Papierentsorgung im Büro: Raus aus dem Blätterwald!



Wenn Mark Forster davon singt, Konfetti regnen zu lassen, würde ich ihm manchmal gerne zur Seite eilen und mitmachen. Auch ich rufe Ihnen zu: Werfen Sie das ganze überflüssige Papier weg, es lenkt nur ab! Wie Sie zum nahezu papierlosen Büro kommen können, zeige ich Ihnen anhand von drei Beispielen für eine sinnvolle Papierentsorgung

Was ist das Problem

Es knistert, raschelt, ist von oben bis unten vollgeschrieben und liegt meist kreuz und quer auf dem Schreibtisch, auf dem Boden und im Regal herum: Papier im Büro. Klar, Sie müssen sich Dinge notieren, Sie brauchen eine Übersicht Ihrer Termine und Daten über Projekte können auch nicht frei im Äther herumschweben. Aber: Kein Mensch braucht solche Papiermengen, wie sie immer noch in deutschen Büros vorzufinden sind. Wenn das Erste, was Sie früh im Büro sehen, ein raumgreifender Papierberg ist, dann haben Sie ein Problem. Und zwar ein gewaltiges. Denn zu viel Papier in Form von Notizen, Terminen, Akten etc. pp. hemmt die Konzentration, lenkt ab und ist einfach nur chaotisch.

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Es regnet Papier? Zeit für die richtige Papierentsorgung!

So funktioniert es

Das Zauberwort heißt Papierentsorgung. Mit meinen Tipps begleite ich Sie auf dem Weg zum nahezu papierlosen Büro. Und ich verspreche Ihnen, dass Sie trotzdem immer noch finden werden, wonach Sie suchen und dabei nicht im Geraschel des Blätterwaldes auf Ihrem Schreibtisch auf Tauchstation gehen müssen. Mit drei Dingen können Sie starten und das neue Kapitel Papierentsorgung aufschlagen.

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Können Sie digital arbeiten? Dann gelingt auch die Papierentsorgung.

Tipp 1: Digitalisieren Sie Ihre Notizen

Angenommen, Sie verfügen an Ihrem Arbeitsplatz über einen PC, ein Notebook, Tablet oder arbeiten mobil mit dem Smartphone. Wunderbar, denn das ist die einzige Voraussetzung für den Start der Papierentsorgung. Die allermeisten Blätter, Post-its und Co. fliegen nämlich als Notizen getarnt im Büro herum. Wenn Sie diese digitalisieren, tragen Sie ein ganzes Stück Ihres Blätterwaldes ab. Keine Sorge, es gibt wirklich wunderbare Tools, die Sie hier verwenden können. Ich persönlich schwöre auf Microsoft OneNote, das digitale Notizbuch, das bereits vorinstalliert auf Ihrem PC liegt und nur auf seinen Einsatz wartet, sofern Sie Windows-Nutzer sind. Für Apple-User gibt es ein ähnliches Pendant namens Outline. Wissen Sie, warum ich so auf OneNote schwöre? Sie haben mit diesem Programm:

  • alle Notizen immer im Blick
  • keine Papierberge mehr
  • mehr Flexibilität und Übersicht
  • die Möglichkeit, praktische Checklisten und Ablaufpläne zu erstellen
  • die Option, Ihre Notizen mit anderen im Team zu teilen

Und noch so viel mehr! Es lohnt sich wirklich, dieses digitale Notizbuch für sich zu entdecken. Hier im Download-Center finden Sie viele Informationen, beispielsweise die besten OneNote-Funktionen für die Praxis. Und wenn Sie ganz neu einsteigen, habe ich ein hilfreiches Tutorial für Sie erstellt:

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Trauen Sie sich, es ist wirklich einfach und hilft Ihnen massiv bei der Papierentsorgung: Lose Blätter, Notizbücher – kann alles weg, wenn Sie Ihre Notizen digitalisieren.

