Schluss mit Kraut und Rüben – Wie Sie in 5 Schritten den PC aufräumen



Der Computer gehört wie selbstverständlich zum Arbeitsalltag. Aber die Technik ist nur so gut wie der Mensch, der sie bedient. Ohne klare Strukturen geht der Schuss schnell nach hinten los: Die gesuchten Dateien befindet sich nie dort, wo vermutet. Auch die Suchfunktion hilft nicht weiter. Und als hätte sich das Gerät gegen einen verschworen, reagiert es nur noch im Schneckentempo. Wenn Sie dieses Szenario kennen, ist es höchste Zeit zu reagieren. Wir zeigen Ihnen in 5 Schritten, wie Sie effektiv Ihren PC aufräumen.

PC aufräumen durch digitale Anwendung
PC aufräumen durch digitale Anwendung

Was ist das Problem

Wenn Sie den PC nicht regelmäßig aufräumen, verlieren Sie in dem stetig anwachsenden Datenchaos zwangsläufig den Überblick. Das Durcheinander raubt Nerven und Sie brauchen viel zu lange, bis Sie abgelegte Schriftstücke wiederfinden. Es bringt auch nichts, sich auf die Suchfunktion zu verlassen. Ich habe bei meinen Kunden festgestellt, dass in der Regel nur drei Prozent der Daten über die Schlagwortsuche gefunden werden. Abgesehen von der verschwendeten Arbeitszeit füllt sich nach und nach mit veralteten Programmen und Dateien der Speicherplatz, wodurch das Gerät immer träger auf die Eingaben des Benutzers reagiert.

So funktioniert es

Um effizient arbeiten zu können, wenden Sie die Tipps von Büro-Kaizen® auf Ihren Rechner an. Als ersten Schritt heißt es den PC aufräumen, damit Sie sich auch an Ihrem digitalen Schreibtisch wohl fühlen. Um Dateien schnell und innerhalb einer Minute wiederzufinden, brauchen Sie ein klar strukturiertes Ablagesystem für das gesamte Unternehmen. Und wenn der Computer harkt, dann helfen entsprechende Programme, lästigen Datenmüll zu beseitigen und Platz im Arbeitsspeicher zu schaffen.

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Tipp Nr. 1: Räumen Sie Ihren Desktop auf

Die meisten Menschen legen sehr viel Wert darauf, dass ein schönes und persönliches Hintergrundbild den Desktop verschönert. Schade, wenn das schöne Motiv hinter einem chaotischen Dateiensalat verschwindet. Ein überladener Desktop beeinträchtigt Ihre Konzentration. Außerdem dauert es viel zu lange, bis Sie die gewünschten Anwendungen und Dokumente wiederfinden. Ab sofort ist der Desktop als Zwischenablage gestrichen. Entfernen Sie alles Überflüssige. Auf den Desktop gehören nur Programme und Dateien, die Sie täglich brauchen. Hier finden Sie meine besten Tipps, wie Sie den Desktop dauerhaft ordnen.

Bei übefülltem Despktop PC aufräumen
Bei übefülltem Despktop PC aufräumen

Extra-Tipp:
Einigen Sie sich in Ihrem Unternehmen auf einheitliche Dateinamen. In der Praxis hat sich bewährt, zunächst mit dem Datum zu beginnen: JJJJ_MM_TT. Dann folgt eine inhaltlich aussagekräftige, individuelle Benennung, zum Beispiel 2017_01_17_Projekt X Protokoll 01.docx. Das einheitliche System dient nicht nur der eigenen Organisation, sondern hilft Kollegen im Vertretungsfall, gesuchte Unterlagen schnell zu finden.

Tipp Nr. 2: Strukturieren Sie Ihre digitale Ablage

Brauchen Sie lange, um abgelegte Dateien wiederzufinden? Wenn Sie den PC aufräumen, entwickeln Sie gleichzeitig ein logisches Ablagesystem. Orientieren Sie sich bei der Ablage Ihrer elektronischen Dokumente am Aktenplan, entwickeln Sie aber für die EDV eigene Richtlinien. Ihr elektronisches Ablagesystem könnte so aussehen:

  • Jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen persönlichen Ordner. Hier werden Dateien abgelegt, die ausschließlich den Mitarbeiter betreffen.
  • Jede Abteilung erhält einen Abteilungs-Ordner, auf den alle Mitarbeiter der Abteilung Zugriff haben. Legen Sie sinnvolle Unterverzeichnisse für Kunden, Lieferanten oder Vorgänge an.
  • Auf den übergeordneten Unternehmensordner haben alle Zugriff. Er enthält zum Beispiel Formatvorlagen oder Unterlagen wie Sitzungsprotokolle, die für alle Mitarbeiter relevant sind.

