Pareto-Regel – in nur 3 Schritten zeitlich, finanziell und materiell das Maximum herausholen

29. Mai 2020

Stellen Sie sich vor, Sie können mit 20 % Ihrer Zeit und Energie rund 80 % aller Aufgaben erledigen… Klingt abwegig? Ganz und gar nicht. Der Ökonom und Soziologe Vilfredo Pareto hat schon vor über hundert Jahren die These formuliert, dass 20 % des Inputs häufig 80 % des Outputs ausmachen. Inzwischen genießt die Pareto-Regel einen großen Ruf und ist innerhalb der Zeitmanagement Methoden überaus populär geworden. Denn wer möchte nicht mit weniger Aufwand einen größeren Nutzen haben? In diesem Artikel erkläre ich Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Pareto-Regel anwenden, um ein Maximum zu erreichen.

Worum geht es bei der Pareto-Regel?

Die Pareto-Regel ist für mich zu einem entscheidenden Modell für meinen Alltag geworden, weil sie meinen Fokus schärft. Sie hilft mir:

  1. Meine Aufgaben zu priorisieren. Der Fokus liegt auf dem Ergebnis, auf dem Return of Invest (ROI). Also auf der einen entscheidenden Aufgabe, welche die größte Wirkung erzielt.
  2. Den Blick zu schärfen für die Frage: Wie kann ich aus der mir gegebenen Zeit und mit den mir zur Verfügung stehenden finanziellen und personellen Ressourcen das Beste herausholen?
Die Pareto-Regel schärft den Blick auf die eine entscheidende Aufgabe, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Was ist das Problem?

Die Pareto-Regel zählt nicht nur im Business zu den „golden rules“, um etwa die Produktivität zu steigern. Sie lässt sich vielmehr auf verschiedene Bereiche übertragen. Um zu zeigen, wie sie unseren Alltag durchdringt, hier einige Beispiele:

  • 20% Ihrer Kleidung wird zu 80% von Ihnen getragen
  • 20% Ihrer E-Mails sind für Sie zu 80% von Bedeutung
  • Mit 20% Ihrer täglichen Arbeitszeit erledigen Sie 80% Ihrer To-Do-Liste
  • Nur 20% Ihrer E-Mails in Ihrem Postfach beantworten reicht aus, um 80% Ihres Tageswerks zu leisten

Und – finden Sie sich in einem oder mehreren Punkten wieder?
Dann versuchen Sie sich bewußt zu machen, welche 20% Ihrer Tätigkeiten am Tag 80% von dem einnehmen, was Sie eigentlich erreichen wollen.
Das Problem ist, sich ehrlich einzugestehen, welche Dinge wirklich wichtig sind und Sie erfolgreich voranbringen.

So setzen Sie die Pareto-Regel effektiv um

Prioritäten zu setzen, wird bei den meisten Menschen große Zustimmung finden. Doch die Umsetzung im konkreten Arbeitsalltag wird häufig vergessen. Beachten Sie daher meine 3 Schritte, die Ihnen helfen, die Pareto-Regel tagtäglich anzuwenden:

Schritt 1: Arbeiten Sie mit klaren Zielvorgaben

Wenn Sie am Arbeitsplatz verschiedene Produkte verkaufen müssen, dann beschränken Sie sich auf jene, die 80% Ihres Gewinns ausmachen. Ihren Fokus setzen Sie also nur darauf. Die anderen 80% von dem, was Sie eventuell sowieso nicht verkauft bekommen, rauben Ihnen nur wertvolle Zeit.

Es gibt natürlich auch Tätigkeiten, die in Zahlen schwer messbar sind. Wie lässt sich etwa der Erfolgswert der Buchhaltung, einer Sekretärin oder eines Mitarbeiters in der EDV ermitteln? Ich bin aber überzeugt, dass die Pareto-Regel auch für Verwaltungen gilt, also arbeiten Sie auch hier mit Kennzahlen und konkreten Zielvorgaben! Entscheidende Faktoren können z.B. die Bearbeitungszeit, die Höhe der Verwaltungskosten, die Anzahl der Verbesserungsvorschläge, die Anzahl der Akquise-Gespräche sein.

