MS Outlook? Standard. Und doch oft verkannt! 6 Top-Tipps für den wohlorganisierten Büroalltag



Standardeinrichtung in zahlreichen Büros und in Privat-Haushalten, aber immer noch in vielerlei Hinsicht unterschätzt: so stehen die Dinge um das Office-Programm Outlook. Der Mehrheit seiner Nutzer dient es für E-Mails sowie für Termine und Aufgaben. Dass diese tolle Software aber noch viel mehr auf dem Kasten hat und zahlreiche Arbeitserleichterungen für den Büroalltag bereithält, verdient wirklich besondere Hervorhebung.

Deswegen will ich Ihnen heute ein paar meiner Lieblings-Funktionen vorstellen:

Lieblings-Tipp 1: Outlook überprüft korrekte Schreibweisen automatisch

Schnell soll es häufig gehen – trotzdem wollen auch E-Mails noch auf Rechtschreibung überprüft sein, oder? Doch das ist ebenso lästig wie unnötig, denn das kann Outlook für Sie erledigen. Stellen Sie dafür folgendes ein: Unter Datei – Optionen – E-Mail finden Sie ein Feld „Immer Rechtschreibprüfung vor dem Senden“ anklicken. So einfach geht’s.

Outlook überprüft korrekte Schreibweise automatisch
Outlook als Korrektur-Hilfe

Lieblings-Tipp 2: Aus E-Mails werden Termin oder Aufgabe – mit einem Klick

Dafür klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, die z. B. zu einer Aufgabe werden soll. Halten Sie die Taste gedrückt und ziehen Sie die E-Mail auf den Outlook Aufgabenbereich und lassen Sie die Maustaste los. Wählen Sie anschließend „Hierhin kopieren als Aufgabe mit Anlage“ aus. Fertig.

Lieblings-Tipp 3: Alte Termine im Kalender auf einmal löschen

Es gibt sicher die Sorgsamen unter uns, die jeden vergangenen Termin „zu Fuß“ löschen. Allen anderen hilft jedoch Outlook. Denn eine freie Sicht auf alle anstehenden Termine ohne Altlasten hilf, die Übersicht zu behalten. Im Kalender-Fenster klicken Sie auf „Ansicht ändern“ des Menübandes und wählen „Liste“. Es erscheinen alle Termineinträge als Liste. Diese können Sie nun bequem bis zu einem bestimmten Datum löschen oder sie gruppieren – oder sortieren nach Kategorie, Betreff oder Ort und dann löschen.

Lieblings-Tipp 4: Aufgaben aus Meetings direkt mit Aufgaben verknüpfen

Dieser Tipp ist eine Outlook-OneNote-Kombination: Erfassen Sie z. B. ein Meetingprotokoll mit einem OneNote-Notizbuch, so können Sie dies auch direkt mit einem Outlook-Termin verknüpfen und z. B. To-do-Punkte zu Aufgaben machen. Wie Sie ein solches Sofort-Protokoll in OneNote erstellen, erläutere ich Ihnen in meinem Beitrag „Mit OneNote werden Ihre Meetings ins 3 Schritten zum Umsetzungsmotor“. Dort finden Sie auch eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Verknüpfung mit Outlook.

Outlook kann Aufgaben direkt verknüpfen
Aufgaben aus Meetings direkt verknüpfen mit Outlook

Lieblings-Tipp 5: Mails filtern und Outlook-Suchtools – die erweiterte Suche

Neben der Schnellsuche können Sie in Outlook 2013 Ihre Ordner auch nach bestimmten Begriffen filtern. Dafür wählen Sie auf der Registerkarte „Start“, die Schaltfläche „E-Mail filtern“ im Menüband. Es öffnet sich ein Aufklappmenü und Sie können einen vorhanden Filter wählen oder auf „weitere Filter“ klicken, um Ihre Suche individuell und auf gleich mehrere Ordner und Postfächer – also nicht nur auf den Ordner, in dem Sie sich gerade befinden – auszudehnen.

Lieblings-Tipp 6: Einen eigenen Ordner für Social Media – nichts verpassen und sich trotzdem nicht ablenken lassen

Kontaktanfragen, Hinweise & Co aus sozialen Netzwerken nehmen viel Zeit in Anspruch. Wer als Interessierter auf dem Laufenden bleiben will, aber sich nicht von dauernd eintrudelnden Mails ablenken lassen mag, der richte sich über Outlook einen bequemen Ordner für Social Media ein. Danach richten Sie eine Regel ein, die automatisch alle solche E-Mails in den neuen Ordner verschiebt. Z. B. über meine Schritt für Schritt-Anleitung „Regeln für eingehende E-Mails in Outlook erstellen“

Und? Wird einer meiner Lieblingstipps auch einer der Ihren? Welche kannten Sie noch nicht und haben sie nun als wertvolle Arbeitshilfe im Büroalltag erlebt?

Ich freue mich auf Ihr Feedback per Kommentar.




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