Outlook Signatur: Ein automatisierter Schluss ziert alles



Tippen Sie Ihre Signatur noch jedes Mal von Hand? Das muss nicht sein! Outlook bietet über die Signatur-Funktion die Möglichkeit, jede E-Mail automatisch zu „unterzeichnen“. Sie können dabei selber entscheiden, wie viele verschiedene Signaturen Sie einsetzen, ob und bei welchen Nachrichten automatisch signiert wird und im Bedarfsfall die Signatur auch jederzeit individuell ändern. Das spart kostbare Zeit in der E-Mail-Bearbeitung und gibt gleichzeitig noch ein einheitliches Bild nach innen und außen ab.

Outlook Signatur: Schreibst Du noch oder automatisierst Du schon? Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem?

Effizientes Arbeiten erfordert Automatisierung wo es möglich ist. Die Signatur ist dabei ein einfaches Instrument, mit dem Sie durch wenige Klicks Automatisierung erreichen können. Das spart Ihnen Arbeitszeit bei jeder E-Mail die Sie schreiben. Außerdem können Sie die Signatur auch für Werbezwecke einsetzen und so Ihrer Firma zusätzlich zu Kunden verhelfen. Wie das geht erfahren Sie in folgendem Beitrag.

So funktioniert es: Outlook Signatur

Outlook Signatur – Schritt 1:

Wählen Sie im Menü „Datei“ => „Optionen“

Outlook Signatur – Schritt 2: In die Signatur-Anzeige wechseln

Über den Menüpunkt „E-Mail“ [1] gelangen Sie zur Einstellung der „Signaturen…“ [2].

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Gliederung Outlook Signatur – Signaturanzeige

Outlook Signatur – Schritt 3: Neue Signatur anlegen

Sie können für jeden Verwendungszweck eine eigene Signatur anlegen. Es hat sich zum Beispiel bewährt, für die interne und externe Kommunikation mit zwei verschiedenen Signaturen zu arbeiten. Die Neuanlage einer Signatur erreichen Sie über das Register „E-Mail-Signatur“ [1], dann auf „Neu“ [2]. Im Feld „Neue Signatur“ vergeben Sie anschließend einen Namen für Ihre Signatur [3] und klicken auf „OK“ [4].

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Gliederung Outlook Signatur – neue Signatur anlegen

Outlook Signatur – Schritt 4: Signatur formatieren

Sie können nun damit beginnen, die neue Signatur zu erstellen und zu formatieren. Schreiben Sie Ihren Signaturtext in das Textfeld [1]. Die Schriftart und Schriftausrichtung können Sie über das Schriftmenü [2] individuell anpassen. Alternativ können Sie über die Importfunktion einer elektronischen Visitenkarte Ihre Signatur auch ganz einfach aus Ihren Kontakten übernehmen [3]. Neben Bildern [4] können Sie Ihrer Signatur auch Hyperlinks [5] hinzufügen. Nach der Gestaltung bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit „Speichern“ [6].

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Gliederung Outlook Signatur – Signatur formatieren

Outlook Signatur – Schritt 5: Einstellungen für Signatur-Verwendung vornehmen

Im Bereich „Standardsignatur auswählen“ können Sie einstellen, ob Ihre Signatur automatisch bei neuen Nachrichten oder Antworten/Weiterleitungen angefügt werden soll. Dazu wählen Sie zuerst das E-Mail-Konto aus, für das Sie die Einstellungen vornehmen möchten [1] (sofern Sie mit mehreren E-Mail-Konten in Outlook arbeiten). Anschließend wählen Sie, welche Signatur für neue Nachrichten [2] und Antworten/Weiterleitungen [3] verwendet werden soll. Mit Klick auf „OK“ bestätigen Sie Ihre Eingaben und schließen die Einstellungen für die Outlook Signatur ab.

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Gliederung Outlook Signatur – Standardsignatur auswählen

Extra Tipp

Auch wenn Sie eine Standard-Signatur gewählt haben, können Sie pro E-Mail entscheiden, welche Signatur zum Einsatz kommt. Dazu wählen Sie „Signatur“ [1] und anschließend die gewünschte Auswahl [2]. Diese Einstellung ist jeweils nur einmalig für die selektierte Mail gültig. Bei einer neuen E-Mail werden wieder die Standard-Einstellungen herangezogen.

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Gliederung Outlook Signatur – Signatur einfügen

Darauf kommt es an

Nutzen Sie eine aussagekräftige Signatur mit allen Kontaktdaten, um es dem Empfänger einfach zu machen mit Ihnen in Kontakt zu treten. Neben den Kontaktdaten können Sie die Signatur auch zu Werbezwecken verwenden. Viele praktische Tipps dazu finden Sie in meinem Blogbeitrag „Werbung, die ankommt: Wunderwaffe Autosignatur“

Und Sie?

Wie nutzen Sie die Outlook Signatur? Schreiben Sie mir Ihre Tipps und Tricks. Ich freue mich über jede Anregung.



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