So lassen sich z. B. für Ihre Mitarbeiter folgende konkrete Ziele formulieren:

  • Jeder Mitarbeiter in der Verwaltung liefert 12 Verbesserungsvorschläge pro Jahr
  • Jeder Mitarbeiter im Telefondienst führt 20 Gespräche mit potentiellen Kundinnen und Kunden
  • Jeder Mitarbeiter nimmt an mindestens einer Fortbildung teil

Es kann sein, dass diese Beispiele für Sie nicht passend sind, doch in jedem Fall sollten Sie für sich klären, woran Sie merken würden, dass der Return of Invest (ROI) stimmt und was genau die zwanzig Prozent aus der Pareto-Regel sind, mit der Sie 80% Wirksamkeit erzielen! Mehr Tipps, wie Sie Unternehmensziele definieren, finden Sie hier.

Erstellen Sie einen genauen Zeitplan, um die Pareto-Regel auch für Ihr Zeitmanagement zu nutzen.

Schritt 2: Machen Sie einen genauen Zeitplan

Wenn Sie das Ziel bestimmt haben und wissen, wohin Sie wollen, wird es einfacher, die eigenen Aufgaben zu priorisieren. Dafür braucht es eine konkrete Zeitplanung. Machen Sie es sich mit der Pareto-Regel im Hinterkopf zum Ritual, zum Ende der Woche die kommende Woche zu planen. Legen Sie außerdem fest, dass Sie stets vor Dienstende die Aufgaben für den kommenden Tag ins Auge fassen. Ohne diese Zeitinseln werden Sie sich verzetteln und sich in den 80% der unwichtigen Aufgaben aus der Pareto-Regel verlieren.

Schritt 3: Setzen Sie sich selber Grenzen

Die Pareto-Regel erinnert uns daran, dass die Ressourcen begrenzt sind. Immer! Da nützt kein Klagen. Darum setzen Sie sich selber Grenzen.

  • Ich spare mir die beste Zeit des Tages für das Hauptziel auf und halte mir die Zeit dafür frei. Ich blockiere sämtliche Dinge, durch die ich unterbrochen werden könnte (E-Mail, Telefon, aber auch Anfragen durch mein Team) und widme mich dieser einen Aufgabe!
  • Dennoch müssen Anfragen per E-Mail beantwortet werden, also habe ich zwei Zeitblöcke in meinem Kalender dafür definiert. In dieser Zeit frage ich E-Mails ab, gewichte und beantworte sie.

Wie steht’s mit Ihrer Email-Effizienz? Machen Sie den Schnelltest.

  • Auch beim Telefonieren will ich proaktiv bleiben. Natürlich gibt es immer zu viele Anfragen, zu viele Anliegen. Welches sind aber die vier für die Pareto-Regel relevanten Gespräche, die ich heute führen muss, um meinem Ziel näher zu kommen? Diese Gespräche führe ich!
  • Das gilt ebenso für den Inhalt von E-Mails. Oft sind in 20% des Textes alle Informationen enthalten und 80% sind Zierde und Dekoration. Deswegen versuche ich, meine E-Mails kurz zu halten – in fünf Sätzen teile ich dem anderen mein Anliegen mit.
Die Ressourcen sind begrenzt – die Pareto-Regel lehrt, mit den vorhandenen Mitteln gezielt umzugehen.

Was die Tipps zur Pareto-Regel bewirken

Wer die Pareto-Regel verstanden hat und sich nutzbar macht, wird erleben, dass sich der Arbeitsalltag zielgerichtet und proaktiv gestalten lässt. Statt den Aufgaben hinterherzuhetzen, schaffen Sie klare Prioritäten. Erfolg stellt sich ein. Sie sind motiviert und werden gelassener.

Extra-Tipp: Sie wünschen sich noch mehr Tipps für ein besseres Zeitmanagement? Dann schauen Sie sich doch mal in unseren kostenlosen Download „9 Tipps zu Verbesserung Ihres Zeitmanagements“ rein.

Und Sie?

Wo haben Sie Erfahrungen mit der Pareto-Regel gesammelt? Wie wirkt sie sich auf Ihren Arbeitsalltag aus? Schreiben Sie mir, ich freue mich über Kommentare, Rückfragen und Anregungen!



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