Zwanzig Prozent auf Alles – Mit dem Pareto-Prinzip zu mehr Erfolg



Die meisten von Ihnen werden schon einmal vom Pareto-Prinzip gehört haben: Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80% der Erfolge durch einen Einsatz von ca. 20 % der eigenen Kraft erzielt werden. Es wird immer wieder diskutiert, ob das Mischungsverhältnis im Pareto-Prinzip richtig genannt ist oder ob es an einzelnen Stellen 60 zu 40 oder anders lauten müsste. Ich bin kein Statistiker und deshalb ist mir die Debatte um die genauen Zahlen für das Pareto-Prinzip nicht so wichtig. Wichtig ist die hinter dem Pareto-Prinzip stehende Idee. Denn Sie bewirkt, das wir fokussierter und effizienter arbeiten. Was genau das bedeutet, lesen Sie in dem folgenden Artikel.

Was ist das Problem

Das Pareto-Prinzip ist für mich zu einem entscheidenden Modell für meinen Alltag geworden weil es meinen Fokus schärft. Und zwar auf zweifache Art und Weise:

Fokus Nr. 1: Das Ergebnis zählt!

Das mag banal klingen und doch wird es oft vergessen: Es geht nicht darum, wie viel Sie gearbeitet haben, nicht die gemessene Zeit, sondern das Ergebnis, der Erfolg zählen. Das Pareto-Prinzip hilft mir also, meine Aufgaben zu priorisieren. Ich muss die Aufgaben herausfinden, die am meisten Nutzen erzielen. Der Fokus liegt auf dem Ergebnis, auf dem Return of Invest (ROI). Beim Pareto-Prinzip geht es darum, die entscheidende Aufgabe zu entdecken, die, die die größte Wirkung erzielt.

Mit Pareto Prinzip zu Erfolg
Fokusieren lernen mit dem Pareto Prinzip.

Fokus Nr. 2: Die Ressourcen sind begrenzt!

Auch das klingt zunächst banal und wird dennoch vergessen: Alles ist begrenzt, die Zeit, die Finanzen, die Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das Pareto-Prinzip schärft den Blick für die Frage: Wie kann ich aus der mir gegebenen Zeit und mit den mir zur Verfügung stehenden finanziellen und personellen Ressourcen das Beste herausholen?

Prioritäten setzten mit Pareto Prinzip
Prioritäten neu setzten mit dem Pareto Prinzip.

Obwohl diese beiden Erkenntnisse vermutlich bei den meisten Menschen große Zustimmung findet, werden sie bei der Umsetzung im konkreten Arbeitsalltag häufig vergessen. Im Alltag tappen wir dann in mehrere Fallen:

Das Ergebnis ist alles, was zählt. Gerade in Zeiten begrenzter Ressourcen! Klick um zu Tweeten

Falle Nr. 1: Unklare Zielformulierungen!

Woran merken Sie, dass der Return of Invest stimmt? Wie heißen, die 80% Erfolg, die Sie laut Pareto-Prinzip mit 20% Ihres Einsatzes erreichen wollen? Woran machen Sie fest, dass Sie Erfolg haben? Ohne eine Definition von Erfolg, werden Sie kaum eine vernünftige Priorisierung hinbekommen.

Ziele für Pareto Prinzip
Ziele fokusieren lernen, mit dem Pareto Prinzip.

Gerade Verwaltungen haben oft Schwierigkeiten, Erfolg zu definieren. Ihre Aufgaben scheinen zu abstrakt und zu wenig messbar.

Falle Nr. 2: Unklare Priorisierung!

Aus unklaren Zielen entsteht die Unklarheit für die Priorisierung der eigenen Aufgaben. Anfragen stürmen auf meinen Schreibtisch. Anrufe, Unterbrechungen durch Kolleginnen und Kollegen, die Bearbeitung von E-Mail, Kritik, Kundenanfragen oder Facebook füllen meinen Arbeitstag. Ich bearbeite, was auf meinen Tisch kommt und es gelingt mir nicht, die wichtigen von den unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden.

Priorisierung nach Pareto Prinzip
Wichtige von unwichtigen Dingen unterscheiden mit dem Pareto Prinzip.

Ich gehe nach Hause und fühle mich geschafft, ohne genau zu wissen, was ich eigentlich getan habe.

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Falle Nr. 3: Unklare Zeitvorgaben!

Oft vergessen wir den Gedanken aus dem Pareto-Prinzip, dass die Ressourcen begrenzt sind. Wir feilen und schleifen an Formulierungen, arbeiten an Strukturen, suchen nach der 150% Lösung und tun so, als hätten wir alle Zeit der Welt. Dabei läuft uns die Zeit davon und wir bemerken die negativen Seite des Pareto-Prinzips erst, wenn es zu spät ist, z.B. wenn die Firma ins Schlingern gerät, weil Mitbewerber schneller und günstiger produzieren können.

