Outlook Signatur erstellen: Immer einen Tastenschlag voraus



Die digitale Signatur ist das Herzstück einer jeden E-Mail. Sie kommuniziert Ihre Kontaktdaten, Ihre Position und Sie können diese sogar automatisiert für Ihre Werbezwecke einsetzen. Das alles geht in Outlook ohne großen Aufwand auch automatisiert. Das spart Ihnen jede Menge Zeit und ist im Handumdrehen auch wieder geändert. Je nach Anwendungszweck können Sie nach Belieben Signaturen einrichten. So entsteht eine individuelle Ansprache Ihrer internen und externen Kunden. Lesen Sie unsere 3 Tipps und erfahren Sie, wie Sie die Outlook Signatur erstellen, ändern und für Werbezwecke einsetzen können. Ganz einfach mit wenigen Mausklicks.

So wird die Outlook Signatur zum Werbe-Motor für Ihre Firma Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem?

Obwohl die Signatur in jeder E-Mail getippt wird, kennen nicht alle Outlook-Anwender die Funktion der Autosignatur. Geschweige denn die Möglichkeit, diese auch automatisiert mit aktuellen Werbebotschaften des Unternehmens zu versehen. Durch diese Unwissenheit ist es erforderlich, in jeder Mail den standardisierten Abspann – sprich die Signatur mit den Kontaktdaten – immer wieder aufs Neue zu schreiben. Und genau da steckt einiges an Effizienzpotenzial drin. Erfahren Sie im folgenden Beitrag, wie Sie die Signatur automatisieren und sich so jede Menge Zeit sparen.

So funktioniert es: Outlook Signatur erstellen

Outlook Signatur erstellen – Tipp 1: Signatur einrichten

Der erste Schritt zur E-Mail-Signatur-Effizienz ist die Einrichtung einer oder mehrerer Signaturen. Mehrere Signaturen bieten sich dabei vor allem zur Trennung von interner und externer Kommunikation an. Aber auch bei unterschiedlichen Zielgruppen ist es äußert hilfreich, verschiedene Signaturen zu verwenden. Lesen Sie in meinem Blogbeitrag „Outlook Signatur: Ein automatisierter Schluss ziert alles“, wie Sie Schritt für Schritt zu Ihrer Autosignatur in Outlook kommen.

Outlook Signatur erstellen – Tipp 2: Signatur ändern

Nach der Neuanlage ist vor der Änderung. Deshalb ist es sehr hilfreich zu wissen, wie Sie Ihre Signatur bei Bedarf ändern können. Zum Beispiel, weil Sie Ihre Grußformel auf die Jahreszeit anpassen (mit sonnigen Grüßen, mit weihnachtlichen Grüßen, mit winterlichen Grüßen, …) oder weil Sie eine Werbebotschaft in der Signatur ändern möchten. Wie Sie vorgehen erfahren Sie hier: Signatur ändern Outlook: So gehen Sie am besten vor

Outlook Signatur erstellen – Tipp 3: Signaturmarketing nutzen

Wie bereits mehrfach erwähnt ist die Signatur ein super Instrument, um regelmäßig Werbebotschaften bei Ihren Kunden zu platzieren. Signaturmarketing nennen das die Profis der Werbebranche. Mit nur wenigen Klicks wird durch die Autosignatur Ihre E-Mail-Korrespondenz nicht nur effizienter, sondern wirft auch gleichzeitig den Köder für neue Kunden aus. Wie Sie das am besten angehen, finden Sie in meinem Artikel „Werbung, die ankommt: Wunderwaffe Autosignatur“.

Extra Tipp

Neben der Signatur gibt es in der E-Mail-Korrespondenz noch zig weitere wiederholende Textpassagen, die ständig aufs Neue getippt werden müssen. Sei es eine Einladung für Besprechungen, ein Dankesmail an Kunden, eine Zwischeninfo über offene Aufgaben, usw. Auch bei diesen Textpassagen oder gar bei ganzen E-Mails können Sie mit der Unterstützung von Outlook für Ihren Effizienzgewinn rechnen. E-Mail-Vorlagen heißt das Zauberwort. Erfahren Sie in meinem Blogbeitrag „Schluss für Wiederholungstäter: Mit E-Mail-Vorlagen beenden Sie das ewige Tippen.“, wie Sie sich diese Vorlagen zu Nutze machen.

Darauf kommt es an

Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken, für welche interne oder externe Zielgruppe Sie welche Signatur benötigen. Gehen Sie dann Schritt für Schritt die einzelnen Tipps durch, um Ihre Autosignatur optimal einzurichten. Nutzen Sie dabei auch die Möglichkeit der dezenten Werbebotschaften in Ihrer Signatur. Im zweiten Schritt ist es dann sinnvoll, sich dem Thema E-Mail-Vorlage anzunehmen und die digitale Korrespondenz weiter zu automatisieren.

Und Sie?

Wie nutzen Sie die Signatur in Outlook? Schreiben Sie mir Ihre Erfahrungen, Tipps und Tricks. Ich freue mich über Ihre Kommentare.
Übrigens: Wenn Sie Ihren Weg zum „für immer aufgeräumten“ Computer finden möchten, lesen Sie mein kostenloses eBook „eKaizen“. Dieses eBook zeigt auf, wie die Grundprinzipien des Kaizen einfach auf die Arbeit am Computer übertragen werden können. Sie finden es im Downloadbereich.



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