Outlook Regeln erstellen: Weiterleiten und Kategorisieren



Praxisbeispiel „Outlook Regeln erstellen“: Weiterleiten, Kategorisieren, Aufräumen und Autoantwort auf einmal!

In diesem kurzen Schritt-für-Schritt Tutorial zeigen wir Ihnen an Hand eines konkreten Beispiels, wie vielseitig Sie in Outlook Regeln erstellen können. Die individuell erstellten Regeln veranlassen Outlook zu automatischen Aktionen. Das heißt, das Programm nimmt Ihnen Arbeit ab und erledigt diese selbstständig. Sie können dabei auch verschiedene Regeln miteinander kombinieren. In unserem konkreten Praxisbeispiel soll eine Gruppe bestimmter Emails automatisch beantwortet werden (Empfangsbestätigung), an Teammitglieder oder eine Stellvertretung zur Bearbeitung weitergeleitet werden, automatisch eine Kategorie erhalten (z.B. Projekt XYZ) und gleichzeitig auch noch in Ihrem Posteingang in den passenden Unterordner aufgeräumt werden. Kein Problem.

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So funktioniert es:

I. Zuerst eine kluge Ablagestrategie für den Mailordner anlegen

Mit passenden Unterordnern sorgen Sie für mehr Ordnung in Ihrem Postfach und erleichtern die Übersicht. Legen Sie daher für einzelne Projekte, Arbeitsbereiche oder Unternehmen jeweils eigene Unterordner an. Tipp: Mit einer Mind-Map finden Sie am schnellsten und einfachsten Ihre individuell optimale Ordnerstruktur.

II. Grundlagen für das Erstellen von Regeln in Outlook

In dem folgenden Praxisbeispiel befassen wir uns mit der konkreten Anwendung, in dem wir eine komplexere Outlook Regel erstellen. Falls Sie mit den Regelmöglichkeiten noch nicht sonderlich vertraut sind, empfehlen wir zunächst einen Blick in unseren Übersichtsartikel über die Outlook-Regeln. Das Erstellen einer Regel erfolgt dann immer nach demselben Muster:

  1. Bedingung festlegen: Wann soll die regel greifen? Unter welchen Umständen?
  2. Aktion festlegen: Was soll dann (alles) geschehen?
  3. Ausnahmen definieren: Soll die Regel bei bestimmten Voraussetzung nicht angewandt werden (z.B. Kollegen oder bestimmten Wörtern im Betreff)?
  4. Startzeitpunkt bestimmen: Soll die Regel nur ab sofort wirken, oder auch rückwirkend auf die bestehenden Ordner angewandt werden?

III. Anwendungsbeispiel: Mehrere Regeln in Outlook gleichzeitig erstellen

Hier nun die Schritt-für-Schritt Anleitung wenn eine einzige Regel gleich mehrere Sachen auf einmal erledigen soll. Das klingt zunächst kompliziert, ist aber ganz einfach! In unserem Beispiel erhalten Sie regelmäßig Projektberichte per Email. Nun sollen diese Emails inklusive Anhang künftig:

  • automatisch an alle Projektmitglieder in Ihrem Unternehmen weitergeleitet werden
  • dem Absender soll dies mit einer für Ihn passenden Empfangsbestätigung bestätigt werden
  • der Email soll zur besseren Übersicht in Outlook auch noch die passende Kategorie „Projekt XYZ“ zugewiesen werden und
  • die Email soll zudem auch gleich noch in den passenden Unterordner Ihres Postfachs verschoben werden.

Schritt 1:

Folgen Sie dem Klickpfad → Start, Registerkarte → Datei, Menüpunkt → Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Wählen Sie dann in dem neuen Dialogfenster→ E-Mail-Regeln und → Neue Regel.

Outlook Regeln erstellen

Schritt 2:

In dem sich nun öffnenden Regelassistenten (siehe Abbildung unten) wählen Sie im dritten Abschnitt „Regeln ohne Vorlage erstellen“ den Punkt → Regeln auf von mir empfangene Nachrichten anwenden. Daraufhin öffnet Ihnen Outlook eine neue Ansicht mit detaillierteren Optionen.

Regel Assistent Outlook

Schritt 3:

Legen Sie nun mit Häkchen in den entsprechenden Kontrollkästchen fest, welche Emails von der neu erstellten Regel alles betroffen sein sollen. Beispielsweise das erste Kästchen, falls nur Emails von bestimmten Absendern oder Kontakten geregelt werden sollen. Beim zweiten Kästchen erfasst Outlook hingegen alle Emails von der Regel, die ein bestimmtes Signalwort im Betreff aufweisen. Für unser Beispiel setzen Sie je ein Häkchen in die vier Kontrollkästchen → in einen Zielordner verschieben, → einer Kategorie zuordnen, → an eine Person/Gruppe weiterleiten und → mit einer Nachricht beantworten.

Schritt 4:

Die Details und Zielpfade für diese vier Regeln legen Sie dann anschließend in dem Fenster darunter fest (mit dem Titel „2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten“). Klicken Sie dafür einfach jeweils auf die blau eingefärbten und unterstrichenen Terme und folgen Sie dann den Anweisungen von Outlook. So wählen Sie nach einander den Zielordner für das Verschieben der Email, die Adressen der Weiterleitungsempfänger, Ihre Autoantwort-Mailvorlage sowie die gewünschte Kategorie aus. Anschließend klicken Sie auf → Fertig stellen. Abschließend müssen Sie im letzten Dialogfenster nur noch einen Namen für die neu erstellte Outlook-Regel eingeben und ein Häkchen bei → Diese Regel aktivieren setzen. Fertig.

Tipp: Sehen Sie in unseren kostenfreien Anleitungen nach, falls Sie noch keine Nachrichtenvorlage für die neue Regel erstellt haben oder noch nicht genau wissen, wie extrem hilfreich die Outlook-Kategorien eigentlich sind!

Darauf kommt es an: Videoanleitung für einen für immer aufgeräumten Posteingang

An manchen Tagen droht uns die Emailflut fast zu ersticken. Dann hat man das Gefühl, fast nur noch Emails zu lesen und zu beantworten. Gerade dann ist es am wichtigsten, einen kühlen Kopf und eine gute Übersicht zu behalten. In diesem Kurzvideo zeigen wir Ihnen die wichtigsten Tipps, wie Sie die tägliche Emailflut effizient meistern!

 

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Und Sie?

In unserem kostenfreien Download-Center haben wir Ihnen weitere Checklisten, Tipps und kostenlosen eBooks rund um mehr Effizienz bei der Büroarbeit erstellt. So können Sie sich beispielsweise Ihre Outlook-Aufgaben auch in dem Kalender anzeigen lassen. Das macht die Arbeit mit den Aufgaben deutlich übersichtlicher und leichter. Sehr praktisch ist auch ein gemeinsamer Projekt- oder Teamkalender, bei dem Sie regeln und festlegen, welche Teilnehmer welche Berechtigungen erhalten (z.B. nur lesen oder auch schreiben und löschen).



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