So funktioniert es

Das Pareto-Prinzip erinnert daran, dass ein klarer Fokus auf motivierende und messbare Ziele und der Blick auf die eigenen begrenzten Ressourcen notwendig sind. Wenn Sie nicht in die oben genannten Fallen tappen und das Pareto-Prinzip beherzigen wollen, bedeutet das konkret, dass Sie auf folgende Dinge achten sollten:

Konsequenz Nr. 1: Arbeiten Sie mit konkreten Zielvorgaben – auch und gerade in Verwaltungen!

Ein Handwerker weiß, welche Anzahl Aufträge er erreichen muss, um Gewinn zu erzielen. Aber wie kann der Erfolg einer Buchhaltung, einer Sekretärin oder eines Mitarbeiters in der EDV gemessen werden? Ich bin überzeugt, das Pareto-Prinzip gilt auch für Verwaltungen, also arbeiten Sie auch hier mit Kennzahlen und konkreten Zielvorgaben! Entscheidende Faktoren können z.B. die Bearbeitungszeit, die Höhe der Verwaltungskosten, die Anzahl der Verbesserungsvorschläge, die Anzahl der Akquisegespräche sein.

Zielwände nach Pareto Prinzip
Beherziegen Sie auf Zielwänden das Pareto Prinzip

Um das Pareto-Prinzip zu beherzigen, können Sie z.B. für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter folgende konkreten Ziele formulieren:

  • Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter in der Verwaltung liefert 12 Verbesserungsvorschläge pro Jahr.
  • Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter im Telefondienst führt 20 Gespräche mit potentiellen Kundinnen und Kunden.
  • Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter nimmt an mindestens einer Fortbildung teil.

Es kann sein, dass diese Beispiele für Sie nicht passend sind, doch in jedem Fall sollten Sie für sich klären, woran Sie merken würden, dass der Return of Invest (ROI) stimmt und was genau die zwanzig Prozent aus dem Pareto-Prinzip sind, mit dem Sie 80% Wirksamkeit erzielen!

Konsequenz Nr. 2: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Planung!

Wenn Sie das Ziel bestimmt haben und wissen, wohin Sie wollen, wird es einfacher, die eigenen Aufgaben zu priorisieren. Wie durch das Pareto-Prinzip beschrieben, richten Sie den Fokus auf die 20%, die 80% Ihres Erfolges garantieren. Doch für diese Überlegungen, für das Priorisieren, müssen Sie sich konsequent Zeit freihalten. Machen Sie es sich mit dem Pareto-Prinzip im Hinterkopf zum Ritual, am Ende der Woche, die kommende Woche zu planen. Legen Sie fest, dass Sie stets vor Dienstende, die Aufgaben für den kommenden Tag priorisieren. Ohne diese Zeitinseln werden Sie sich verzetteln und in den 80% der unwichtigen Aufgaben aus dem Pareto-Prinzip verlieren.

Planen nach Pareto Prinzip
Definieren Sie in Ihrem Kalender fester Blöcke, in denen Sie die neue Woche planen, ganz nach dem Pareto Prinzip.

Konsequenz Nr. 3: Setzen Sie sich selber Grenzen!

Das Pareto-Prinzip erinnert daran: Die Ressourcen sind begrenzt. Immer! Da nützt kein Klagen. Darum setzen Sie sich selber Grenzen. Sinnvolle Limits können z.B. so aussehen:

Limit Nr. 1: Ein Hauptziel!

In meinem Alltag gibt es Aufgaben, von denen ich weiß, dass ihre Bearbeitung in der Regel zwei bis drei Stunden dauert. Ich weiß auch, dass ich nur eine dieser Aufgaben pro Tag bewältigt bekomme. Also spare ich mir die beste Zeit des Tages für das Hauptziel auf und halte mir die Zeit dafür frei. Ich blockiere sämtliche Dinge, durch die ich unterbrochen werden könnte (E-Mail, Telefon, aber auch Anfragen durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) und widme mich dieser einen Aufgabe! Ein Hauptziel, eine Aufgabe mit der Priorität Nr. 1 pro Tag, mit der ich die 80% aus dem Pareto-Prinzip erreichen möchte – das ist eine gute und bewährte Regel für den Alltag.

Limit Nr. 2: Zwei E-Mail Blöcke!

Dennoch müssen Anfragen per E-Mail beantwortet werden, also habe ich zwei Zeitblöcke in meinem Kalender dafür definiert. In dieser Zeit frage ich E-Mails ab, priorisiere und beantworte sie.

Emails bearbeiten nach Pareto Prinzip
Bearbeiten Sie die E-Mails in Blöcken nach dem Pareto Prinzip.

