Yes, I can – 7 erfolgreiche Kaizen®-Prinzipien für dauerhafte Ordnung im Büro



Wo liegt bloß die Akte von Projekt X. Und der Zettel mit der Telefonnummer vom neuen Kunden ist auch plötzlich unauffindbar! Wenn wieder einmal das Chaos im Büro tobt, nehmen sich viele Menschen vor, endlich ordentlich aufzuräumen. Aber dann kommen ihnen dringende Projekte und der vollgepackte Terminkalender in die Quere. Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor? Es ist verständlich, dass Sie unter Zeitdruck keinen Gedanken an die Ordnung auf Ihrem Schreibtisch verschwenden. Aber ich verspreche Ihnen, dass Sie viel effizienter arbeiten, wenn Sie sich tatsächlich die Zeit nehmen, dauerhaft aufzuräumen. Sie ersparen sich nicht nur lästige Suchzeiten sondern haben auch den Kopf frei, um konzentriert arbeiten zu können. Ich zeige Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie trotz Zeitmangel mit 7 bewährten Büro-Kaizen®-Prinzipien endgültig Ihren Arbeitsplatz aufräumen.

Prinzipien des Kaizen schaffen Ordnung
Mit den 7 Büro-Kaizen®-Prinzipien halten Sie dauerhaft Ordnung.

Was ist das Problem

Vielen Menschen fällt es schwer, in arbeitsreichen Phasen für Ordnung zu sorgen. Kein Wunder, die meisten Aufräumaktionen passieren halbherzig und sind nicht gut durchdacht. Mangelhafte Strukturen erweisen sich als nicht alltagstauglich und der aufgeräumte Zustand ist ganz schnell verschwunden.  Damit ist ab heute Schluss!

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Suchen Sie sich Mitstreiter

Als Einzelkämpfer brauchen Sie wesentlich mehr Energie, um Ihr Ziel vom aufgeräumten Arbeitsplatz zu erreichen. Animieren Sie Ihre Kollegen, ebenfalls die Büro-Kaizen®Prinzipien umzusetzen. Sie unterstützen sich gegenseitig und außerdem macht es gemeinsam viel mehr Spaß. Bei der Suche nach Verbesserungspotential hilft Ihnen meine Checkliste für den Arbeitsplatz aus dem Download-Center. Beurteilen Sie Ihren Arbeitsplatz in den Rubriken: „Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz”, „Arbeitsplatzorganisation” und „Geordnete Abläufe” und erkennen Sie Ihr persönliches Verbesserungspotenzial.

Mein YouTube-Podcast „Nie wieder aufräumen“ hilft Ihnen, die Kollegen von der Effizienz eines aufgeräumten Büros zu überzeugen.

Prinzipien gemeinsam angehen bringt Erfolg
Von einem ordentlichen und damit effizienteren Arbeitsplatz profitiert das gesamte Team.

Tipp Nr. 2: Schnappschuss zur Erinnerung

Bei meinen Kunden hat es sich bewährt, den Ist-Zustand des Arbeitsumfelds mit der Digitalkamera festzuhalten. Es geht nicht darum, jemanden bloßzustellen. Tatsächlich bewirkt ein Foto eine natürliche Distanz, die selbst hartnäckigen Befürwortern des kreativen Chaos die Augen öffnet. Diese Schocktherapie rüttelt Sie und Ihr Team wach. Sie fragen sich bestimmt, wie Sie in diesem Wirrwarr überhaupt vernünftig arbeiten konnten.

Extra-Tipp:

Ob Sie festgelegte Prinzipien oder ein Projekt umzusetzen, Teamarbeit kann super gelingen oder sich schnell zu einem Fiasko ausweiten. Entscheidend für den Erfolg sind die zwischenmenschlichen Beziehungen sowie eine strukturierte Organisation. Wie Sie Teamaufgaben stressfrei bewältigen, erkläre ich Ihnen in diesem Blogbeitrag: Wenn Teamaufgaben Frust statt Lust bringen.

Tipp Nr. 3: Aufräumen beginnt mit Aussortieren

Wir sammeln Dinge und vergessen sie dann ganz schnell. Das können zum Beispiel Kugelschreiber sein. Wie viele Stifte haben Sie in Ihrem Büro-Utensilo, obwohl Sie doch immer nur Ihren Lieblings-Kugelschreiber verwenden. Stellen Sie sich Behälter für Altpapier und Restmüll neben den Schreibtisch und entsorgen Sie alles, was Sie in den letzten Monaten nicht verwendet haben. Bei Akten, Broschüren oder anderen Unterlagen sind Sie sich vielleicht nicht sicher, ob Sie diese eventuell doch einmal brauchen. Wenn es Ihnen schwerfällt, sich von Dingen zu trennen, dann probieren Sie Wegwerfen auf Probe. Legen Sie die entsprechenden Sachen in einen Karton und beschriften Sie diesen mit einem Datum. Ist das Datum abgelaufen, kann der Inhalt entsorgt werden. Die Vorlage für die Kistenbeschriftung finden Sie in unserem Download-Center.