Lesen Sie meine ausführliche Anleitung, wie Sie Schritt für Schritt eine funktionierende Dateiablage entwickeln.

Extra-Tipp:
Dokumentieren Sie alle Ablagerichtlinien, damit sich auch neue Mitarbeiter schnell zurechtfinden. Wir bei tempus sammeln alle relevanten Informationen in einem Foliensichtbuch. Ein Inhaltsverzeichnis auf der ersten Seite erleichtert das schnelle Auffinden der gewünschten Informationen.

PC aufräumen durch Ablagerichtlinien
PC aufräumen durch Ablagerichtlinien

Tipp Nr. 3: Bändigen Sie Ihre E-Mail-Flut

Wenn Sie den PC aufräumen, vergessen Sie nicht Ihren elektronischen Posteingang. Es ist eine Sisyphos-Arbeit, die täglichen E-Mails zu verwalten. Oft befinden sich über 100 Nachrichten im Posteingang. Da ist die Gefahr groß, dass wichtige Informationen schlicht übersehen werden. Bei tempus hat es sich bewährt, den Posteingang durch Projektordner zu strukturieren. Legen Sie Ordner an für Projekte, Kunden oder laufende Bestellungen. Auch Bezeichnungen wie Lesen, Anrufen oder Warten auf helfen Ihnen, Ihre elektronische Post zu sortieren. Achten Sie aber darauf, erledigte Mails zu löschen oder in entsprechende Ordner abzulegen. Diese fünf effektiven Tipps helfen Ihnen gegen die E-Mail-Flut.

Tipp Nr. 4: Finden Sie digitalen Platz für Ihren Lesestapel

Ob Papier oder digital, der Lesestoff neigt dazu, sich zu verselbstständigen. Artikel aus Fachzeitschriften oder längere Berichte müssen Sie irgendwo im Computer zwischenlagern, bis Sie Zeit haben, diese zu lesen. Sammeln Sie diese Dateien in einem speziellen Verzeichnis namens Lesen. Damit Sie den Überblick behalten, legen Sie auch noch Unterverzeichnisse an. Sobald Sie einen Beitrag gelesen haben, wird er gelöscht oder archiviert. Damit Sie der unerledigte Lesestapel nicht frustriert, löschen Sie alle Beiträge, sobald diese älter als drei Monate sind. Sonst setzt Sie die Masse des Lesestapels unter Druck. Ich habe Ihnen meine wirksamsten Tipps zusammengestellt, mit denen Sie auch Ihren Papier-Lesestapel wirksam minimieren.

Tipp Nr. 5: Veraltete Dateien gehören in den elektronischen Papierkorb

Haben Sie es geschafft, den PC aufzuräumen, müssen Sie auch darauf achten, diese Ordnung beizubehalten. Gewöhnen Sie sich an, alle Dokumente sofort in die entsprechenden Ordner abzulegen oder zu löschen. Trotzdem sammelt sich im Lauf der Zeit so genannter Datenmüll wie zum Beispiel temporäre Dateien oder Überbleibsel deinstallierter Programme an. Diese sorgen dafür, dass der PC immer langsamer auf Eingaben reagiert. Windows-Versionen haben die Möglichkeit zur Datenträgerbereinigung schon vorinstalliert. Klicken Sie über den Explorer mit einem Rechtsklick das gewünschte Laufwerk an. Wählen Sie Eigenschaften und dann Bereinigen.

Pc aufräumen durch Digitalisierung
Pc aufräumen durch Digitalisierung

Darauf kommt es an
Zu Ihrem täglichen Arbeitsplatz gehört auch Ihr Computer. Schenken Sie dem Gerät genauso viel Aufmerksamkeit wie Ihrem restlichen Arbeitsumfeld. Wenn Sie sich klare Strukturen überlegen und den PC regelmäßig aufräumen, finden Sie innerhalb einer Minute jede gewünschte Information.

Was der Tipp bewirkt
Jeder Suchvorgang kostet Konzentration und nagt auch ein bisschen am eigenen Selbstwertgefühl. Dagegen wirken Sie kompetent und souverän, wenn Sie gewünschte Unterlagen mit wenigen Klicks auf den Monitor zaubern. Wenn Sie regelmäßig Ihren PC aufräumen, fällt es Ihnen auch viel leichter, diese Ordnung dauerhaft beizubehalten.

Und Sie?
Was nervt Sie am meisten, wenn Sie den PC aufräumen? Schreiben Sie mir, ich freue mich über Ihre Erfahrungsberichte. In meinem Buch „Für immer aufgeräumt – auch digital” finden Sie eine ausführliche Beschreibung, wie Sie das Datenchaos gekonnt meistern. Schauen Sie doch einmal rein!



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