Wenn Papier auf einmal zur wichtigsten Sache wird …



Habe ich Ihnen eigentlich je berichtet, warum wir hier bei tempus mit Kanban-Karten angefangen haben zu arbeiten? Genau: wegen Papier. Denn jedes Mal, wenn ich etwas drucken wollte, war das Papier alle und ich musste entweder zum Lager laufen oder die Neubestellung in Auftrag geben. Wenigstens gefühlt war es immer genauso. Das kann auch mal richtig ins Auge gehen … z. B. wenn direkt morgen früh eine wichtige Präsentation stattfindet. Alles ist fertig – vor allem das Glanzstück, Ihre Präsentation mit passenden Handouts: Besser geht’s nicht. Jetzt noch schnell ausgedruckt und – Papier ist alle und zwar komplett alle ...

Solche Situationen sind dann keine Pannen mehr, sondern regelrechte Katastrophen, die an unseren Nerven ziehen und zerren und uns zusätzlich erschöpfen. Die zentrale Frage schließt sich direkt an: Was könnten wir tun, dass uns so etwas nicht noch einmal passiert? Wie können wir effizienter und entspannter arbeiten? Die Lösung heißt Kaizen und daraus verrate ich Ihnen gerne einen wertvollen Tipp ….

Top-Tipp:

Legen Sie Vorräte an Arbeitsmaterialien so an, dass sie Ihnen NIE WIEDER ausgehen.

ABER:

Wie schaffen Sie das, immer alles vorrätig zu haben, was Sie für Ihre Arbeit benötigen ohne dabei Sklave einer erschöpfenden Organisationseinheit zu werden?

„Was kostet Kopierpapier? Nichts – außer Sie haben keines.“ Klick um zu Tweeten

Entscheidend ist dafür die Spielregel, einen Standard zu schaffen, an die sich das Team halten kann. Nehmen wir also das Druckerpapier – so klappt’s damit:

      1. Positionieren Sie das Druckerpapier neben das Gerät.
      2. Erstellen Sie eine Kanban-Karte für Druckerpapier – mit folgenden Infos:
      a) Ihr benötigter Mindestbestand von Papierpacken – rechnen Sie bei der Ermittlung Lieferdauer von neuem Material und Materialverbrauch in der Lieferzeit mit ein.
      b) Wie soll der Bestellprozess ausgelöst werden? Z. B. bringen Sie die Karte zu Frau X in Zimmer 1.7 Zentraler Einkauf – sie bestellt das neue Papier.
      3.Ist die neue Bestellung eingetroffen, wird die Kanban-Karte von Frau X z. B. wieder auf den Mindestbestand von – sagen wir mal – 2 Papierpaketen gelegt oder angeheftet.

Zur Illustration – so sieht das dann bei Ihnen aus:

Papier zum Drucken bereitstellen
Wenn das Papier beim Drucker z. B. plötzlich ausgeht, kann das in einer Katastrophe enden.

Die Vorteile dieser Methode:

      1. Es ist immer genug Papier da. Oder von einem anderen Material , z. B. bestimmten Formularen.
      2. Es läuft alles automatisch ab – keiner muss Bestände aufwendig prüfen.
      3. Es ist alles geregelt, jeder weiß, was zu tun ist.
      4. Ihre Bestände blocken kein Kapital, sondern das selbststeuernde Kanban-System orientiert sich an Ihrem tatsächlichen Bedarf.

Noch mehr Beispiele gefällig? Denn was für Druckerpapier funktioniert, funktioniert für Toilettenpapier, Kataloge oder Stifte genauso: Hier finden Sie z. B. vorgefertigte Kanban-Karten für Werbematerialien.

Und Sie?

Wie organisieren Sie Ihren gesicherten Vorrat an Druckerpapier? Und was war Ihre schlimmste Panne oder Katastrophe, als der Vorrat überraschenderweise erschöpft war? Erzählen Sie per Kommentar oder E-Mail an blog@büro-kaizen.de.





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