Tipp Nr. 4: Mit kleinen Schritten bleiben Sie am Ball

Viele Aufräumprojekte scheitern, weil die Größe der Aufgabe demotivierend wirkt. Es ist besser, in kleinen Schritten voranzugehen. Kleine Teilerfolge helfen Ihnen, Ihre Ziele zu verwirklichen. Ich empfehle Ihnen beim Schreibtisch zu beginnen und das Chaos im unmittelbaren Umfeld anzugehen. Sortieren Sie nach dieser sinnvollen Abfolge aus:

  1. auf dem Schreibtisch
  2. in den Schreibtischschubladen oder Rollcontainer
  3. unter dem Schreibtisch, auf dem Fußboden
  4. in den Sideboards, Regalen oder Schränken
  5. auf den Fensterbänken und horizontalen Flächen

Tipp Nr. 5: Alles hat seinen Platz

Das bewährte Motto für die Büro-Kaizen®-Prinzipien ist einfach und effektiv: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz. Wenn Sie allen Gegenständen und Unterlagen einen festen Ort zuweisen, geht das Wegräumen genauso fix wie das Wiederfinden. Ob Schubladen, Regale oder Schränke, legen Sie fest, wo Sie Dinge abstellen. Nach kürzester Zeit haben Sie sich daran gewöhnt und es fällt Ihnen gar nicht schwer, die Ordnung zu halten.

Prinzipien wie feste Ordnung angehen
Jedes Büroutensil hat seinen festen Platz.

Tipp Nr. 6: Dauerhafte Ordnung mit Beschriftungen

Stellen Sie sicher, dass Sie selbst in großer Hektik Ihre einmal gewählte Ordnungsstruktur beibehalten. Das gelingt mit eindeutigen Beschriftungen. Ob in den Schubladen, Regalen oder Schränken, mit kleinen Schildern kennzeichnen Sie den entsprechenden Platz. Bei tempus® kleben wir diagonal über die Ordnerrücken ein Klebeband. So ist es ganz leicht, die Akten ohne langes Suchen oder Nachdenken wegzuräumen.

Prinzipien genau festlegen und visualisieren
Dank Klebeband erhält jeder Ordner seinen festen Platz.

Tipp Nr. 7: So halten Sie Ihren Arbeitsplatz sauber

Toll, jetzt haben Sie endlich Ordnung geschaffen. Nun geht es im letzten Schritt darum, diese auch dauerhaft zu halten. Natürlich kann an einem stressigen Tag alles drunter und drüber gehen. Das ist nicht schlimm. Machen Sie es sich zur Regel, kurz vor Feierabend aufzuräumen. Sonst stapeln sich in kürzester Zeit wieder Aktenberge auf Ihrem Schreibtisch. Räumen Sie alle Bürogeräte an ihren Platz. Heften Sie die Unterlagen in die entsprechenden Ordner ab. Leeren Sie Ihre Posteingangsschale. Damit Sie nichts vergessen, können Sie auch eine persönliche Checkliste für Ihren Arbeitsplatz entwerfen.

Extra-Tipp:

Wenn es Ihnen leicht fällt, in Ihrem Arbeitsbereich dauerhaft Ordnung zu halten, wenden Sie sich im nächsten Schritt dem digitalen Arbeitsplatz zu. Wie das geht verrate ich Ihnen in meinem Kaizen®-eBook: Ihr Weg zum für immer aufgeräumten Computer.

Prinzipien schaffen eBook Ihr Weg
Stete Verbesserungen im Sinne von Büro-Kaizen® führen bis zu 20 Prozent mehr Effizienz. [Zum Vergrößern klicken]

Darauf kommt es an

Planen Sie in der Anfangszeit etwas mehr Extrazeit für das Aufräumen ein. Das hilft Ihnen, konsequent zu bleiben. Sind die Routinen verfestigt, erledigen Sie viele Aufgaben automatisch und es fällt Ihnen viel leichter, die bestehende Ordnung zu halten. Ruhen Sie sich aber nicht auf Ihren Erfolg aus, sondern überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen, was sich noch effizient verbessern lässt.

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Was der Tipp bewirkt

Sie sparen nicht nur Suchzeiten, wenn Sie das Ordnungssystem umsetzen. Ihr Kopf ist viel freier, und Sie können sich viel besser konzentrieren. Sie fühlen sich wohl, schaffen Ihr Arbeitspensum und haben endlich wieder Spaß an Ihrer Freizeit.

Und Sie?

Was nervt Sie am meisten, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz aufräumen? Schreiben Sie mir, ich freue mich über Ihre Erfahrungsberichte. In meinem Buch „Für immer aufgeräumt – auch digital“ finden Sie eine ausführliche Beschreibung, wie Sie die Büro-Kaizen®-Prinzipien erfolgreich umsetzen.

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