Die Pareto-Regel: Weniger Einsatz, viel Erfolg



Denken Sie auch, dass mehr Einsatz automatisch mehr Erfolg bringt? Diesen Erfolg vor Augen, arbeiten Sie mit noch mehr Druck und achten noch genauer auf jedes Detail – mit dem Ziel, absolute Perfektion zu erreichen? Das ist anstrengend und frustrierend, denn diese Rechnung geht nicht auf. Lernen Sie die Pareto-Regel kennen und beschreiten Sie mit ihr einen neuen Weg zum Erfolg – Sie werden staunen!
Die Pareto-Regel ist nicht neu, das Prinzip stammt schon aus dem Anfang des 20. Jahrhunderts.

Planen Sie Ihre Arbeitszeit nach der Pareto-Regel. Sie werden über das Ergebnis staunen! Klick um zu Tweeten

Die Pareto-Regel: Verteilung von Ressourcen und Potential

Der aus Italien stammende Ingenieur, Soziologe und Ökonom Vilfredo Pareto (1848 -1923) beschäftigte sich mit verschiedenen Themen, so auch mit der Verteilung von Ressourcen. Zum Beispiel ermittelte er, dass in Italien 80 Prozent des Bodens im Besitz von 20 Prozent der Bevölkerung waren.

Er forschte weiter und schlussfolgerte: 20 Prozent Potential und Einsatz bringen 80 Prozent Ertrag. Dieser Zusammenhang ist heute als „Pareto-Regel” oder „Pareto-Prinzip” bekannt. Dabei können die Zahlenverhältnisse auch andere sein, je nach Bereich. Immer jedoch gilt: Der größte Ertrag wird mit dem geringsten Einsatz erzielt.
Wer es versteht, diese Regel anzuwenden, wird seine Anstrengungen nicht vergrößern, sondern wird sich Prioritäten setzen und Abläufe effizienter gestalten. Das können auch Sie, denn Zeit und Energie lassen sich in vielen Bereichen optimieren.

Pareto-Regel Wichtigstes konzentrieren
Die Pareto-Regel: Auf das Wichtige konzentrieren.

Beispiel Pareto-Regel für die Ordnung: Schneller finden, was man braucht

Suchzeiten nehmen 13 Prozent der durchschnittlichen Arbeitszeit in Anspruch, das haben wir in einer großen Befragung zur Arbeitseffizienz herausgefunden. Das bedeutet, pro Tag verbringen Mitarbeiter etwa eine Stunde ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen von Unterlagen, Dateien, Büromaterialien und Informationen.

Nach der Pareto-Regel würden Sie 80 Prozent der gesuchten Dinge finden in nur 20 Prozent der Suchzeit, also in 12 statt 60 Minuten pro Tag. In meinem Beitrag: „Suchen Sie noch oder arbeiten Sie schon”, gebe ich Ihnen Tipps zum Reduzieren der Suchzeiten in der Papierablage und in Ihrem Dateisystem. Kurz gesagt, geht es darin um das Festlegen und das Einhalten von Ablagestrukturen. Anregungen zu praxiserprobten Ablagestrukturen bietet Ihnen auch mein kostenloser Download „Ablagespielregeln”. Sie erreichen mit diesen Tipps Ihr Ziel – Dateien und Papiere zu finden – in wesentlich kürzerer Zeit. Die Pareto-Regel lässt sich auch im Zeitmanagement gewinnbringend einsetzen.

Die Pareto-Regel im Zeitmanagement: Prioritäten setzen

Diese Zusammenhänge geben zu denken:

  • 20 Prozent Ihrer E-Mails sind zu 80 Prozent für Ihre Arbeit wichtig.
  • 20 Prozent des Inhalts von E-Mails enthalten 80 Prozent der relevanten Informatiuonen.
  • 20 Prozent Ihrer Arbeitszeit reichen aus, um 80 Prozent Ihrer Aufgaben zu erledigen.

Hier zeigt sich deutlich, dass ein kluges Zeitmanagement Ihnen Entlastung bringt und dabei die Produktivität noch steigern kann.

