Outlook Regeln erstellen: Autoarchivierung und Antworten



Routineaufgaben im Postfach automatisch erledigen lassen? Klar, mit Outlook Regeln!

Outlook Regeln sind fantastisch, um zeitraubende Routineaufgaben in Microsofts Outlook zu automatisieren und künftig ganz von alleine erledigen zu lassen. Das betrifft vor allem die automatische Organisation und Ordnung im Postfach sowie das selbstständige Antworten und Weiterleiten von eingehenden oder ausgehenden Email-Nachrichten. Die Regeln für die von Outlook jeweils automatisiert ausgeführten Aktionen legen Sie dabei ganz individuell selbst fest. Einfachheitshalber können Sie dafür vorgefertigte Outlook-Regelvorlagen verwenden, die Sie schnell und einfach auf Ihre Bedürfnisse anpassen können (für die am häufigsten benötigten Fälle). Sie können aber auch beliebig viele Regeln komplett neu definieren.

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Was können die Outlook Regeln alles?

Die Anwendungsbereiche und Möglichkeiten des Outlook Regelassistenten in den beiden Bereichen 1.) automatisches Ordnen (Autoarchivierung) und 2.) selbstständiges Antworten sind beinahe grenzenlos. Der Grund: Sie können beliebig viele automatische Aktionen selbst definieren und jeweils neu festlegen, wann was für wenn und welche Objekte und unter welchen Voraussetzungen geschehen soll – und auch Ausnahmen von der Regel festlegen, z.B. Ihre Kollegen. Folgende Lösungen werden üblicherweise am häufigsten benötigt:

  • Um mehr Übersicht in Ihrem Postfach zu erhalten, kann der Outlook-Regelassistent beispielsweise alle Emails von bestimmten Absendern, oder in denen Sie nur in CC stehen, automatisch in einen eigenen Ordner verschieben.
  • Der Auslöser für eine automatische Aktion kann aber auch nur ein bestimmtes Signalwort im Betreff sein. So kann Outlook beispielsweise alle Emails zu einem bestimmten Projekt automatisch an alle beteiligten Mitarbeiter weiterleitet.
  • Eine weitere Anwendungsmöglichkeit für den Regelassistenten ist das automatische Versenden von Eingangsbestätigungen nur an Absender außerhalb des eigenen Unternehmens – das können dann auch verschiedene vorbereitete Antwortvorlagen sein, abhängig von Wörtern im Betreff oder dem Unternehmensnamen in der Adresszeile.

So funktioniert es: Outlook Regeln erstellen

Die negative Kehrseite bei Microsofts Outlook Regeln ist die Tatsache, dass die vielen Möglichkeiten beim individuellen Anpassen mit einer grundsätzlichen Unübersichtlichkeit erkauft werden. Mit Outlook Regeln kann man eben einfach sehr viel machen. Aber keine Angst, das meiste erklärt sich von selbst und durch „Learningbyviewing“ – alle Schritte sind nachvollziehbar erklärt. Grundsätzlich müssen Sie:

a) festlegen, was geregelt bzw. automatisiert werden soll (z.B. Email)
b) wie es geregelt werden soll (Auswahl der gewünschten Aktion)
c) die Details bestimmen, wann und für wen das gelten soll
d) optional Ausnahmen von der Regel festlegen
e) auswählen, ob Outlook die Regel nur für künftige Ereignisse anwenden soll, oder auch bereits für bestehende Ordner (z.B. Ihr Postfach aufräumen)

Schritt 1:

Outlook Regeln erstellen
Gehen Sie auf → Start → Datei und wählen Sie dann in dem Menüband→ Regeln und Benachrichtigungen verwalten. In dem sich öffnenden Dialogfenster können Sie nun auswählen, ob die Regel auf eingehende Emails oder auf ausgehende Benachrichtigungen angewandt werden soll. Wählen Sie beispielsweise → E-Mail-Regeln und dann → Neue Regel.

Schritt 2:

Festlegen, was Outlook Regeln soll
Jetzt öffnet Outlook ein weiteres Dialogfenster mit dem Titel „Regel-Assistent“. Hier finden Sie die am häufigsten benötigten Regelvorlagen in den Bereichen „ Den Überblick behalten“ (= Ordnung schaffen) sowie „Auf dem Laufenden bleiben“ (= automatische Benachrichtigungen). Als dritte Option können Sie auch Regeln ohne Vorlagen ganz individuell erstellen.

