie den Zeitraum, in dem die Neuerung umgesetzt werden soll. Der Masterplan kommt in das Abteilungshandbuch. Dieses Sichtbuch besteht aus Klarsichtfolien, in denen Sie alle relevanten Daten wie Telefonnummer, Ablagespielregeln oder Vertretungsregelungen festhalten.

Nutzen Sie ein Foliensichtbuch, um das neuen Konzept für alle sichtbar aufzubewahren.
Nutzen Sie ein Foliensichtbuch, um das neuen Konzept für alle sichtbar aufzubewahren.

Extra-Tipp:

Wenn Sie gemeinsam neue Ziele erarbeitet haben, sollten Sie diese auch in der Firma für alle sichtbar visualisieren. Gerade neue Kennzahlen oder Prozesse sind schnell vergessen. Die neuen Ziele können am eigenen Arbeitsplatz oder in einem viel benutzten Gang aushängen. Bei tempus® setzen wir bei der Zielerreichung ein Bällesystem ein. In Plastikröhren markieren wir das Ziel. Ist ein Teilziel erreicht, werfen wir einen Ball in die Röhre. So ist für alle auf einen Blick der momentane Stand zu erkennen. Das sorgt für Motivation!

Die Bälle in den Glaszylindern zeigen, wie weit die Vorgaben schon umgesetzt wurden.
Die Bälle in den Glaszylindern zeigen, wie weit die Vorgaben schon umgesetzt wurden.

5. Schritt: Nachbessern erlaubt – bewerten Sie den Lösungsweg

Nach einer Frist von drei Monaten bis einem halben Jahr setzen Sie einen weiteren Termin fest. Jetzt prüfen Sie, ob das Problem wirklich gelöst wurde. Funktioniert der neue Ansatz? Sind alle mit der Lösung zufrieden? Vielleicht entstehen aber auch neue Komplikationen. Schauen Sie immer wieder im Sinne von Büro-Kaizen®, wo sich Prozesse effizient optimieren lassen.

Darauf kommt es an

Ändern sie Ihre Sichtweise: Probleme sind keine unüberwindlichen Stolpersteine sondern eine Chance, die eigene Arbeitsweise sowie des gesamten Teams zu optimieren. Wenn Sie methodisch vorgehen, finden Sie neue Lösungswege. Innovative und erfolgreiche Unternehmen gehen sogar noch einen Schritt weiter. Sie bekämpfen Probleme, bevor diese überhaupt entstehen. Mit dem Vorschlagwesen sind Sie auch immer einen Schritt voraus.

In einem chaotischen Umfeld ist es schwierig, immer einen klaren Kopf zu behalten. In meinem YouTube-Podcast erkläre ich Ihnen, wie Sie in nur sieben Schritten Ihren Schreibtisch dauerhaft aufräumen.

Was der Tipp bewirkt

Wenn Sie nicht in Panik ausbrechen sondern gelassen bleiben, fällt es Ihnen viel leichter, Probleme im Arbeitsalltag zu lösen. So vermeiden Sie ungesunden Stress und beugen stressbedingten Krankheiten vor. Gleichzeitig herrschen im Unternehmen eine entspannte Stimmung und ein tolles Arbeitsklima. Wenn Sie auf Stressreaktionen immer sehr angespannt reagieren, dann empfehle ich Ihnen mehr Entspannungsphasen im Büroalltag. Probieren Sie, Ihren Stress einfach wegzuatmen.

Und Sie?

Welche Probleme können Sie nicht lösen? Schreiben Sie mir, ich helfe Ihnen gerne weiter. Für mehr Gelassenheit bei der Arbeit empfehle ich Ihnen auch meine kostenfreie E-Mail-Serie mit meinen 12 effektivsten Strategien: Endlich frei.





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