Personalwesen und Mitarbeiter: Spielregeln fürs Miteinander



Das Personalwesen wird ja manchmal ein wenig stiefmütterlich behandelt, spielt letztlich aber eine enorm wichtige Rolle. Oder können Sie sich einen funktionierenden Betrieb vorstellen, der zwar eine top organisierte Ablage hat, aber keine geschulten Mitarbeiter? Welche Spielregeln für Personaler und am Ende für jeden einzelnen Mitarbeiter unverzichtbar sind, kann ich Ihnen sagen. Wollen Sie es wissen? Dann lesen Sie einfach weiter!

Gute Veränderungen tragen alle gemeinsam, nicht nur das Personalwesen. Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem

Kennen SIe das? Sie kommen ins Büro und plötzlich ist alles anders. Das Archiv glänzt, jeder findet einen bisher unbekannten Kasten, der sich als neues Wiedervorlagesystem entpuppt auf seinem Schreibtisch und dieser ist ohnehin beeindruckend leer. Klare Sache, der Chef hat am Wochenende aufgeräumt. Ein neues System soll nun alles besser, schneller und effizienter machen. Nur wo sind eigentlich die Sachen, die ich für den nächsten Termin brauche und was soll diese ominöse Box nun darstellen? Merken Sie was? Hier gibt es keinen klaren roten Faden. Schon oft habe ich es erlebt, dass Vorgesetzte nötige Veränderungen auf eigene Faust durchziehen und sich am Ende wundern, dass diese gar nicht greifen. Können Sie auch nicht, wenn Mitarbeiter vor vollendete Tatsachen gestellt werden, da muss das Personalwesen schon ein wenig mit anpacken, um neue Prozesse zu gelungenen Veränderungen zu machen. Und das ist gar nicht schwer.

So funktioniert es

Die eigenen Mitarbeiter sollten nicht nur, sie müssen informiert werden, wenn wichtige Veränderungen anstehen. Natürlich werkeln Chefs nicht unbedingt am eigenen Schreibtisch der Mitarbeiter rum, aber grundlegende Veränderungen im Büro werden immer wieder ohne klare Rücksprachen vorgenommen und sorgen dann für Verwunderung. In meinem Büro-Kaizen® verfolgen wir daher klare Spielregeln, eine davon betrifft auch ganz konkret die Mitarbeiter selbst. Erfolg durch Eigeninitiative nenne ich sie, weil sie genau das meint: Nur dann, wenn jeder Mitarbeiter die Veränderung mittragen und selbst mit ihr umgehen kann, wird diese erfolgreich. Das müssen Verantwortliche im Personalwesen von Anfang an wissen, sonst lohnt es sich gar nicht erst anzufangen. Was diese wichtige Spielregel konkret meint, erkläre ich Ihnen im Folgenden in drei Schritten.

Gutes Personalwesen gleich gute Arbeit
Gutes Personalwesen + gutes Team = gute Arbeit.

Tipp 1: Gemeinsame Regeln etablieren

Ändern könnte man viel und dann doch wieder nicht. Denn Änderungen sind nur dann gut, wenn jeder im Team mit ihnen zurechtkommt. Was nützt es Ihnen, wenn Sie grandiose neue Prozesse optimieren, diese aber außer den Mitarbeitern im Personalwesen, die sich diese ausgedacht haben, niemand versteht? Genau, gar nichts! Ich empfehle im Rahmen meiner Beratungen daher immer, sich lieber auf kleine, dafür aber gemeinsame Nenner zu einigen. Das können wirklich vermeintliche Kleinigkeiten sein, wie eine gemeinsam festgelegte Ordnung der Büromaterialien. Das ist unwichtig, denken Sie? Dann stellen Sie sich mal Ihre Abteilung vor, nachdem ein Mitarbeiter alles auf den Kopf gestellt hat, nur weil er keinen einzigen Kugelschreiber finden konnte. Tipps für die gemeinsame Ordnung im Büroschrank können Sie hier kostenlos nachlesen. Auch diese vermeintlich kleinen Veränderungen werden im Alltag spürbar Zeit sparen.

Büromaterialien nicht vorgegeben von Personalwesen
Büromaterialien sollten im Team geordnet werden, nicht vom Personalwesen vorgegeben.

Tipp 2: Zuständigkeiten klar regeln

Nicht nur das Personalwesen selbst, sondern jeder einzelne Mitarbeiter im Team, sollte alle Zuständigkeiten klar kennen. Sie glauben gar nicht, wie viel Zeit in deutschen Büros für überflüssige Nachfragen und vermeidbare Unklarheiten verschwendet wird. Wie viel Arbeit doppelt gemacht wird, weil keiner wusste, wer nun zuständig ist und noch wesentlich schlimmer, wie viel aus dem gleichen Grund versäumt wurde. Holen Sie alle an einen Tisch und schreiben Sie die Zuständigkeiten gemeinsam auf. So hat jeder Mitspracherecht und bekommt vor allem mit, was er selbst und was der Kollege nebenan tun sollte. Beispielsweise so kann eine so dringend nötige Zuständigkeitenliste aussehen.

Tipp 3: Effizient besprechen

Vorgesetzte aus Personalwesen und Co. führen viele Besprechungen, auch die Mitarbeiter der einzelnen Abteilungen sollten dies bei Bedarf natürlich tun. Aber bitte tun Sie sich dabei einen Gefallen und setzen Sie auf effiziente Besprechungen. Meine Erfahrung und auch die offiziellen Studienergebnisse, die ich in Zusammenarbeit mit der AKAD Hochschule Leipzig zur Arbeitseffizienz erhoben habe, zeigen eines: Die meisten Besprechungen sind alles andere als effizient! Aber wenn Sie sich schon die Zeit nehmen, gemeinsame Projekte zu besprechen und kommende Aufgaben zu verteilen, dann sollte am Ende des Meetings auch jeder klar wissen worum es ging und was er selbst nun zu erledigen hat. Wenn Sie diese 16 Empfehlungen für effektivere Besprechungen umsetzen, ist bereits viel gewonnen!

Nicht nur Personalwesen effiziente Besprechung
Nicht nur das Personalwesen braucht effiziente Besprechungen.

Darauf kommt es an

Alleine von oben herab getroffene Entscheidungen sind meist zum Scheitern verurteilt, wenn sie über die Köpfe der Beteiligten hinweg fallen. Ich rate Ihnen dringend, das Personalwesen eng mit den Mitarbeitern der einzelnen Abteilungen zu verknüpfen, gemeinsame Wege und gemeinsame Lösungen zu suchen und zu finden.

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Was der Tipp bewirkt

Situationen, wie ich sie zu Beginn dieses Textes geschildert hatte, bleiben aus. Denn wenn alle informiert sind, gibt das jedem ein sicheres Gefühl, zeigt das Interesse der Vorgesetzten und Vertreter des Personalwesens am Einzelnen und ermöglicht diesem, Neuerungen nicht nur zu registrieren, sondern zu verinnerlichen und möglichst effizient im Arbeitsalltag umzusetzen. Am Ende stärkt das auch das Miteinander, weil jeder weiß, woran er ist.

Alle Rädchen wichtig in Personalwesen
Im Personalwesen und im Team sind alle Rädchen wichtig.

Und Sie?

Benötigen Sie im Personalwesen Schützenhilfe bei möglichen Veränderungen für Ihr Team? Dann schreiben Sie mir doch gerne eine E-Mail. Ich helfe Ihnen gerne weiter!



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