Der erste Schritt zum Outlook-Profi: So richten Sie Ihr E-Mail-Konto ein



Outlook ist DER Platzhirsch im digitalen Büro. Es bietet einen bunten Strauß an Funktionen, die den Alltag am Computer vereinfachen. Die wichtigste Funktion ist seit jeher: die Verwaltung von E-Mails. Einmal eingerichtet, läuft die Kommunikationsmaschine einwandfrei. Was aber, wenn Sie einen neuen Account für sich oder einen neuen Mitarbeiter einrichten müssen? Schnell hat man vergessen, wie genau das ging. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie im Handumdrehen Ihr Konto mit den richtigen Servereinstellungen einrichten.

So funktioniert es

Schritt 1: Voraussetzungen prüfen

Um Outlook einrichten zu können, sollten Sie …

  • eine E-Mail-Adresse registriert,
  • Ihre E-Mail-Kontodaten zur Hand und
  • eine lizensierte Version von Outlook gekauft
  • oder von Ihrer Organisation zur Verfügung gestellt bekommen haben.

Hinweis: Sie wissen nicht, wer Ihr E-Mail-Anbieter ist? Als Privatanwender finden Sie dessen Namen meist nach dem @-Symbol in Ihrer E-Mail-Adresse. Im Zweifelsfall bemühen Sie einfach eine Suchmaschine Ihrer Wahl. Als Berufsanwender haken Sie einfach kurz in Ihrer IT-Abteilung nach.

Schritt 2: Art der Kontoeinrichtung wählen

Öffnen Sie das Programm und klicken oben links auf „Datei“. Unter dem Reiter „Informationen“ wählen Sie dann die Funktion „Konto hinzufügen“ aus (siehe Bild).

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Der erste Schritt zum Outlook-Profi: Fügen Sie ein E-Mail-Konto hinzu.

Sie haben nun zwei Optionen:

  • Automatische Konfiguration: In diesem Fall müssen Sie nur die abgefragten Kontodaten einfügen und Outlook übernimmt die Einrichtung für Sie. Dieses Vorgehen ist empfehlenswert, wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse direkt bei Microsoft registriert haben (z.B. Microsoft Exchange). Doch auch bei anderen Providern kann diese Variante funktionieren. Probieren Sie es aus. Wenn es nicht klappt, machen Sie einfach mit dem nächsten Punkt weiter.
  • Manuelle Konfiguration: Für diesen Fall brauchen Sie die Servereinstellungen Ihres E-Mail-Kontos, um die Einrichtung abzuschließen. Diese finden Sie entweder direkt bei Ihrem Provider, in der IT-Abteilung Ihrer Organisation oder über eine kurze Suche im Internet (einfach den Namen Ihres Anbieters + „Servereinstellungen“ eintippen).

Hinweis: Verwenden Sie eine ältere Version von Outlook (z.B. 2010), gehen Sie einen etwas anderen Weg ins Menü der Outlook Servereinstellungen. Das Vorgehen an sich bleibt gleich, sie passieren unterwegs lediglich anders benannte Menü-Punkte, ehe Sie zur Konfiguration gelangen (bei Outlook 2010: Datei --> Info und Kontoeinstellungen --> Konto --> E-Mail (neu)).

Outlook einrichten? Ein Kinderspiel mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung. Klick um zu Tweeten

Schritt 3: Outlook Servereinstellungen vornehmen

Um ein E-Mail-Konto zu Outlook hinzufügen zu können, sind einige wenige Informationen erforderlich. Geben Sie die zu Ihrem Provider passenden Daten in die entsprechenden Felder ein.

Falls Sie ein Konto bei Microsoft Exchange einrichten, benötigen Sie in der Regel nur Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Kennwort (siehe Bild unten). Diese Variante kommt im Business-Bereich sehr häufig vor. Hat es geklappt? Dann sind Sie an dieser Stelle bereits „fertig“ und sind startklar für unser Tiefgang-Seminar für die optimale Nutzung von Outlook.