Limit Nr. 3: Drei wichtige Aufgaben!

Laut Pareto-Prinzip erziele ich mit 20% meiner Aufgaben, 80% meines Erfolges. Welche Aufgaben gibt es, für deren Bearbeitung ich nicht eine ganze Stunde brauche? Die drei laut Pareto-Prinzip wichtigsten Aufgaben bearbeite ich, nachdem ich mich meinem Hauptziel zugewandt und meine E-Mails abgefragt habe.

Limit Nr. 4: Vier Telefonate!

Auch beim Telefonieren will ich proaktiv bleiben. Natürlich gibt es immer zu viele Anfragen, zu viele Fragen, zu viele Anliegen. Welches sind aber die vier für das Pareto-Prinzip relevanten Gespräche, die ich heute führen muss, um meinem Ziel näher zu kommen? Diese Gespräche führe ich!

Telefonate führen nach Pareto Prinzip
Auch die Telefonate können mit dem Pareto Prinzip effizienter erledigt werden.

Limit Nr. 5: Fünf-Sätze E-Mails!

Das Pareto-Prinzip scheint auch im Hinblick auf den Inhalt von E-Mails gültig zu sein. Oft sind in 20% des Textes alle Informationen enthalten, die ich eigentlich benötige. 80% sind Zierde und Dekoration. Deswegen versuche ich, meine E-Mails kurz zu halten. Das meiste, was es zu sagen gilt, kann man in fünf Sätzen sagen und das versuche ich.

Limit Nr. 6: Sechs Entwicklungsprojekte

Laut Pareto-Prinzip erziele ich mit 20% meiner Projekte 80% meines Umsatzes. Also achte ich darauf, dass ich nur sechs größere Entwicklungssprojekte parallel laufen habe. Diese Zahl kann bei Ihnen ganz anders aussehen. Wichtig ist nur, dass Sie sich wieder gemäß Pareto-Prinzip ein Limit setzen, das Sie dazu zwingt zu priorisieren! Sie können nicht alles schaffen, was man schaffen könnte. Es geht laut Pareto-Prinzip darum, die Projekte herauszufinden, die die größte Wirkung erzielen und sich diesen Projekten ganz zuzuwenden!

Extra-Tipp: Begrenzte Systeme

Dieses Prinzip der begrenzten Systeme, das sich aus dem Pareto-Prinzip ergibt, lässt sich an vielen Stellen anwenden, z.B. auch für Ihren Lesestapel.

Der Platz für meine Zeitschriften etc. ist nach oben begrenzt. Ist die obere Begrenzung erreicht, muss ich aussortieren.

Ordnungssysteme nach Pareto Prinzip
Ordnungssysteme nach dem Pareto-Prinzip verhindern, dass Sie sich verzetteln.

So verhindere ich, dass mein Lesestapel und damit die Unordnung und der Druck – lies mich! – wächst und wächst. Auch hier gilt laut Pareto-Prinzip: 20% dessen, was ich lese, ist bedeutsam für 80% des Erkenntnisgewinns! Mehr dazu finden Sie in diesem Blogbeitrag Zeitfresser Zeitschriften und Prospekte - so bekämpfen Sie Ihre Lesestapel

Darauf kommt es an

Das Pareto-Prinzip selber ist zunächst nur eine Beobachtung. So funktioniert das Leben: Ressourcen sind begrenzt und Erfolge stellen sich nicht überall gleich ein. Manchmal geht eine Tür auf und manchmal geht eine Tür zu. Wir werden das Pareto-Prinzip nicht ändern, aber wir können damit umgehen lernen. Entscheiden Sie sich als für einen proaktiven Umgang mit der Begrenzung an Ressourcen und der Tatsache, dass der Return on Invest zählt!

Proaktiv mit Pareto Prinzip
Ein proaktiver Umgang mit dem Pareto Prinzip füht zum Erfolg.

Was der Tipp bewirkt

Wer das Pareto-Prinzip verstanden hat und es sich nutzbar macht, wird erleben, dass sich der Arbeitsalltag zielgerichtet und proaktiv gestalten lässt. Statt den Aufgaben hinterherzuhetzen, schaffen Sie klare Prioritäten. Erfolg stellt sich ein. Sie sind motiviert und werden gelassener.

Service

Unter diesem Link finden Sie weitere Tipps für Ihr Zeitmanagement. Laden Sie sich das Dokument gerne kostenlos herunter, in dem Sie auf das Bild klicken!Pareto Prinzip Downloadlink

Und Sie?

Wo haben Sie Erfahrungen mit dem Pareto-Prinzip gesammelt? Wie wirkt es sich auf Ihren Arbeitsalltag aus? Schreiben Sie mir, ich freue mich über Kommentare, Rückfragen und Anregungen!



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