Höchste Priorität: Die Hütte brennt – wer löscht?



Die Hütte brennt, das Dach steht in Flammen: Ein großer Kunde ist abgesprungen, hinterlässt eine Menge unbezahlter Arbeit und die erste Besprechung nach dem großen Knall steht an. Was hat jetzt oberste Priorität? Eine Frage, die den Chef, den Teamleiter oder auch den Geschäftsführer ordentlich ins Schwitzen bringen kann. Jetzt müssen Antworten her - und keine Schuldzuweisungen.

Sicherlich: Diese Situation ist extrem, aber sie verdeutlicht, wie wichtig das Setzen von Prioritäten ist. Wenn es brennt, muss man löschen - erst dann sollte man fragen, wer das Feuer gelegt oder den Herd angelassen hat. Der richtige Umgang mit Prioritäten hat aber auch im ganz normalen Arbeitsalltag große Bedeutung. Nur mit dem richtigen Setzen von Prioritäten bekommen Arbeitstag und Arbeitswoche Struktur und Qualität. In diesem Sinne: Alles über Prioritäten - und das Wichtigste zuerst!

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Ordnung halten: Nicht nur erste Bürgerpflicht, sondern auch oberste Priorität

Ohne Pedanterie oder Preußentum zu propagieren: Auf einem unaufgeräumten Schreibtisch, in einem Akten- und Ablagechaos und anhand einer wirren Zettelwirtschaft Prioritäten zu erkennen - das kann wirklich niemand. Bevor Sie sich Prioritäten setzen, sollten Sie daher zuerst Ordnung schaffen, wie ich Ihnen bereits im Artikel Warum Ordnung am Arbeitsplatz oberste Priorität haben sollte erläutert habe.

Oberste Prioritaet richtig zuteilen
Oberste Priorität: Ordnung schaffen!

Denn nur wenn Sie durch die organisatorischen Vorgänge durchblicken, können Sie die strategischen und operativen Herausforderungen wirklich sehen und in Angriff nehmen. Auch Ihre Mitarbeiter profitieren von einem aufgeräumten Büro, in dem Ordnung und Systematik stets oberste Priorität haben - schließlich schaffen Sie anhand einer nachvollziehbaren und nachhaltigen Ordnung immer auch ein produktives, soziales Interaktionssystem.

Die 25.000-Dollar Methode: Prioritäten setzen lohnt sich immer

Anfang des 20. Jahrhunderts waren 25.000 Dollar mehr Geld, als sich ein normaler Angestellter erträumen konnte. Dennoch war Charles Schwab, Präsident von Bethlehem Steel, die Idee seines Unternehmensberaters und persönlichen Coaches Ivy Lee für einen einzigen Tipp zum Zeitmanagement und Prioritäten setzen genau diese Summe wert. Denn dieser eine Tipp sei die beste und produktivste Lektion gewesen, die er in seiner gesamten Managementkarriere kennengelernt habe. Mit dieser Prioritäten-Methode gelang es Charles Schwab, Wolkenkratzer und andere Großprojekte wie am Fließband zu bauen.

Auch wenn Sie keine Wolkenkratzer bauen möchte und sich die transkontinentale Eisenbahn allenfalls in Ihrem Hobbykeller befindet: Ihre Projekte sind mit Sicherheit detailliert genug und von zahllosen kleinen Deadlines begleitet. Die 25.000-Dollar-Idee ist auch heute noch ein hervorragendes Werkzeug - probieren Sie sie einfach aus!

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„Nein!” sagen können und vom Eichhörnchen lernen: Prioritäten im Detail

Auf Ihrem Schreibtisch befindet sich, sei er noch so aufgeräumt, ein ganzes Sammelsurium von Unterbrechungspotentialen: Telefon, Email, Smartphone, Messenger, Fax - wirksam Prioritäten setzen heißt auch, mit Unterbrechungen richtig umgehen zu können.

Prioritaet richtig gesetzt
Wer jede Priorität richtig einordnet, kann während andere noch wühlen schon einen Kaffee trinken.

Sagen Sie daher einfach öfter mal freundlich, aber bestimmt „Nein”, wenn Sie Dinge von deutlich niedriger Priorität bei der Bearbeitung einer Hochprioritätsaufgabe zwischenschieben sollen. Wenn dies nicht geht, unterteilen Sie Ihre komplexen Projekte in kleinere, schaffbare Zeitabschnitte und nähern Sie sich auf definierten Teilschritten dem großen Ziel. Schließlich vergräbt ein Eichhörnchen seine Nüsse auch nicht alle auf einmal - niemand würde ihm aber mangelnden Fleiß unterstellen.

Setzen Sie Ihre Prioritäten neu - es lohnt sich

Wichtig ist, zu wissen was wichtig ist. Fangen Sie daher noch heute an, Ihre Prioritäten neu zu setzen und beziehen Sie Ihr ganzes Team in diese Überlegungen mit ein. Klare Strukturen, Ordnung am Arbeitsplatz und Fokussierung auf die richtigen Prioritäten schaffen den Rahmen, in dem eine wachsende Produktivität möglich wird. Die Top-Priorität für heute lautet daher: Die richtigen Prioritäten setzen.

Ihre Erfahrung und Methoden zum Prioritätsmanagement

Wie immer fordere ich Sie auch am Ende dieses Beitrags dazu auf, Ihre Erfahrungen und Ideen mit mir zu teilen: Wie setzen Sie Ihre Prioritäten, wo sehen sie Handlungsbedarf, haben Sie Fragen oder Kommentare? Ich freue mich auf Ihre Zuschriften - per Mail oder in den Kommentaren!





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