Papier aufbewahren: 5 Tipps für Ihre Papiervorräte



Die Präsentation muss morgen früh gehalten werden – und an diesem Abend noch ausgedruckt. Das würde ja gerade noch passen, wenn nicht der Drucker kein Papier mehr hätte. Und im Schrank mit Nachschub – Ebbe. Den Fall kennt jeder. Und jetzt? Noch ne Überstunde – auf der Suche nach dem verlorenen Papier-Schatz. Das muss nicht sein.

Mit den folgenden Tipps & Tricks für Ihren „papiernen“ Büroalltag bringen Sie Effizienz in Ihre Papier-Aufbewahrung.

  1. Aufräumen

Jedes neue Vorhaben beginnt allermeistens mit einem großen Paukenschlag – dem Aufräumen und Entrümpeln. Denn nur wenn Sie eine neue Ordnung schaffen mit entsprechenden Spielregeln, denen sich alle Beteiligten verpflichtet fühlen, läuft es anschließend auch besser. Lesen Sie hier mehr über die Spielregeln für gutes Aufräumen

Papier aufbewahren an festen Orten
Papier aufbewahren an festgelegten Orten

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  1. Die Papierkiste

Nutzen Sie eine Papierkiste für Ihren Papiermüll – und lassen Sie diesen nicht in Ihren Papierkorb wandern. Womöglich auch noch – wenig platzsparend – in zerknüllter Form. Nehmen Sie als Papierkiste einen Karton oder eine rechteckige Plastikkiste im Größer-als-Din-A4-Format und entsorgen Sie darin alle Ihre Unterlagen, die Sie nicht mehr benötigen. Die Kiste steht entweder unter Ihrem Schreibtisch oder sogar in einer Schublade. Entleeren Sie diese, sobald sie voll ist.

Papier aufbewahren in Papierkisten
Papier aufbewahren und unnütze Unterlagen entsorgen

  1. Ihr Papierkorb

Sie nutzen die Papierkiste? Prima – dann wird Ihr Papierkorb überflüssig. Nutzen Sie stattdessen die unterschiedlichen Müllsammelbehälter für Ihren getrennten Müll. Sicher gibt es in Ihrem Unternehmen die gängigen Trennungen – je nach Material.

Papier ist heimtückisch. Kann zur wichtigsten Sache der Welt werden – wenn’s fehlt. Klick um zu Tweeten

  1. Druckerpapier:

Zunächst einmal gilt für die Papier-Aufbewahrung: lagern Sie Ihre Papiervorräte so weit wie möglich in der Nähe ihres Verbrauchsortes – im Schrank neben dem Kopierer. Arbeiten Sie darüber hinaus mit Kanban-Karten – „Signal-Karten“. Diese Karten entstammen dem Kaizen-Umfeld – und dienen dazu, zu vermeiden, dass Ihnen je wieder das Papier ausgeht. Dafür tun Sie folgendes:

  1. Definieren Sie einen Mindestbestand an Druckerpapier, den Sie immer vorrätig haben wollen; wieviel das ist, hängt von Ihrem Verbrauch ab sowie der Zeit, die Sie für eine Nachbestellung benötigen.
  2. Erstellen Sie eine Kanban-Karte: auf dieser legen Sie alle Angaben fest, die derjenige, der das letzte Drucker- oder Kopierpapier entnimmt, braucht, um die Nachbestellung zu tätigen. Erfassen Sie auch die Angabe, bei welchem Mindestbestand die Kanban-Karte im Papierstapel einzulegen ist – für’s nächste Mal. Laden Sie hier ein Kanban-Muster für Werbematerial herunter.
  1. Kaizen – die Kunst des ständigen Optimierens

Jede noch so gute Ordnung kann mit der Zeit zur zweit- oder drittbesten Lösung werden, wenn sich die Bedingungen geändert haben. Prüfen Sie deshalb auch bei der Papier-Aufbewahrung, wo sich Verbesserungen ergeben – und zwar nach einem regelgerechten Konzept: Feiern Sie Fehler. Führen Sie ein Vorschlagswesen ein – es beinhaltet Kommunikation des Vorschlags, z. B. am schwarze Brett sowie Würdigung, z. B. in der Rubrik News des Monats Ihres Intranets für Mitarbeiter. Mehr konkrete Infos zum Thema finden Sie in meinem Beitrag „Besser geht’s immer. Entdecken Sie das Potenzial eines Verbesserungsvorschlagswesen“.

Papier aufbewahren verlangt ständige Optimierung
Papier aufbewahren verlangt feste Regeln

 

Und, haben Sie auch ein Erlebnis der besonderen Art mit Ihrer Papier-Aufbewahrung schon gehabt? Und eine Lösung dafür im Unternehmen eingeführt?

Lassen Sie es uns wissen – per Kommentar.



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