Beachten Sie nur: Bei bestimmten Versionen von Microsoft Exchange kann es sein, dass Sie zusätzlich den Namen ihres Exchange-Servers eingeben müssen oder Outlook diesen Namen nicht automatisch ermitteln kann. Haben Sie diesen nicht parat? Fragen Sie in Ihrer IT-Abteilung nach. Alternativ hält auch Ihr Provider die Daten für Sie bereit. Meist ist das Problem mit einem Anruf gelöst. Auf eigene Faust finden Sie die notwendigen Informationen oft auch im Konto- bzw. Einstellungsmenü Ihres Providers, wenn Sie sich dort über Ihren Internet-Browser einloggen.

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Geben Sie Ihre Provider-Daten ein und Microsoft Exchange ist im Nullkommanix eingerichtet.
Bild: privat

Hat es nicht geklappt? Oder wollen Sie gar kein Exchange-Konto, sondern etwa einen einfachen bzw. privaten E-Mail-Account oder ein „Outlook 365“-Konto einrichten? Auch das ist kein Problem, IMAP oder POP3 heißen die Hilfswörter. Sie brauchen dafür nur ein paar Zeilen mehr mit Daten füllen.

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Wollen Sie kein Exchange-Konto anlegen? Dann kommen Sie mit IMAP oder POP3 weiter.

Hier ein Beispiel, wie die Servereinstellungen für Outlook 2016 (siehe Bild unten) oder Outlook 365 aussehen können:

  • Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse: Max Mustermann
  • Kontotyp: IMAP
  • Posteingangsserver: imap-mail.outlook.com oder outlook.office365.com (Port: 993, Verschlüsselung TLS bzw. SSL)
  • Postausgangsserver: smtp-mail.outlook.com oder smtp.office365.com (Port: 587, Verschlüsselung STARTTLS)
  • Benutzername (gemeint ist Ihre vollständige E-Mail-Adresse)
  • Kennwort (gemeint ist das Passwort, mit dem Sie sich bei Ihrem E-Mail-Konto anmelden)

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Geben Sie die Servereinstellungen Ihres Providers in die Outlook-Maske ein.

Hinweis: Wir empfehlen Ihnen – wann immer möglich – die Einrichtung von Outlook als Exchange-Account. Greifen Sie auf IMAP/POP3 nur zurück, wenn das nicht gehen sollte. Ist das der Fall, merken Sie sich folgende Regel: Wählen Sie „IMAP“, wenn Sie Ihre E-Mails geräteübergreifend synchron halten möchten (empfohlen). Wählen Sie „POP3“, wenn Sie dafür einen wichtigen technischen Grund haben (nicht empfohlen).

Schritt 4: Weitere Servereinstellungen prüfen (optional)

Dieser Schritt ist nur nötig, wenn Sie die Einrichtung via IMAP bzw. POP3 gewählt haben.

Sie sind fast fertig. Es fehlt nur noch die die Feinarbeit an den Outlook Servereinstellungen.

  • Setzen Sie ein Häkchen unter „Anmeldung mithilfe der gesicherten Kennwortauthentifizierung (SPA erforderlich)“, wenn Ihr Provider diese Funktion verlangt. Diese Funktion kann sich auch hinter dem Punkt „Weitere Einstellungen“ verstecken.
  • Unter diesem Punkt können Sie außerdem festlegen, ob und wann Outlook abgerufene E-Mails vom Server löscht. Das ist sinnvoll, wenn Sie nur einen begrenzten E-Mail-Speicherplatz zur Verfügung haben.

Testen Sie Ihre Eingaben, indem Sie auf „Kontoeinstellungen prüfen“ drücken. Ist alles gut? Dann bestätigen Sie ihre Eingaben und klicken Sie auf „Fertig stellen“. Sie haben damit erfolgreich Ihr E-Mail-Konto eingerichtet. Wollen Sie weitere Accounts hinzufügen, wiederholen Sie einfach die Schritte in dieser Anleitung. Finito!

Das war erst der Anfang!

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Gehen Sie mit „Endlich digital“ den nächsten Schritt ins digitale Arbeiten.



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