Papierentsorgung im Büro ist wie ein Befreiungsschlag! Klick um zu Tweeten

Tipp 2: Entrümpeln Sie Ihre Ablage

Was aber ist mit dem Papier, das nun mal da ist und sich nicht mehr so einfach digitalisieren lässt? Ich sage es, wie es ist: Das meiste davon kann weg! Sie glauben gar nicht, welche Akten- und Papierberge wir gemeinsam mit unseren Kunden bereits entsorgt haben. Nicht verschoben, nicht umgestellt, sondern tatsächlich weggeworfen. Sie müssen nicht alles ewig aufheben, wenn die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verstrichen sind, oder Sie den vor Jahren angelegten Lesestapel immer noch nicht durchgesehen haben. Bei letzterem rate ich Ihnen von Beginn an zu einer klaren Begrenzung. Es ist ok, wenn Sie sich Zeitschriften und Co. aufheben und später durchlesen möchten. Wenn Sie das dann aber nie machen, sollten Sie das nächste Kapitel der Papierentsorgung aufschlagen. Sehr viele Tipps zum richtigen Maß beim Lesestapel habe ich Ihnen in diesem Beitrag zusammengestellt. Und eine Übersicht der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen finden Sie bei Büro-Kaizen® natürlich auch. Ganz viele Impulse, wie Sie die Papierentsorgung Ihrer Altlasten richtig angehen, finden Sie auch in meinem Artikel zum Umgang mit der Ablage P.

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Das meiste davon ist überflüssig: Starten Sie mit der Papierentsorgung!

Tipp 3: Schreiben Sie niemals Termine auf!

Zumindest nicht auf Notizzettel, denn zum einen ist das sehr unübersichtlich, zum anderen wieder eine Schippe mehr auf Ihrem Blätterhaufen. Jeder Termin, der an Sie herangetragen wird oder den Sie selbst vereinbaren, gehört in einen Kalender. Ob dieser aus Papier ist oder nicht, entscheiden Sie. Wichtig ist nur, dass Sie Ihre Termine regelmäßig und nur im Kalender notieren. Ich persönlich halte viel von der digitalen Lösung. Die Vorteile ähneln denen von OneNote sehr und überzeugen auf ganzer Linie. Mit Outlook können Sie Termine:

  • alle auf einen Blick sehen
  • nie mehr vergessen, weil der Zettel verschwunden ist
  • flexibel verschieben und umplanen
  • im Team organisieren
  • für andere freigeben, teilen und besser planen

Papierentsorgung kann so schön sein, wenn am Ende der Arbeit ein tolles Programm wie dieses wartet. Entdecken Sie die Vorteile von Outlook und lesen Sie unbedingt in diesen Artikel zum riesigen Potenzial des Outlook-Kalenders rein. Und wenn die Papierstapel in Büro und Keller Stück für Stück verschwinden, ist das außerdem ein geniales Gefühl.

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Papierentsorgung bringt so viel Schönes hervor, z. B. eine schlanke und übersichtliche Terminplanung.

Darauf kommt es an

Papier verhält tatsächlich wie die Blätter im Wald: Es tanzt wild umher und legt sich mal hier und mal dorthin. Wenn Sie Ihren Laubhaufen also abtragen, sind Sie dennoch nicht vor den Blättern Ihres Büronachbarn gefeit. Mein Tipp daher: Verlassen Sie geschlossen im Team den Blätterwald und machen Sie Ihre ganze Abteilung digital. Praxisnahe Hilfen dafür habe ich in meinem Artikel zur elektronischen Ablage gesammelt. Nun müssen Sie nur noch losgehen und das Chaos verlassen. Sie werden sehen: Auf der Lichtung ist es ohnehin wesentlich netter.

Was der Tipp bewirkt

Papierentsorgung gehört zu den befreiendsten Dingen, die Sie im Büro tun können. Jeder Blätterhaufen, der abgetragen ist, befreit die Sicht auf das Wesentliche und stärkt den eigenen Fokus. Arbeiten macht einfach mehr Freude und auch mehr Sinn, wenn Sie nicht im Chaos versinken, sondern klare Sicht haben.

Und Sie?

Stehen Sie knöcheltief im Blätterwald? Dann gehen Sie los und suchen Sie jetzt den Ausgang. Nehmen Sie dabei gerne meinen kostenlosen Routenplaner eKaizen als eBook mit. Dort lernen Sie, wie Sie neue digitale Projekte von Anfang an sinnvoll anlegen, wie Sie Dateien richtig ablegen und von Beginn an für Ordnung im PC sorgen. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei!

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eKaizen hilft bei der Papierentsorgung und sorgt für klare Verhältnisse im PC.



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