Outlook Regeln erstellen
rufen Sie den Regel-Assistent auf
Outlook Regeln erstellen
wählen Sie die Bedingungen aus

  • Den Überblick behalten / Ordnung schaffen: Hier können Sie alle Emails mit einem bestimmten Absender, einem bestimmten Wort im Betreff oder auch Nachrichten aus RSS-Feeds in jeweils separate Ordner „aufräumen“ lassen. Das hält Ihr Postfach automatisch schön übersichtlich.
  • Auf dem Laufenden bleiben / automatische Benachrichtigungen: Hier finden Sie Regelvorlagen, falls Outlook Sie bei bestimmten eingehenden Emails gesondert benachrichtigen soll, z.B. mit einem eigenen Sound, mit einem extra Hinweis auf Ihrem Bildschirm oder einer Nachricht auf Ihrem Handy.
  • Regeln ohne Vorlagen erstellen: Hierfür müssen Sie zunächst auswählen, ob die Regel Ihre eingehenden oder ausgehenden Emails betreffen soll. Sie erhalten dann anstatt dem Vorlagen-Dialogfenster (linke Abbildung) ein neues Fenster (rechte Abbildung) mit einer deutlich detaillierteren Auswahl der möglichen zugrundeliegenden Bedingungen für Ihre gewünschte Regel. (→ Hier finden Sie eine detaillierte Schritt-für-Schritt Anleitung für Outlook-Regeln ohne Vorlagen)
  • Tipp: Wenn Sie als Regel eine automatische Antwortmail einstellen wollen, müssen Sie die Autoantwort natürlich zuvor erst erstellen und entsprechend als Dateityp „Outlook-Vorlage“ und einem wiederfindbaren Dateinamen abspeichern. (→ Hier finden Sie eine Anleitung für das automatische Antworten einrichten)

Schritt 3:

Ausnahmen & Startzeitpunkt hinzufügen sowie Outlook Regel aktivieren

  • Jetzt müssen Sie den Regelassistenten nur noch mit den gewünschten Informationen füttern. Je nach Art Ihrer Regel benötigt Outlook nun entweder die jeweiligen Emailadressen, Zielordner, Signalwörter im Betreff bzw. Text oder den Namen und Speicherort Ihrer vorbereiteten Auto-Antwortvorlagen, um die automatischen Aktionen dann künftig ausführen zu können.
  • Anschließend erhalten Sie noch die Möglichkeit, Ausnahmen von der Outlook-Regel zu definieren, also bestimmte Personen oder Personengruppen davon auszunehmen.
  • Geben Sie noch einen passenden Regelnamen ein, den Sie bei Bedarf (ändern/löschen) leicht wiederfinden können.
  • Wichtig: Zum Schluss können Sie noch auswählen, ob die gerade erstellte Regel nur ab jetzt für alle künftigen Ereignisse gelten soll (= aktivieren), oder ob Outlook die Regel auch für bereits bestehende Ordner anwenden soll (= aufräumen in bestehenden Ordnern). Wählen Sie mit den Kontrollhäkchen in den Checkboxen die gewünschte Einstellung aus und klicken Sie dann auf → Fertig stellen.

Outlook Regeln erstellen
legen Sie fest, wie die Regel angewendet werden soll

Extratipp:

Zeitsparen beim Regelerstellen
Sie können auch direkt aus einer Emailnachricht heraus eine passende Regel erstellen, wie Outlook künftig mit genau solchen Mails umgehen soll. Das erspart Ihnen den entsprechenden Auswahlvorgang im Regel-Assistenten. Öffnen Sie dafür einfach die betreffende Mail in Ihrem Postfach und klicken Sie dann in der Registerkarte → Start innerhalb der Menü-Schaltfläche „Verschieben“ auf den Befehl → Regeln. Folgen Sie anschließend den Anweisungen oben, um eine passende Outlook-Regelvorlage auszuwählen oder eigene Regel zu erstellen.

Und Sie?

Mit Microsofts Emailclient Outlook können Sie aber nicht nur ihre Emails automatisch sortieren oder beantworten lassen. Das Programm hat die vielfältigsten Möglichkeiten, um Sie im Arbeitsalltag zu entlasten – und Ihnen damit im wahrsten Sinne Zeit zu schenken! Hier haben wir Ihnen einige weitere wichtige Effizienztipps für Outlook im Büroalltag zusammengefasst:



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