Outlook Signatur erstellen: Das Herzstück einer E-Mail

7. September 2020

Haben Sie gewusst, dass die digitale Signatur am Ende einer E-Mail eigentlich das Herzstück einer jeden E-Mail und teilweise sogar Pflicht ist? Nein? Dann sind Sie hier genau richtig. Wir erklären Ihnen, warum es eine Pflicht sein kann und geben Tipps wie auch Sie das Herzstück für sich erstellen und nutzen können! In Outlook geht das ohne großen Aufwand! Was viele nicht wissen, das Ganze geht in Outlook auch automatisiert. Das spart Ihnen vor allem jede Menge Zeit und ist im Handumdrehen auch wieder geändert. Ganz einfach mit wenigen Mausklicks.

 

Outlook Signatur: Was beinhaltet eine Signatur?

In erster Linie enthält die Signatur folgende Informationen:

  • Ihre Kontaktdaten
  • Ihre Position im Unternehmen
  • Unternehmensinformationen (Welche Information hängt auch von der Rechtsform der Firma ab)
  • Ergänzende Informationen für Ihre Werbezwecke

 

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Abbildung 1: Beispiel einer Signatur

 

Outlook Signatur erstellen: Wann ist die Signatur eine Pflicht?

Grundsätzlich kann man sagen, dass erst einmal alle Gewerbetreibende dazu verpflichtet sind, eine E-Mail-Signatur vorzuhalten. Also z.B.

  • Handelsgesellschaften (GmbH, oHG, KG, UG)
  • Aktiengesellschaften (AG)
  • Kaufleute (e.K.)
  • Freiberufliche
  • Selbständige

Entscheidend ist, ob der Versender der E-Mail gewerblich handelt oder nur privat ist. Aber auch hier ist Vorsicht geboten. Der Übergang von noch privat oder doch schon gewerblich kann fließend sein.

Da man dieses Thema nicht in einem Satz erklären und vor allem nicht pauschal für alle sprechen kann, verweisen wir an dieser Stelle für weitere Informationen auf das Internet.

 

Outlook Signatur erstellen: So erstellen Sie ihr Herzstück

Tipp 1: Signatur einrichten

Der erste Schritt zur E-Mail-Signatur-Effizienz ist die Einrichtung einer oder mehrerer Signaturen. Mehrere Signaturen bieten sich dabei vor allem zur Trennung von interner und externer Kommunikation an. Aber auch bei unterschiedlichen Zielgruppen ist es äußert hilfreich, verschiedene Signaturen zu verwenden. Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken, für welche interne oder externe Zielgruppe Sie welche Signatur benötigen. Gehen Sie dann Schritt für Schritt die einzelnen Tipps durch, um Ihre Autosignatur optimal einzurichten.

 

  • Wählen Sie im Menü „Datei“ -> „Optionen

 

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Abbildung 2: Optionsmenu um zu den E-Mail Signaturen zu gelangen

  • Wählen Sie im sich öffnenden Menü „E-Mail“ [1] und dann „Signaturen…“ [2]

 

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Abbildung 3: Menu um die E-Mail Signaturen auszuwählen

 

  • Die Neuanlage einer Signatur erreichen Sie über das Register „E-Mail-Signatur[1]
  • Klicken Sie auf „Neu[2].
  • Im Feld „Neue Signatur“ vergeben Sie anschließend einen Namen für Ihre Signatur [3] Klicken Sie auf „OK[4].

 

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Abbildung 4: Neue Signatur erstellen

 

  • Nun können Sie die Signatur im Textfeld [1] bearbeiten und die Formatierung [2] dazu anpassen.

 

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Abbildung 5: Signatur im Textfeld einfügen und formatieren

 

Tipp 2: Signatur ändern

Eine bereits bestehende Signatur muss immer wieder einmal angepasst werden. Deshalb ist es sehr hilfreich zu wissen, wie Sie Ihre Signatur bei Bedarf ändern können. Zum Beispiel, weil Sie Ihre Grußformel auf die Jahreszeit anpassen (mit sonnigen Grüßen, mit weihnachtlichen Grüßen, mit winterlichen Grüßen, …) oder weil Sie eine Werbebotschaft in der Signatur ändern möchten.

 

  • Navigieren Sie wie unter Tipp 1 beschrieben zum Menu „Signaturen und Briefpapier
  • Wählen Sie im Dialogfenster die zu ändernde Signatur aus [1].
  • Anschließend können Sie den Text [2] und die Formatierung der Signatur [3] nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen anpassen.
  • Über den Bereich „Standardsignatur auswählen“ können Sie die automatischen Einstellungen für neue Nachrichten und Antworten/Weiterleitungen einstellen [4]. Diese Einstellung führt dazu, dass jede neue Nachricht automatisch mit der gewählten Signatur versehen wird.
  • Wenn Sie alle Einstellungen und Anpassungen vorgenommen haben, wählen Sie „Speichern[5].
  • Anschließend verlassen Sie die Ansicht über „OK [6].

 

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Abbildung 6: Signatur ändern

 

Tipp 3: Signaturmarketing nutzen

Wie bereits mehrfach erwähnt ist die Signatur ein super Instrument, um regelmäßig Werbebotschaften bei Ihren Kunden zu platzieren. Signaturmarketing nennen das die Profis der Werbebranche. Mit nur wenigen Klicks wird durch die Autosignatur Ihre E-Mail-Korrespondenz nicht nur effizienter, sondern wirft auch gleichzeitig den Köder für neue Kunden aus. Wie Sie das am besten angehen, finden Sie in unserem Artikel „Werbung, die ankommt: Wunderwaffe Autosignatur“.

Extra Tipp

Neben der Signatur gibt es in der E-Mail-Korrespondenz noch viele weitere wiederholende Textpassagen, die ständig aufs Neue getippt werden müssen. Sei es eine Einladung für Besprechungen, eine Dankes-Email an Kunden, eine Zwischeninfo über offene Aufgaben, usw. Auch bei diesen Textpassagen oder gar bei ganzen E-Mails können Sie mit der Unterstützung von Outlook für Ihren Effizienzgewinn rechnen. E-Mail-Vorlagen heißt das Zauberwort. Erfahren Sie in meinem Blogbeitrag „Schluss für Wiederholungstäter: Mit E-Mail-Vorlagen beenden Sie das ewige Tippen.“, wie Sie sich diese Vorlagen zu Nutze machen.

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Abbildung 6: Gratis eBook “eKaizen” im Downloadbereich


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