Stichwort E-Mails: Sie sind allzu oft ein Störfaktor und habe das Zeug, Sie von Ihrem aktuellen Tun abzulenken. Wenn nur 20 Prozent der Mails für Sie wirklich wichtig sind, dürfen Sie Ihren Umgang mit E-Mails mit gutem Gewissen ändern. Darauf kommt es an:

1. Posteingang nach der Pareto-Regel

Legen Sie Zeiten fest, um Mails zu bearbeiten, zum Beispiel: Am Morgen, nach der Mittagspause, vor dem Feierabend.

Dazwischen können Sie die Meldung über neue Mails deaktivieren. Bearbeiten Sie alle Mails sofort, die in fünf Minuten zu erledigen sind.

E-Mails nach Pareto-Regel
Auch E-Mails lassen sich nach der Pareto-Regel bearbeiten.

2. Postausgang nach der Pareto-Regel

  • Fassen Sie sich kurz.
  • Schreiben Sie eine Mail pro Thema, das erleichtert das Zuordnen der Informationen und der Antwort.
  • Wählen Sie eine aussagekräftige Betreffzeile.

Mehr Tipps für den effizienten Umgang mit E-Mails finden Sie in meinem Artikel: Digital ohne Qual.

Überall, wo Kommunikation stattfindet, sollten Sie den Zeitaufwand dafür klug planen. Das betrifft auch die oft zeitintensiven Besprechungen.

Die Pareto-Regel bei Besprechungen: Drei Tipps für mehr Effizienz

Wussten Sie, dass laut Pareto-Regel bei Besprechungen in 20 Prozent der Zeit etwa 80 Prozent der Entscheidungen getroffen werden? Diesen Zusammenhang im Hinterkopf, können Sie Besprechungen effizient gestalten und dafür sorgen, dass Beschlüsse auch wirklich umgesetzt werden.

Dabei helfen Ihnen bewährte Methoden, die einfach anzuwenden sind:

  • Legen Sie eine Tagesordnung fest, die für alle verbindlich ist.
  • Laden Sie nur die Teilnehmer ein, die wirklich mit den Themen zu tun haben.
  • Führen Sie ein Sofortprotokoll: Während der Besprechung notieren Sie die Beschlüsse und Termine sowie die verantwortlichen Mitarbeiter in einem Formular, das mit Hilfe eines Beamers für alle sichtbar ist. Eine Vorlage für Ihr Sofortprotokoll finden Sie hier.
  • Begrenzen Sie für jeden Teilnehmer die Redezeit. Sie sind sich da nicht ganz sicher? Keine Sorge, laut Pareto-Regel enthalten 20 Prozent der Redezeit schon 80 Prozent der wesentlichen Informationen.
  • Führen Sie Besprechungen im Stehen durch, so werden sie nicht unnötig verlängert.

Sie möchten mehr Tipps für effektive Besprechungen? Dann nutzen Sie meinen kostenlosen Download zum Thema.

Besprechungen nach Pareto-Regel
Besprechungen nach der Pareto-Regel führen: Tagesordnung einhalten, Redezeit begrenzen.

Sie sehen, bei der Anwendung der Pareto-Regel geht es darum, unnötigen Aufwand zu reduzieren, mit Ressourcen bewusst umzugehen und so maximalen Ertrag zu erzielen. Das spart Kosten und schont die Nerven.

Tipp: Melden Sie sich zu meiner 12-teiligen E-Mail Reihe an. Ihr Titel „Endlich frei” hält, was er verspricht: Mit jeder Mail lernen Sie eine Strategie für erfolgreiche Unternehmensführung nach dem Kaizen-Prinzip kennen.

Und Sie? Wie setzen Sie die Pareto-Regel um?

Wie gelingt es Ihnen, mit möglichst geringem Aufwand den höchstmöglichen Ertrag zu erzielen? Schreiben Sie mir, ich freue mich auf Ihre Erfahrungen.



Schlagwörter: , ,
Das könnte Sie auch interessieren:

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.